ECDL 5-3.

Di Giuseppe Servidio.
Modulo 5 lezione 3. 
Inserimento dati, esportazione.

In questa lezione  impareremo a caricare dati direttamente nelle tabelle e ad esportare il contenuto di una tabella.

Ora che abbiamo imparato a creare delle tabelle e a metterle in relazione fra loro, dobbiamo vedere come fare ad inserire dati direttamente nelle tabelle.
Esistono metodi pi comodi e facili di questo, ma credo che  importante comunque conoscere anche questa modalit.

Per prima cosa apriamo il nostro database, quello che abbiamo salvato nella cartella "Corso Access 2000". Se selezioniamo la linguetta "tabelle", vediamo
che sono elencate le tre tabelle che abbiamo creato: indirizzi, matricole ed esami. La tabella che vogliamo utilizzare ora  "indirizzi", ma non nella
modalit vista finora, bens in modalit visualizzazione foglio dati. Per farlo, posizioniamoci con la freccia su "indirizzi" e premiamo la combinazione ALT
+ A, oppure scegliamo, tramite TAB, il pulsante "apri" e premiamo INVIO. Viene mostrata una tabella costituita da varie colonne e da una sola riga. Le colonne,
a partire da sinistra, hanno come titolo: ID, cognome, nome, nascita, sesso, indirizzo, CAP, localit. Nella seconda riga, sotto ID, viene indicato "contatore",
e il cursore  posizionato proprio su quel campo (il nostro ausilio ce lo indicher). Questo  il campo chiave che avevamo permesso ad Access di creare
e quindi non dobbiamo riempirlo: il programma lo gestir automaticamente. Infatti, utilizzando il tasto TAB, possiamo passare al campo successivo, cognome,
e scrivere Bianchi. Ancora TAB e passiamo a nome, e scriviamo Aldo. Sempre con TAB passiamo a nascita e scriviamo 21/07/66. Passiamo a sesso e scriviamo
M, indirizzo via Garibaldi 154, CAP 00187, citt Roma. Se a questo punto premiamo ancora TAB, dato che nel record corrente non ci sono pi campi da compilare,
passiamo automaticamente al record successivo. Faccio notare i cambiamenti che si sono verificati nella nostra finestra: prima di tutto le righe sono
diventate due; poi, nella prima colonna, subito sotto a ID, vediamo scritto 1. Questo indica che il numero assegnato automaticamente da Access al record
che abbiamo appena scritto  appunto 1. Ci troviamo posizionati sul campo ID dove, anche questa volta,  scritto "contatore". Passiamo con TAB al campo cognome.

Per brevit indico i dati da scrivere nei record successivi senza bisogno di ricordarsi, volta per volta, di premere TAB.

Record corrente (che diventer 2): cognome Rossi, nome Francesca, nascita 5/12/68, sesso F, indirizzo via Mazzini, 12, CAP 40100, citt Bologna.

Record successivo (che diventer 3). Faccio notare che il campo ID della seconda riga  diventato 2 e che, se abbiamo premuto TAB dopo aver scritto Bologna,
siamo posizionato sul campo contatore del record che dobbiamo scrivere. Premiamo TAB ancora una volta per passare a cognome e scriviamo Neri, nome Gianna, nascita
3/08/58, sesso F, indirizzo viale Rovetta, 33, CAP 20120 citt Milano. Premiamo ancora TAB per passare al record 4.

Notare che l'ID della terza riga  diventato 3 e che l'ID della quarta riga contiene la scritta "contatore". Premiamo TAB per passare a cognome e scriviamo Fraschelli,
nome Giuseppina, nascita 11/9/73, sesso F, indirizzo Strada Montesanto, 27, CAP 87100, citt Cosenza.

Abbiamo inserito quattro record. Andiamo nel men File e, tramite le frecce, scegliamo il comando Chiudi per chiudere la nostra tabella.

Proviamo a riaprirla nella stessa modalit per vedere come ci compare. Per farlo, selezionare la tabella e premiamo la combinazione alt+a. Noteremo subito che il
cursore  posizionato sulla prima riga (quella il cui ID  1), e precisamente sul campo ID. La consultazione di questa tabella  molto semplice: premendo
freccia destra ci troveremo sulla colonna successiva (in questo caso cognome), ma nella stessa riga; premendo freccia sinistra torneremo al campo ID del
record 1, premendo freccia gi passeremo al campo ID del record 2, premendo infine freccia su torneremo all'ID 1. Per spostarci di colonna, restando nella
stessa riga, possiamo usare, naturalmente, anche TAB e shift+TAB. Se volessimo inserire un altro record, potremmo scendere, nella colonna ID, fino al campo
in cui troveremmo la scritta contatore. Si tratta, come ricorderemo, del primo record vuoto. Non  necessario che ci esercitiamo ancora insieme. Potr
farlo ognuno di noi per proprio conto, se lo si desidera, perch ormai conosciamo il metodo da usare. Stiamo per imparare un'altra cosa nuova, e quindi possiamo, tramite il comando Chiudi
del menu File, chiudere la nostra tabella.

