Premessa:
Essendo sulla mia macchina installato office 2000, si fa riferimento a Word 2000, per cui occorre adattare queste indicazioni alle altre versioni di office precedenti e successive per le quali non so se sono uguali.
La prima cosa da fare e' la preparazione della tabella dati da usare per avere la lista dei destinatari della nostra lettera.
La tabella la possiamo preparare in un documento Word o in un documento excel.
Possiamo usare anche una lista che gia' possediamo.
La stessa procedura della stampa unione ci consente di preparare un documento adatto allo scopo la cui procedura e' stata posta di seguito alla spiegazione di come eseguire la stampa unione.
Mettiamo di avere gia' preparata la lista di persone a cui inviare la stessa lettera, per cui al fine di eseguire una stampa unione procediamo cosi':
1. apriamo il documento principale, cioe' la lettera preparata in precedenza da inviare a piu' persone. Possiamo anche prepararlo al momento, aprendo Word e digitando il testo che vogliamo inviare a piu' persone, di cui possiamo preventivamente preparare l'elenco come spiegato nell'apposita sezione di questo scritto.
2. Con alt apriamo i menu', con freccia destra andiamo su strumenti, con freccia giu' andiamo su stampa unione e con invio la apriamo . Per fare prima premiamo "Alt piu' S piu' A".
Jaws dice prepara stampa unione, finestra di dialogo, crea.
3. Premiamo freccia giù e selezioniamo "lettere tipo" e premiamo invio.
4. Dalla finestra che si apre, Cerchiamo con tab il pulsante "finestra attiva", cioe' il documento che abbiamo a video in quel momento, e diamo invio.
5. Si apre una finestra di dialogo , cerchiamo con freccia giu' la voce "apri origine dati" e diamo invio 6. Si apre la finestra di ricerca del file (ricordarsi di selezionare nella casella "tipo file" la voce "tutti i file"e andiamo avanti fino a "cerca in". Qui troviamo la cartella o il disco dove e' contenuto il file e premiamo invio 7. Con tab ci portiamo sulla lista degli elementi e cerchiamo il file che contiene i dati da noi impostati e premiamo invio. Si presenta un pulsante "modifica documento principale" e premiamo invio.
8. Ci ritroviamo nel documento principale, posizioniamo il cursore nel punto dove vogliamo inserire i campi. Diciamo che la posizione migliore e' quella superiore, all'inizio del documento.
9. attiviamo la barra dei menù con "alt", poi con "control piu' shift piu' tab" troviamo il menu' a pulsante "inserisci campi unione".
10. con freccia giù, selezioniamo il primo campo scelto, ad esempio "nome" e diamo invio 11. nel punto in cui avevamo posizionato il cursore apparirà il campo scelto. Ripetiamo i punti da 8 a 10 per tutti i campi, posizionando il cursore nei punti che desideriamo e fino ad inserire tutti i campi creati precedentemente.
Nota bene:
Se desideriamo ad esempio inserire sulla prima riga nome e cognome, dopo averli inseriti e prima di inserire il campo successivo, premiamo invio in modo che il terzo campo viene inserito nella seconda riga. Se il campo successivo desideriamo inserirlo nella riga successiva, prima di inserirlo premiamo invio.
Per leggere quali campi abbiamo inserito su ogni riga, ci basta muoverci con le frecce e se desiderassimo eseguire modifiche di posizione, possiamo trattare ogni campo come se fosse una qualsiasi porzione di testo. Basta solo fare attenzione perche' ogni campo e' racchiuso tra virgolette e dobbiamo spostare il campo virgolette comprese.
13. fatto cio', andiamo di nuovo nel menu' strumenti, stampa unione e premiamo invio. Quindi, per fare subito, alt piu' S piu' A.
14. Si apre la finestra per la preparazione della stampa unione e troviamo un pulsante. Jaws dira' "unisci pulsante" e premiamo la barra spaziatrice per attivarlo.
15. nella finestra successiva troviamo vari campi, gia' ottimali e che permettono di avere un nuovo documento contenente tanti documenti uguali all'originale, uno di seguito all'altro con l'indirizzo di ognuno degli elementi inseriti nella lista precedentemente preparata.
Quindi, andiamo avanti con tab fino alla voce "unisci" e premiamo invio.
a questo punto il gioco e fatto. A video si presenta un nuovo documento che ci consente di controllare il risultato scorrendo il file che possiamo salvare o stampare come ci necessita.
Preparazione di una lista di persone alle quali inviare la stessa lettera, usando un comando della stessa procedura di stampa unione.
1. Apriamo Word ed apriamo un documento nuovo.
2. Andiamo nel menu' strumenti, stampa unione e premiamo invio. Quindi, per fare subito, alt piu' S piu' A.
Jaws dice prepara stampa unione, finestra di dialogo, crea.
3. Premiamo freccia giù e selezioniamo "lettere tipo" e premiamo invio.
Jaws ci dice "finestra attiva pulsante" .
4. Premiamo invio per attivare il pulsante "finestra attiva", cioe' il documento che abbiamo a video in quel momento.
5. Si apre una finestra di dialogo , Jaws ci dice Dati, cerchiamo con freccia giu' la voce "Crea origine dati" e diamo invio 6. Con questo comando si apre una scheda per la creazione di un documento che conterra' poi una tabella, contenente la lista che ci interessa. Questa tabella avra' le sue intestazioni come nome, cognome, indirizzo, eccetera,come ci servono. Ammettiamo sia una lista di clienti di una ditta, piuttosto che una lista di amici.
