Usare i diagrammi

Di Giuseppe Servidio.

Quando si preparano delle presentazioni o dei lavori aziendali, pu essere necessario inserire l'organigramma di una azienda o di un settore dell'azienda
direttamente in una delle slide. Vediamo allora come si pu procedere sfruttando gli strumenti che Powerpoint ci mette a disposizione.

Nella nostra presentazione vogliamo per prima cosa aggiungere una diapositiva vuota nella quale fare il nostro lavoro. Portiamoci allora, con CTRL + END,
alla fine del documento e, dal men "Inserisci", scegliamo "Nuova diapositiva". Conosciamo gi la finestra che ci permette di scegliere un layout diapositiva.
Scegliamo una diapositiva vuota. Quando l'hai trovata, premere INVIO.

Essa  proprio vuota, a parte il logo PIPPO che avevamo chiesto, nello schema delle diapositive, di inserire in tutte le slide della nostra presentazione.
Vediamo come possiamo fare per trasformarla in una diapositiva che contiene un organigramma.

Se non lo si e' gi, portarsi in "Visualizzazione diapositiva" che si potra scegliere dal men "Visualizza".

Richiamiamo il men "Formato" con ALT + O e scegliamo "Layout diapositiva". Dalla finestra che abbiamo appena visto scegliamo "Organigramma". Avremmo potuto
scegliere questo layout mentre stavamo inserendo la nuova diapositiva, ma volevo che facessimo ancora un ripasso!

Questa diapositiva ha due oggetti: titolo e organigramma. Selezioniamo con TAB l'oggetto "Titolo" e premiamo INVIO per entrare in modalit editazione. Scriviamo
"Organigramma ACE SPA" e premiamo ESC per tornare alla modalit oggetti.

Selezioniamo ora, sempre con TAB, l'oggetto "Organigramma" e premiamo INVIO. Vediamo che compare una finestra dal titolo "Microsoft Organization Chart oggetto
1 in prova". Subito sotto, come sempre, c' la barra dei men. Ancora sotto compare una figura dal titolo "Diagramma"; nel rettangolo centrale  indicato
"Digitare il nome", "Digitare il titolo", "Commento 1", "Commento 2".

Nell'ultima parte della finestra ci sono tre riquadri allineati, dipendenti dal primo dal quale si ramificano. Tutti gli oggetti, come sempre, possono essere
selezionati con TAB. Selezioniamo per prima cosa il primo oggetto, cio "Nome", e, senza premere INVIO, scriviamo "Rossi Antonio". Con TAB posizioniamoci
ora su "Titolo". Qui scriviamo "direttore generale" e premiamo ESC perch non vogliamo aggiungere nessun commento. Noteremo che rester soltanto quanto
avevamo scritto, mentre i commenti sono scomparsi.

Ora dobbiamo scrivere i dati relativi ai tre riquadri allineati, che riguardano le persone direttamente dipendenti dal direttore generale. Per posizionarsi
sul primo riquadro, che contiene nome, titolo e commenti, usare FRECCIA GIU'.

L'ausilio dovrebbe indicare che ci troviamo posizionati sul campo "Nome". Scriviamo "Bianchi Maria". Poi con TAB passiamo al titolo e scriviamo "Dir.
Ammin.". Premendo ancora TAB, si passerebbe ai commenti che per non vogliamo scrivere. Premiamo allora ESC per chiudere il dato che riguarda questa persona.

Dobbiamo ora passare al secondo. Dato che esso si trova allo stesso livello del primo, basta premere FRECCIA DESTRA e ripetere la procedura.

Scriviamo allora "Veneziano Luciano"; con TAB passiamo al titolo e scriviamo "Dir Produz."; poi, premiamo ESC.

Passiamo ora, con FRECCIA DESTRA, al terzo dipendente e scriviamo "Notte Giovanni"; con TAB passiamo al titolo e scriviamo "Dir. Commerc." e premiamo nuovamente
ESC per confermare.

Ottimo! Se hai seguito passo passo questa procedura, possiamo ora verificare come il diagramma sia completo.