I dati possono essere collegati, importati ed esportati: infatti Access offre molti modi di condividere dati con altri programmi o con altri database di
Access. Elencher brevemente le differenze tra le diverse operazioni possibili.

Il collegamento consente di accedere direttamente ai dati in un altro database. Ogni cambiamento eseguito sui dati interesser sia il database originale,
sia il database di Access.

L'importazione consente di creare una copia separata dei dati da altri formati di file o da altri programmi in una tabella di Access. Le modifiche che si
apportano tramite Access non influenzeranno i dati originali.

Infine, l'esportazione consente di copiare dati da una tabella di Access in un altro formato di file o in un altro programma come Word o Excel, o ancora
in un altro database di Access. I dati esportati rappresentano una copia completamente separata che non  collegata in alcun modo ai dati originali di
Access.

Vediamo ora come si importano dati da Excel ad una tabella di Access.

Per eseguire questa operazione,  necessario che, nella cartella "Corso Access2000", sia stata creata una cartella di lavoro Excel, chiamata DATI.XLS, fatta,
ad esempio, uguale alla nostra tabella Indirizzi, con esclusione del campo ID. Essa, quindi, dovr contenere i seguenti nomi di campo nella prima riga:

Nome, cognome, nascita, sesso, indirizzo, CAP, localit.

Dovranno essere anche inserite alcune righe di dati, che importeremo poi nella tabella di Access. Solo quando questo file sar presente nella nostra cartella,
potremo prepararci ad eseguire l'operazione che sto per descrivere. Per la buona conclusione di questo corso, non  necessario che sia proprio creato. L'importante
 che sia presente sul proprio disco. Impareremo tutto quanto  necessario sapere su Excel in un'altra occasione. Se, invece, conosciamo gi questo prodotto, non
ci sar difficile creare la cartella di lavoro seguendo le indicazioni che ho appena dato.

Se siamo pronti ad importare dati da un file esterno, andiamo nel men File della finestra principale di Access (ALT + F) e, tramite freccia gi, scegliamo il comando
"carica dati esterni" e premiamo INVIO. Si Pu anche selezionarlo direttamente tramite la combinazione di tasti ALT + D. Compare un sottomen che contiene i
comandi "Importa" (gi selezionato) e "collega tabelle". Scegliamo Importa premendo subito INVIO.

Compare una finestra di dialogo intitolata "importa", che ci chiede il nome del file da utilizzare. Nella casella "cerca in"  evidenziata la cartella "corso
Access 2000", e questo  corretto. Nel campo "tipo file"  attualmente evidenziato "Microsoft Access", perch il programma si  predisposto ad importare
dati da Access. Basta scendere con la freccia fino a "Microsoft Excel" e premere INVIO. Tramite SHIFT + TAB andiamo sul campo "nome file", scriviamo Dati
(nome della nostra cartella di lavoro Excel), e premiamo INVIO ( lo stesso che scegliere il pulsante "importa", che  sempre raggiungibile col tasto TAB).
Gli altri pulsanti presenti nella finestra sono Annulla e Avanzate.

A questo punto compare una nuova finestra di dialogo abbastanza complessa intitolata "Autocomposizione importazione foglio di calcolo". Questo significa
che il programma ci chieder passo per passo tutte le azioni da svolgere durante l'importazione. La prima cosa da specificare : "Il foglio di calcolo
contiene pi di un lavoro o intervallo". La scelta selezionata  "Foglio 1", che per noi  corretta.

Notare su Excel: una cartella di lavoro contiene pi di un foglio di lavoro; il numero normale di fogli  3. Generalmente il foglio 1  quello pi usato.

Nella seconda parte della finestra vengono mostrati i dati contenuti nel foglio di lavoro, compresi i nomi dei campi. Spostandoci con TAB, scegliamo il
pulsante Avanti e premiamo INVIO, oppure utilizziamo, allo stesso scopo, la combinazione di tasti ALT + A.

Compare una seconda finestra di dialogo che chiede di specificare se le intestazioni di colonna possono essere usate come nomi di campo della tabella che
creeremo. "la prima riga specificata contiene le intestazioni delle colonne". Se attiviamo, con spazio, questa casella, la parte della finestra che contiene
l'esempio della nostra tabella si modificher: le effettive righe di dati (i record) saranno numerati a partire da 1, mentre la riga coi nomi dei campi
verr colorata di grigio e non avr numero. Questo era ci che volevamo e quindi possiamo selezionare, sempre tramite TAB, il pulsante Avanti.

La nuova finestra di dialogo che compare ci chiede la destinazione in cui memorizzare i dati. Possiamo scegliere tra tabella nuova oppure tabella esistente.
La scelta evidenziata  "tabella nuova" e, dato che questo  quanto vogliamo fare, scegliamo ancora, tramite TAB, il pulsante Avanti.