Questa scheda ha vari comandi che sono:
a. Il primo e' un campo editazione. Serve ad inserire il nome di una intestazione della tabella se non fosse gia' presente nella lista di quelle gia' predisposte per default.
b. Se nel campo editazione scriviamo qualche lettera e dopo aver eliminato qualche intestazione dall'elenco, con tab troviamo il pulsante aggiungi. Se non eseguiamo alcuna operazione, questo pulsante non lo troveremo.
c. Premendo tab, ammesso che non abbiamo digitato nulla nel campo editazione,troviamo il pulsante "rimuovi campo" che serve ad eliminare una delle intestazioni dall'elenco.
d. Con tab troviamo la casella ad elenco nella quale troviamo tutte le intestazioni gia' predisposte per la tabella, con un ordine stabilito che possiamo cambiare usando due pulsanti che troviamo di seguito. Per scorrere la lista dei campi useremo le frecce verticali.
e. Premendo tab ripetutamente troviamo in ordine i pulsanti:
- Sposta su'. Serve a spostare in su' una delle intestazioni della tabella nell'elenco.
- Sposta giu'. Serve a spostare in giu' una delle intestazioni della tabella nell'elenco.
- OK. Per terminare la predisposizione, confermando quanto impostato.
- Annulla. Per annullare e tornare alla finestra precedente. Questa operazione si esegue anche usando il tasto escape.
Premendo ancora tab ricominciamo dal campo editazione.
Ora bisogna fare attenzione perche' dobbiamo scegliere le intestazioni della tabella che ci necessitano e nell'ordine che vogliamo. Tanto per intenderci, se preferiamo mettere prima il nome e poi il cognome, se inserire un solo indirizzo o due come predisposto, mettere anche il telefono o eliminarlo.
Per avere una gestione piu' veloce di queste operazioni, facciamo cosi':
1. Ci portiamo con tab sulla lista delle intestazioni predisposte, dove con le frecce troviamo titolo, nome, cognome, eccetera.
2. Scegliamo con le frecce quella da eliminare.
3. Premiamo shift piu' tab, per posizionarci sul pulsante elimina campo, e premiamo invio.
4. Con tab ripetutamente torniamo sulla lista delle intestazioni della tabella.
5. Ripetiamo i punti da 1 a4, fino ad eliminare le intestazioni che non ci interessano.
6. Se vogliamo modificare l'ordine delle intestazioni, ne selezioniamo una dall'elenco e, con i tasti sposta su' o sposta giu' che raggiungiamo con tab, possiamo dare l'ordine che vogliamo.
7. Terminata la nostra lista nell'ordine desiderato, premiamo tab fino ad OK e premiamo invio.
8. Si apre la finestra per la memorizzazione del file, inseriamo il nome , con tab ci spostiamo su "salva in", dove scegliamo in quale cartella salvare, con tab ci spostiamo sul pulsante salva e premiamo invio. Vi consiglio di dare un nome semplice come ad esempio Indirizzi.doc e di salvare nella cartella dove avete la lettera da spedire.
9. Si apre una nuova finestra, jaws ci dice modifica origine dati, e premiamo invio.
10. Ci troviamo sul primo campo corrispondente alla prima intestazione della tabella, inseriamo il primo dato come ci viene richiesto e premiamo tab.
11. ripetiamo l'inserimento di tutti i dati su tutti i campi editazione che scorriamo con il tasto tab.
12. Terminato l'inserimento e, quindi, i campi, premiamo ripetutamente tab fino al pulsante nuovo, si trova subito dopo il pulsante OK, e premiamo invio.
13. La procedura si riposiziona di nuovo sul primo campo per l'inserimento del primo dato che digitiamo.
14. Ripetiamo di nuovo per tutti i campi e per tutti gli elementi della nostra lista, per creare l'elenco delle persone a cui inviare la nostra lettera.
15. Quando abbiamo terminato, premendo tab ripetutamente ci posizioniamo sul pulsante OK e premiamo invio.
Si chiude la procedura e ci ritroviamo sul nostro documento vuoto che possiamo anche chiudere.
Quando chiudiamo questo documento, ci viene chiesto di salvare il documento origine dati, cosa che jaws non ci legge. Per leggere, usare il cursore jaws.
Con tab ci posizioniamo sul pulsante si' e premiamo invio per memorizzare il documento.
Quando ci viene chiesto subito dopo, se vogliamo memorizzare anche il documento vuoto, possiamo chiudere senza memorizzarlo.
Ora abbiamo preparato la lista delle persone a cui inviare la nostra posta e questa lista di persone, essendo un comune documento Word, si tratta di un comune documento con una tabella di dati, lo possiamo modificare a nostro piacimento inserendo o eliminando elementi dall'elenco.
Ovviamente occorre conoscere i comandi per la gestione dei dati in una tabella.
E' chiaro che se la tabella la prepariamo senza usare questa procedura, sia in word, sia in excel, sara' piu' semplice, ammesso che si sappia come preparare una tabella di dati con questi due programmi di Office.
Se abbiamo imparato come fare una stampa unione, ogni volta che si ha bisogno di inviare una lettera a tutti i nostri amici o a probabili clienti, ci basta scrivere la lettera e fare la stampa unione come descritto nella prima parte di questo articolo.
Per ulteriori spiegazioni, scrivere a:
Nunziante Esposito.
e-mail:
nunziante.esposito@uiciechi.it Per tornare all'indice, premi alt piu' freccia sinistra.