di Nicola Ferrando.

Nel numero di aprile 2005 Nunziante Esposito ha spiegato passo per passo come funziona la stampa unione in Word 2000. Purtroppo nelle versioni successive di Word la procedura è cambiata. A partire da Word XP è stato introdotto il riquadro attività, una finestra che compare sul lato destro dello schermo e che consente di gestire molte funzioni che prima venivano gestite mediante finestre di dialogo standard. Si tratta in particolare della ricerca di file, della gestione degli stili dei paragrafi, della gestione dei documenti recuperati quando Word si pianta per qualsiasi motivo. Anche la stampa unione viene gestita tramite il riquadro attività.
Il riquadro attività si comporta come una sorta di pagina web e le versioni più recenti degli screen reader dovrebbero essere in grado di gestirlo senza problemi. Personalmente ho fatto le mie prove con la versione 5.10 di Jaws.
Anche la posizione del comando per dare inizio alla stampa unione è stata spostata: ora nel menu Strumenti troviamo il sottomenù Lettere e indirizzi, che contiene quattro voci: Creazione guidata Stampa unione (in Word 2003 semplicemente Stampa unione), Mostra barra degli strumenti Stampa unione, Buste ed etichette e Creazione guidata Lettera.
Premendo Invio sulla prima voce, si apre il riquadro attività e Jaws vi si posiziona immediatamente.
1. Il primo passo consiste nella scelta del tipo di documento da creare: lettere, Messaggi di posta elettronica, Buste ed Etichette. In Word 2003 è stata aggiunta la voce Elenco, che consente di stampare un elenco di indirizzi. Purtroppo Jaws non ci legge il messaggio esplicativo che compare sopra ai quattro pulsanti radio che gestiscono i quattro tipi di documento che possiamo creare. Per leggerlo, potete usare il cursore Jaws, ma dovete tenere presente che sullo schermo sono visibili sia l'eventuale documento aperto (sulla sinistra) sia il riquadro attività (sulla destra). Pertanto Jaws potrà leggere cose apparentemente prive di senso, poiché leggerà lo schermo riga per riga, alternando parti del documento aperto e parti del riquadro attività.
Riattivando il cursore PC, possiamo scegliere con le frecce su e giù il tipo di documento che vogliamo creare. Per il momento soffermiamoci su Lettere e premiamo Tab per raggiungere il link Successivo. Jaws ci informa che il prossimo passo prevede la scelta del documento di partenza.
2. Premendo Invio, Word ci dà la possibilità di usare il documento corrente oppure di iniziare da un modello o ancora di prendere come base un documento esistente. Come sempre si seleziona la voce desiderata con le frecce su e giù e si prosegue premendo Tab.
Se abbiamo scelto la voce Inizia da un documento esistente, premendo Tab troveremo una casella elenco che ci darà la possibilità di scegliere tra i documenti aperti oppure cercare un altro documento all'interno del nostro disco fisso. In quest'ultimo caso, dopo aver selezionato con le frecce la voce Altri documenti, premiamo Tab per raggiungere il pulsante Apri e premiamo Invio. Si aprirà la classica finestra per l'apertura del file da usare come documento di partenza.
Dopo aver selezionato il file da usare come documento di partenza, premiamo Tab per raggiungere il link Selezione origine dati.
3. Il terzo passaggio della stampa unione consiste nello scegliere se usare come origine dei dati, ad es. gli indirizzi delle persone alle quali spedire la nostra lettera personalizzata, un file esistente oppure crearlo al momento, Vedremo successivamente come creare un file contenente i dati dei destinatari della nostra lettera. Per ora ipotizziamo di avere già creato in precedenza un file di Word contenente una tabella con i dati, oppure un file di Excel, ad es. la nostra rubrica personale contenente nome, cognome, indirizzo e numero di telefono dei nostri amici.
Con Word 2003 è anche possibile usare i contatti presenti nella rubrica di Outlook.
Dopo aver scelto con le frecce la voce Usa elenco esistente, con Tab raggiungiamo il pulsante Sfoglia e premiamo Invio. Si apre la classica finestra per l'apertura del file contenente i dati da utilizzare.
In partenza il file da utilizzare viene cercato nella cartella Origini dati utente, che contiene due file che puntano a origini di dati particolari, quali database SQL presenti sul nostro disco fisso o in rete. Poiché probabilmente il file che contiene i nostri indirizzi si trova nella cartella Documenti, dovremo raggiungere a colpi di Tab la barra degli strumenti contenente il pulsante Documenti recenti. Premendo freccia giù raggiungiamo il pulsante Documenti e premiamo Invio: il cursore si posiziona sul campo editazione per l'immissione del nome del file. A questo punto con Shift+Tab ci posizioniamo nell'elenco dei files contenuti nella cartella Documenti, con le frecce cerchiamo il file che contiene l'elenco degli indirizzi e premiamo Invio.
A questo punto si apre una finestra di dialogo per la selezione e la gestione dei record contenuti nel nostro elenco di indirizzi. La finestra presenta l'elenco delle persone i cui dati sono contenuti nel file, e ci dà la possibilità di escludere uno o più persone dall'invio della nostra lettera. Per farlo, è sufficiente premere la barra spaziatrice. Possiamo anche usare i pulsanti Seleziona tutto e Deseleziona tutto. Il pulsante Modifica ci permette di modificare i dati ed anche di aggiungerne di nuovi.
Premendo Invio sul pulsante Ok, torniamo al nostro documento ed al riquadro attività.