Nella nuova finestra di dialogo,  possibile definire le impostazioni per i campi da importare. "Selezionare i campi nell'area sottostante e modificare
le informazioni contenute nella parte opzioni per i campi". Il primo campo selezionato  cognome. Nella parte relativa alle opzioni per i campi viene indicato
nome campo cognome, indicizzato no e la terza riga, attualmente disattivata,  "non importare il campo".

Selezionando questa casella di spunta, diremmo ad Access di non importare nella nuova tabella questo campo, anche se presente nel foglio di lavoro di Excel.
Dato che noi vogliamo importare tutti i campi, non abbiamo informazioni da modificare. Spostiamoci su Avanti e premiamo INVIO.

Ci compare un'altra finestra di dialogo. Qui ci viene chiesto di specificare se vogliamo che la tabella abbia una chiave primaria oppure no. "Si consiglia
di definire una chiave primaria per la nuova tabella. La chiave primaria consente di definire ciascun record della tabella in modo univoco e di trovare
i dati pi rapidamente". La finestra contiene tre opzioni di cui la prima  selezionata: chiave primaria aggiunta automaticamente, chiave primaria definita
dall'utente (e c' spazio per indicarla), nessuna chiave primaria. Noi accettiamo, come al solito, che Access definisca automaticamente la chiave primaria,
e premiamo INVIO dopo aver trovato il pulsante Avanti.

La prossima finestra di dialogo ci mostra la nuova situazione:  stata creata la colonna ID e tutti i record sono ora numerati. Cos va benissimo; possiamo
premere ancora Avanti.

Ci compare l'ultima finestra di dialogo. "tutte le informazioni per importare i dati sono ora disponibili. Importa nella tabella". Il nome proposto  foglio1.
Dato che il campo  selezionato, quando scriviamo il nome viene sostituito con quello da noi immesso. Scriviamo Dati e, dopo esserci spostati sul pulsante
Fine col tasto TAB, premiamo INVIO.

Access a questo punto ci informa che l' operazione di importazione  conclusa. Premendo INVIO (OK), la finestra si chiude.

Se siamo posizionati sulla linguetta "tabelle" nella finestra del database, vediamo che  stata aggiunta una tabella all'elenco delle tabelle: la tabella
, appunto, Dati, come da noi richiesto. Se la apriamo, dopo esserci posizionati su di essa tramite le frecce, con ALT + A, noteremo che essa  la fotocopia
del nostro foglio Excel, e che  stata creata anche la chiave primaria (campo ID) come volevamo.

Bene. Abbiamo capito come importare dati in Access da Excel. Le importazioni sono molto pi numerose: possiamo importare dati da un'altra tabella di Access,
da una tabella di Word o da altri programmi non necessariamente Microsoft. Abbiamo scelto questo come esempio, perch  sicuramente la modalit pi diffusa
di importazione.

Un'altra funzione, forse ancora pi importante,  quella che ci consente di esportare dati da Access in un altro formato. Anche qui ci occuperemo di esportare
dati in un foglio Excel. Questa funzione, dicevamo,  molto importante, perch se abbiamo una tabella che contiene dati relativi a nostri corrispondenti
e li vogliamo ordinare per nome o per citt in ordine alfabetico, o spedire a qualcuno tramite posta elettronica, ci sar pi facile se si trovano in un
foglio Excel.

Per effettuare questa operazione, selezioniamo la tabella Indirizzi e scegliamo, dal men File (ALT + F), l'opzione "Salva con nome/esporta". Possiamo usare
le frecce e premere INVIO quando abbiamo trovato il comando, o la combinazione di tasti ALT + l.

Compare una finestra di dialogo, intitolata "Salva con nome". Nella parte sinistra della finestra, troviamo l'indicazione "salva tabella indirizzi", e poi
le opzioni: "in un file o database esterno", che  selezionata, e "nel database corrente". Ci va bene la prima e quindi possiamo selezionare con INVIO
il pulsante OK.

Compare la prima finestra di dialogo "salva tabella indirizzi in". La cartella in cui ci viene proposto il salvataggio  "Corso Access 2000", e ci va bene.
Subito sotto ci viene mostrato il contenuto della cartella (al momento vediamo solo Tabelle), poi nel campo "Nome file"  indicato Microsoft Access. Nel
nome file scriviamo Rubrica (dato che il campo  selezionato sar sufficiente scrivere il nuovo campo). Passiamo con TAB a tipo file dove, attraverso freccia
gi, selezioniamo Microsoft Excel 2000 e premiamo Invio per convalidare la scelta. Nell' elenco del contenuto della cartella "corso Access 2000", vediamo che
sono mostrati ora solo i file Excel. Per iniziare l'esportazione premiamo INVIO o spostiamoci con TAB su Esporta e premiamo INVIO.

L'operazione si  conclusa. Per verificare i dati, dovremmo aprire Excel e richiamare il file Rubrica.xls. Se tutto va bene, possiamo davvero essere contenti
di aver raggiunto il nostro obiettivo: importare dati partendo da Excel ed esportarli da Access ad Excel.

Giuseppe Servidio.