Se saliamo con la freccia, ci porteremo sui dati relativi al direttore generale, mentre se scenderemo, passeremo al direttore amministrativo e, premendo FRECCIA
DESTRA, ci porteremo prima sul direttore della produzione e poi su quello commerciale.

Ora vogliamo portare nella nostra diapositiva il diagramma appena creato. Per farlo, andiamo nel men "File" e scegliamo "Aggiorna presentazione". Ora, se passiamo
con ALT + TAB alla finestra di Powerpoint che contiene la nostra diapositiva, noteremo che vi  stato trasferito il nostro diagramma coi dati che vi abbiamo
inserito.

Un'altra voce del men "File", se lo avevamo esplorato attentamente  "Chiudi e torna a presentazione". In questo caso abbiamo lasciato aperta l'applicazione
che ha creato il diagramma per poterci tornare pi tardi, ma sarebbe stato possibile anche scegliere quella voce per chiudere l'applicazione ed aggiornare
la presentazione.

Ora possiamo modificare come abbiamo gi visto il titolo della nostra diapositiva scegliendo con ALT + O il men "Formato", poi "Carattere" per cambiare,
ad esempio, il colore.

Ma questo tipo di diagramma potrebbe non essere adeguato alle caratteristiche della nostra azienda. Ad esempio ci potrebbero essere quattro figure dipendenti
direttamente dal direttore generale. Vediamo allora come possiamo fare per aggiungere, poniamo, il direttore degli approvvigionamenti come quarto elemento
della nostra seconda riga.

Basta selezionare la casella del direttore generale e premere F2. Se analizziamo ora la riga, noteremo che ha tre caselle compilate, mentre la quarta  vuota.

Ora, proprio in quest'ultima, possiamo aggiungere "Biangioni Raffaele" nel nome e "Dir. Approvv." nel titolo. Non dir pi come fare.

Ora, scegliamo la voce "Chiudi e ritorniamo a presentazione" per aggiornare la nostra diapositiva.

Elenco i pochi tasti necessari a modificare un organigramma per aggiungere delle caselle:

F3  crea un collega a sinistra o al di sopra della casella selezionata;

F4  crea un collega a destra o al di sotto della casella selezionata;

F5  crea un manager per la casella selezionata;

F6  crea un assistente per la casella selezionata.

Per eliminare una casella, basta selezionarla e premere CANC.

Abbiamo utilizzato finora il diagramma standard, quello che ci viene proposto direttamente da Powerpoint. E' possibile per modificarne lo stile (viene
definito "Stile di gruppo", scegliendo, appunto, "Stili", dal men. Ci che viene in esso mostrato, per,  molto grafico e quindi l'ausilio non sar
di grande aiuto. Per questo, si potra modificare pi facilmente l'organigramma scegliendo "Opzioni" dal men "Modifica" o utilizzando le combinazioni tasti
che ho appena indicato per aggiungere quante caselle si desidera avere.

Diamo ora un breve sguardo ai men disponibili per capire come possiamo modificare l'aspetto del nostro organigramma.

Se scegliamo il men "Testo", troviamo le voci "Carattere", "Colore", "A sinistra", "A destra", "Centrato".

Nel men "Caselle" possiamo scegliere "Colore", "Ombreggiatura", "Stile bordo", "Colore bordo", "Stile linea bordo".

Nel men "Linee" troviamo "Spessore", "Stili", "Colore".

Tramite il men "Diagramma", infine, possiamo modificare il colore dello sfondo.

Consiglio di cimentarsi poco con queste possibilit, e di utilizzare solo ci che si e' sicuri non risulter grossolano e ci che l'ausilio riconosce
bene. Fare delle prove e divertirsi ad aggiornare in vari modi il nostro diagramma. consiglio di usare il men "?", perch  molto ricco di informazioni
e molto interessante.

Se sono state fatte delle modifiche senza riportarle nella presentazione, l'applicazione "Microsoft Organisation Card" chieder se lo si vuole fare. Decidiamo noi se
inserire le variazioni nella diapositiva e rispondere di conseguenza.
Alla prossima!

Giuseppe Servidio.