Ora premiamo Tab per raggiungere il link Composizione lettera e premiamo Invio.
4. A questo punto possiamo scrivere la nostra lettera tipo, se non lo avevamo già fatto. Per uscire dal riquadro attività e tornare al testo del documento, è sufficiente premere Esc.
Per inserire un elemento prelevandolo dall'elenco di indirizzi, dobbiamo posizionare il cursore nel punto in cui vogliamo inserirlo, quindi premere Alt, poi Ctrl+Tab per entrare nel riquadro attività.
Se per qualche motivo abbiamo chiuso il riquadro attività, dovremo riaprirlo. Per farlo, premere Alt per entrare nella barra dei menu, quindi aprire il menu Visualizza e premere Invio sulla voce Riquadro attività.
Ci sono quattro cose che possiamo inserire: Blocco di indirizzi, Formula di apertura, Affrancatura elettronica e Altro.
4.1. Premendo Invio sulla voce Blocco di indirizzi, è possibile inserire l'intero indirizzo del destinatario, utile se si usano buste con la finestra trasparente.
Nella finestra di dialogo che appare è possibile scegliere il formato da usare per inserire il nome e cognome del destinatario. Attraverso alcune caselle di controllo è possibile gestire l'inserimento dei nomi delle società e degli elementi che compongono l'indirizzo postale.
4.2. La voce Formula di apertura consente di inserire automaticamente l'intera formula di apertura, adattando ad es. la formula al sesso del destinatario. Così potremo avere la formula "Egregio signore" in caso di destinatario maschio, e "Gentile signora" in caso di destinatario femmina. Anche in questo caso si apre una finestra di dialogo che consente di personalizzare la formula di apertura della lettera.
4.3. Con la voce Affrancatura elettronica si dovrebbe poter stampare sulle buste un francobollo, collegandosi al sito delle Poste Italiane e pagando il costo del francobollo con la carta di credito o la carta Postepay.
4.4. Infine con la voce Altro è possibile inserire singole voci dell'elenco, ad es. per creare una formula iniziale del tipo "Ciao nome", in cui la parola "nome" verrà sostituita automaticamente dai nomi dei destinatari, in modo tale che ciascuno riceva una lettera con un saluto indirizzato proprio a lui.
5. Dopo aver inserito tutti i campi e completato il testo della lettera, torniamo nel riquadro attività e con il Tab raggiungiamo il link Anteprima. Nell'area del documento viene mostrata la prima lettera così come verrà stampata. Per controllare il risultato, dobbiamo uscire dal riquadro attività premendo Esc.
Possiamo vedere l'anteprima delle altre lettere, che saranno tante quanti sono gli indirizzi inseriti nel nostro elenco che abbiamo usato come origine dati. Per farlo, dobbiamo rientrare nel riquadro attività e premere Invio su uno degli appositi pulsanti, che purtroppo Jaws non vocalizza. Dovremo imparare a memoria che il primo pulsante, contraddistinto da due segni di minore, serve per visualizzare la lettera che spediremmo al destinatario precedente del nostro elenco, mentre il secondo pulsante, contraddistinto da due segni di maggiore, serve per visualizzare la lettera che spediremmo al destinatario successivo del nostro elenco. Tra i due pulsanti possiamo leggere, con il cursore Jaws, il numero del record corrente.
Il pulsante Trova destinatario consente di vedere l'anteprima della lettera che spediremmo ad un particolare destinatario.
Possiamo anche escludere il destinatario corrente, premendo Invio sull'apposito link.
6. Una volta verificato l'esito dell'unione dei dati alla nostra lettera tipo mediante l'anteprima delle singole lettere, premiamo Invio sul link Completamento unione. A questo punto possiamo stampare tutte le lettere oppure modificarle singolarmente. In quest'ultimo caso, ci verrà chiesto di creare un file contenente tutte le lettere, che potremo modificare manualmente e stampare in un momento successivo.
Preparazione di una lista di persone alle quali inviare la stessa lettera, usando la creazione guidata della stampa unione:
1. Apriamo Word e apriamo un documento vuoto.
2. Andiamo nel menu Strumenti, sottomenù Lettere e indirizzi e premiamo Invio sulla voce Creazione guidata Stampa unione.
3. Assicuriamoci che sia selezionato il pulsante radio Lettere e premiamo Tab per raggiungere il link Documento di partenza, quindi premiamo Invio per passare al punto successivo.
4. Assicuriamoci che sia selezionato il pulsante radio Usa il documento corrente, premiamo Tab per raggiungere il link Selezione destinatari e premiamo Invio.
5. Con le frecce selezioniamo il pulsante radio Crea elenco, quindi con Tab ci portiamo sul pulsante Crea e premiamo Invio.
6. Si apre la finestra di dialogo che ci permette di inserire per ciascun destinatario titolo, nome, cognome, nome società, indirizzo, ecc. Con Tab si passa al campo successivo. Notare che Jaws non legge automaticamente i nomi di alcuni campi.
7. Dopo aver inserito tutti i dati. È possibile premere Invio sul pulsante Nuovo per aggiungere un nuovo nominativo, oppure sul pulsante Chiudi per concludere l'inserimento dei dati.
8. Ora dobbiamo indicare il nome da dare al file, che sarà un database di Access.
9. A questo punto si apre la finestra di dialogo che mostra l'elenco degli indirizzi inseriti, dando la possibilità di deselezionarli, modificarli o aggiungerne di nuovi.
10. Per terminare la procedura è sufficiente premere Invio sul pulsante Ok.
Nicola Ferrando.
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