Mantenere una copia aggiornata dei documenti.

L'utility DocShield  un interessante programma che si occupa di tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti sui quali si  soliti lavorare. Di solito quando si aggiorna un documento, tutte le modifiche apportate alla versione precedente vengono perdute, a meno che non si provveda ad effettuare preventivamente una copia di backup.

DocShield  un programma che resta silentemente in esecuzione in background e monitora i file e le cartelle indicate con lo scopo di individuare tutte le modifiche via a via apportate.

Il software provvede a creare una copia, in formato compresso, dei file sui quali si sta lavorando non appena venga rilevata l'applicazione di una modifica.

Il vantaggio risiede nel fatto di poter fidare sempre su una copia di backup aggiornata dei propri file, utile nel caso in cui si dovessero verificare perdite di dati. Inoltre, DocShield pu essere utilizzato per consultare la cronologia degli interventi apportati ad uno o pi documenti.

DocShield integra un gran numero di funzionalit quali la gestione degli archivi compressi che vengono automaticamente generati, la compressione dei dati effettuata "on-the-fly", il backup su server FTP.

DocShield si presenta con un'interfaccia ben congeniata: la finestra principale  suddivisa in quattro schede (Main, Activity log, Options ed Help) e ospita tutti i pulsanti per la configurazione e l'uso del software.

Al primo avvio, il programma richiede di specificare in quale cartella  possibile memorizzare le copie dei file sui quali si sta lavorando ("There are no destinations defined"). Ricorrendo a DocShield,  possibile monitorare file memorizzati sul sistema locale o su unit di rete:  sufficiente indicare il singolo file da tenere d'occhio (Add single) oppure intere cartelle e gruppi di documenti (Add group).

Il software, infatti, pu anche andare alla ricerca, sul disco fisso, di tipi di file specifici (ad esempio, documenti Word, Excel, PowerPoint, Rich Text Format, OpenOffice,...).

Una volta individuati, l'utente pu richiedere di tenere traccia delle modifiche applicate a tutti i documenti rilevati oppure a parte di essi (pulsante Add group, Search for documents).

E' comunque consigliabile limitare il pi possibile i file da monitorare: monitorare intere cartelle contenenti un gran numero di file di dimensioni ragguardevoli pu diventare problematico.

DocShield controller i file indicati ogni cinque minuti:  ovviamente possibile regolare tale tempistica come meglio si crede facendo riferimento alla scheda Options (casella Shield interval). Qualora il software dovesse rilevare dei cambiamenti nel contenuto dei file monitorati, provveder a memorizzarne una copia nell'archivio compresso.

La creazione di una copia dei file oggetto di controllo pu essere richiesta anche manualmente cliccando, in qualsiasi momento, il pulsante Shield now. Il contenuto degli archivi di backup creati da DocShield pu essere consultato semplicemente cliccando su qualunque file visualizzato nell'elenco posto nella finestra principale del programma.

Cliccando sul pulsante To USB,  possibile copiare il programma e l'archivio dei file monitorati su una chiavetta USB: un'interessante funzionalit che permette di avere i propri file sempre a portata di mano.

DocShield necessita della presenza, sul sistema in uso, del Framework .NET 2.0 di Microsoft, requisito indispensabile per il corretto funzionamento dell'applicazione.

L'ultima versione di DocShield pu essere prelevata gratuitamente cliccando su questo link:

 http://www.docshield.com/files/DocShield20Setup.msi

