ECDL 5-17.

Di Giuseppe Servidio.

Modulo 5.

Lezione 17. - Creazione di un report

In questa lezione impareremo a creare un report proveniente da una tabella, e a stamparlo.

Per Report si intende in questo contesto una stampa formattata, contenente dati provenienti da una tabella o da una query opportuna.

E' certamente possibile stampare il contenuto di una tabella o il risultato di una query aprendoli e scegliendo "Stampa", per in questo modo si otterr
una semplice lista non formattata, senza la scelta di tipi e dimensioni di carattere adeguati e priva di intestazione e pi di pagina.

Per procedere alla creazione del nostro primo Report come al solito per prima cosa dobbiamo aprire Access e il nostro database. Fra le linguette che vengono
proposte, questa volta scegliamo Report. Poi, scegliamo Nuovo. Ci viene presentata una finestra intitolata Nuovo report. Essa  divisa in due parti. La
parte a sinistra mostra e specifica ci che pu essere scelto nella parte destra. In quest'ultima parte ci sono sei possibilit:

Visualizza struttura
, e a sinistra viene specificato: crea un report senza usare l'autocomposizione;

Autocomposizione report
; la spiegazione  crea automaticamente un report sulla base dei campi selezionati;

report standard a colonne
; la spiegazione  crea automaticamente un report a colonne;

report standard tabellare
; la spiegazione  crea automaticamente un report in formato tabella;

autocomposizione grafico
; la spiegazione  crea un report con grafico;

autocomposizione etichetta
; la spiegazione  crea un report formattato per la stampa su etichette.

Nella parte bassa della finestra c' la richiesta di scegliere la tabella o la query di origine dei dati dell'oggetto, poi i pulsanti OK e Annulla.

Noi sceglieremo, tramite le frecce, Autocomposizione report. Con TAB, ci sposteremo poi all'elenco delle tabelle e query e, tramite le frecce, sceglieremo
Indirizzi; infine, sempre con TAB, scegliamo OK e premiamo INVIO per confermare.

Compare la prima finestra della creazione guidata report. Essa ci invita a scegliere quali campi inserire, ricordandoci che  possibile farlo utilizzando
pi tabelle o query. Infatti, nella parte in cui  indicata la tabella Indirizzi  anche possibile aprire una casella elenco che contiene tutte le tabelle
e query del nostro database. Come abbiamo visto nella query a campi incrociati, il resto della finestra  divisa in due parti: la parte sinistra contiene
l'elenco dei campi disponibili (raggiungibile con ALT+D), quella di destra contiene i campi selezionati (raggiungibile con ALT+S). Possiamo passare da una
parte all'altra e tra i pulsanti usando sempre il TAB. Nella lezione precedente avevamo usato il pulsante con una sola freccia destra, che ci veniva letto
Maggiore. L'altro pulsante, con due frecce a destra, serve a portare tutti i campi, e non solo quello su cui ci si trova, tra i campi selezionati. Possiamo provare,
se vogliamo. Se premiamo il pulsante con la doppia freccia a destra, tutti i campi verranno spostati nell'elenco dei campi selezionati, mentre quello dei campi
disponibili rester vuoto. A questo punto vengono resi attivi altri due pulsanti: < e <<. Essi hanno la funzione inversa agli altri due. Il primo cancella
dall'elenco dei campi selezionati il campo su cui siamo posizionati e lo riporta tra i campi disponibili, il secondo rende nuovamente disponibili tutti i
campi. uossiamo premere quest'ultimo pulsante per riportare la situazione com'era inizialmente. Cos, possiamo cominciare a lavorare.

Posizioniamoci sul cognome e, tramite il pulsante freccia destra portiamolo tra i campi selezionati. Facciamo cos per tutti gli altri campi, eccetto per l'ID.
Ora possiamo premere AVANTI (alt+a). Ci sono anche i pulsanti Indietro (alt+I), Annulla (ESC) e Fine (alt+F).

La finestra successiva ci chiede se vogliamo aggiungere livelli di gruppo. Sono evidenziati i campi che abbiamo scelto con un pulsante con una freccia a
destra attivo, mentre uno con la freccia a sinistra non selezionabile. Nella parte bassa  indicato "Priorit" con una freccia in alto e una in basso.
Nella parte destra troviamo il nostro elenco di campi separati da una virgola. Noi non desideriamo aggiungere livelli di gruppo, quindi scegliamo ancora
il pulsante Avanti.

La terza finestra ci chiede di scegliere il tipo di ordinamento dei record, e ci ricorda che  possibile ordinare i record in base a un massimo di quattro
campi in senso crescente o decrescente. Infatti sulla sinistra ci sono quattro righe in cui  possibile inserire un campo. Nel punto in cui siamo posizionati,
aprendo la casella elenco, possiamo scegliere Cognome. Oltre all'elenco dei campi, dopo aver aperto la casella elenco, troveremo anche Nessuno, che  la prima
scelta. L'ordinamento pu essere effettuato sia in modo crescente che decrescente, per ognuna delle quattro righe. Si Puo passare dal campo scelto al pulsante
in cui si puo decidere il tipo di ordinamento, tramite TAB. Qui l'ausilio potrebbe essere di scarso aiuto, ma dico che potremo modificare l'ordinamento
scrivendo D per decrescente e C per crescente. Dato che  un pulsante, possiamo modificarne il valore anche premendo Invio, ma non lo consiglio perch si potrebbe
perdere il controllo di ci che hai scelto. La scelta di default  crescente. Se tutto  andato bene, dovremmo essere riusciti a chiedere un ordinamento
crescente sul campo Cognome. Possiamo ora scegliere Avanti per passare alla finestra successiva.

Essa ci chiede il tipo di layout, o formato, del report, e ci fornisce un esempio delle tre scelte possibili. Quello tabulare mostra ogni record su una
riga e in alto l'intestazione di ogni colonna; quello verticale mostra i campi dei record uno sotto l'altro, e quello giustificato  un misto tra i due.
Esso posiziona i campi tenendo conto delle loro dimensioni ed  fatto per contenere un record per ogni pagina. La scelta selezionata  Tabulare e a noi
va bene. Ci si Puo spostare con le frecce per scegliere un altro formato. Spostandosi con TAB alle prossime scelte, si puo decidere come debba essere l'orientamento
rispetto al foglio. Noi scegliamo orientamento orizzontale, perch abbiamo messo molti campi. Spostiamoci con freccia su o freccia gi per effettuare la scelta.
Usare ancora TAB per controllare che sia attiva la casella "regola la larghezza dei campi per includerli tutti in una pagina". A questo punto si puo selezionare
Avanti.

Ci compare un'altra finestra dalla quale possiamo scegliere lo stile del report da un elenco di sei diversi stili. Per ognuno di essi ci viene mostrato
un esempio.

Gli stili possibili sono:

aziendale, con titoli e intestazioni in bl;

casual
, presenta un motivetto in alto e il titolo in verde;

compatto
, molto essenziale, con una righina sottile in alto, tutto molto verticale;

formale
, con carattere times new roman, molto essenziale;

grassetto
, ha una riga molto evidente in alto e il titolo in rosso cupo;

grigio chiaro
, con titolo in bianco su sfondo grigio.

Noi scegliamo quello aziendale che, quando non si hanno particolari esigenze  quello pi usato. Tra l'altro  quello gi selezionato. Premiamo ancora AVANTI.

Ci compare un'altra finestra in cui possiamo scegliere il nome da assegnare al nostro report. Quello proposto da Access  Indirizzi, come il nome della
tabella di partenza. Dato che report e tabelle sono visualizzate in momenti diversi, non abbiamo nessun problema ad accettarlo.

Con questa informazione siamo arrivati alla fine della creazione: infatti, se usiamo TAB per esplorare la finestra, vedremo che  possibile visualizzare il
report oppure modificarne la struttura. Usiamo freccia su o freccia gi per attivare l'una o l'altra delle due scelte, che possono anche essere richiamate
rispettivamente con ALT+V e ALT+M. La modifica si rivela utile qualora ci sia qualcosa di sbagliato nel risultato, ma la scelta di default  visualizza
report. Se usiamo ancora TAB, noteremo che la casella "visualizza guida del report"  disattivata. Possiamo richiamarla con ALT+G. Ora possiamo solo usare i pulsanti
Indietro e Fine. Richiamiamo quest'ultimo con ALT+F.

A questo punto compare il nostro report che  cos fatto: a sinistra in alto, scritto in grande, c' il titolo, Indirizzi. Poi sono indicati i nomi dei
campi. La distanza tra ognuno di essi  stata scelta dal programma e dipende sia dalla lunghezza dell'intestazione che del contenuto. Subito sotto le intestazioni
c' una riga bl abbastanza intensa, e poi tutti i record, ognuno su una riga.

Alla fine, c' una righina grigia; ancora sotto, a sinistra c' il giorno della settimana e poi la data, scritta col mese per esteso; a destra, la scritta
"pagina 1 di 1". Naturalmente se il report fosse stato pi lungo di una pagina, dopo "di" ci sarebbe stato il numero totale delle pagine.

Abbiamo cos completato il nostro report. Ora vogliamo stamparlo. Possiamo richiamare la funzione di stampa dalla barra degli strumenti, dal men File, oppure
tramite la combinazione di tasti CTRL+P.

Se dal men File (o usando la combinazione di tasti CTRL+F4) chiudiamo il report, lo troveremo elencato nell'elenco dei nostri report. Questo report  stato
generato in modo automatico; a noi  rimasta solo la scelta dei campi. In moltissimi casi, direi nella stragrande maggioranza dei casi, questa  una scelta
accettabilissima, e quindi questo  il modo pi immediato per creare un report.

Giuseppe Servidio.

