ECDL 6-14.
Di Giuseppe Servidio.
Modulo 6-14: Preparazione per la distribuzione Adesso vediamo come possiamo prepararci per la distribuzione. Tenere presente che è molto comodo per il relatore avere una stampa delle sue diapositive anche per potersi preparare al loro utilizzo anche se non ha a disposizione il computer. Ma c'è un altro motivo per cui la stampa è molto interessante. Infatti, ogni diapositiva dispone di una visualizzazione, che si chiama "Visualizzazione pagina note", che mostra una immagine in piccolo della diapositiva, e poi uno spazio dove è possibile immettere delle note alle quali poi il relatore può fare riferimento nel corso della presentazione. Se egli ha a disposizione una copia stampata, avere come riferimento anche le note può essere molto utile. Ci sono diversi modi per inserire le note: da "Visualizzazione diapositiva", "Visualizzazione pagina note", "Visualizzazione presentazione". Vediamo come si fa in tutti e tre i modi. Per prima cosa portiamoci in "Visualizzazione diapositiva". Aprendo ancora il menù "Visualizza", scegliamo "Note del relatore". Compare una finestra dal titolo "Note del relatore, diapositiva uno" E' giusto, perché quando abbiamo aperto la presentazione ci trovavamo sulla prima diapositiva e non dovremmo esserci spostati. Il riquadro vuoto che compare al centro ci consente di scrivere qualche cosa, e noi scriviamo "Questa diapositiva è stata utilizzata per mostrare la modifica e la copia". OK. Ora possiamo, tramite TAB, passare al pulsante "Chiudi" e premendo INVIO, la finestra viene chiusa. Nella nostra diapositiva è stata inserita una nota. Vediamo un altro modo per inserire o per controllare le note. Andiamo ancora nel menù "Visualizza" e scegliamo "Pagina note". Noteremo che la diapositiva ci viene mostrata molto più piccola (ognuno di noi potra verificarlo perché subito sotto la barra dei menù si trovera indicato 52%, mentre normalmente l'indicazione è 100%). Inoltre, l’ausilio leggerà subito ciò che avevamo inserito utilizzando le note del relatore. Infine, se ci si sposta sugli oggetti della diapositiva, riusciremo a selezionarli ma probabilmente l’ausilio non ne leggerà il contenuto. Se non avessimo già inserito una nota, premendo INVIO per entrare nella modalità editazione, potremmo scrivere ciò che vogliamo. Dato che abbiamo già un testo, sempre con INVIO possiamo modificarlo. Notare che probabilmente il cursore è posizionato alla fine del testo, cioè dopo l'ultima parola scritta. Non dimenticarsi di premere ESC per tornare alla modalità oggetti. Fare sempre attenzione su dove ci si trova. Il menù "Visualizza" e anche il nostro ausilio saranno importantissimi per aiutarci a capirlo. Infine, vediamo l'ultimo modo per inserire delle note in una diapositiva. Sempre dal menù "Visualizza", scegliamo "Presentazione". La scelta "Note del relatore" che abbiamo usato poco fa sarà attivabile aprendo con MAIUSC + F10 o il tasto APPLICAZIONI, il menù di contesto quando ci si trova in questa modalità di visualizzazione. Poi, la procedura è la stessa: potremo aggiungere o modificare le note presenti, e poi chiudere la finestra tramite il pulsante "Chiudi" che raggiungeremo tramite TAB. Premere ESC per tornare alla visualizzazione diapositiva e poi riportarsi su "Diapositiva" dal menù "Visualizza". Vediamo ora come numerare le nostre diapositive. Sappiamo di essere sulla prima diapositiva perché ce lo dice il sistema, ma le nostre diapositive, se le stampassimo, non avrebbero un numero. Per far questo usiamo la scelta "Intestazione e piè di pagina" che abbiamo già utilizzato, e che si trova nel menù "Visualizza". compare una finestra di dialogo dallo stesso titolo. Essa è una finestra multipagina con due schede: "Note e stampati" e "Diapositiva". Controllare che sia selezionata "Diapositiva". La finestra contiene un riquadro dal titolo "Includi su diapositiva", mentre sulla destra, uno sopra l'altro, ci sono i pulsanti "Applica a tutte", "Applica" e "Annulla". Le modifiche vengono mostrate in anteprima appena si fanno, ancora prima di confermare le scelte. La prima scelta del riquadro "Includi su diapositiva" è "Data e ora". Questa può essere utilizzata in due modi: se si lascia attivato "Fisse" che è la scelta di default, si può inserire, nel campo di editazione che raggiungeremo sempre con TAB, una data e ora che rimarrà sempre la stessa. Se invece si vuole che la data venga aggiornata, basta portarsi con freccia giù su "Aggiorna automaticamente": e verrà mostrata la data del giorno. Lasciamo attivo "Fisse" e scriviamo, nel campo apposito, "01/01/2003". Sempre con TAB, passare alla casella "Numero diapositiva". In questo momento è disattivata. Attivarla con spazio, perché vogliamo che venga mostrato il numero della diapositiva. Ancora oltre, sempre con TAB, troveremo "Piè di pagina". Esso è attualmente disattivato, ma se lo attivassimo, potremmo scrivere qualcosa nel campo di editazione. Nell'anteprima si vede che il numero della diapositiva viene mostrato in basso a destra. La data e ora, se inclusa nella diapositiva, viene mostrata in basso a sinistra, mentre il piè di pagina è centrato. Spostarsi su OK e premere INVIO. Dovremmo essere in visualizzazione diapositiva. Noteremo che nella diapositiva è comparso in basso a sinistra "01/01/2003" e in basso a destra uno. Se passiamo con PAGINA GIU' alla diapositiva successiva, noteremo che sulla sinistra rimane ancora la stessa data che è fissa, mentre sulla destra compare il numero due. Abbiamo quindi visto come far comparire una data fissa o aggiornabile, un numero di diapositiva, ed eventualmente un piè di pagina sempre uguale, che per esempio potrebbe riguardare la manifestazione per la quale questa presentazione viene utilizzata. Naturalmente, trucco molto semplice e ovvio, se utilizzassimo la stessa presentazione per un corso, potremo con molta facilità personalizzarla mettendo la data in cui pensiamo di tenere il corso e il titolo del corso stesso con questo semplice sistema sotto ogni diapositiva in maniera da far sembrare che la presentazione sia stata creata appositamente per quel corso. In realtà è possibile, con questo semplice cambiamento, utilizzarla per più di un'occasione. Vediamo ora un'altra funzione abbastanza interessante. Nonostante che le diapositive debbano contenere solo brevi testi, perché sarà poi chi tiene la presentazione a dover sviluppare completamente l'idea, è comunque possibile commettere errori di battitura durante la stesura del testo. Quando scriviamo una parola sbagliata, come negli altri prodotti Office, anche Powerpoint mette sotto la parola una serpentina rossa e, se attivato, anche il nostro ausilio dovrebbe identificare la parola errata. Questo sia nel caso di veri errori, sia nel caso di parole non presenti nel dizionario del programma. Proviamo a scrivere una parola errata, ad esempio "insarito". Ma per vedere bene come funziona il controllo ortografia, andiamo nel menù "Strumenti" utilizzando la combinazione di tasti ALT + S. Scegliamo "Controllo ortografia", che è richiamabile direttamente utilizzando F7. Selezionandolo, compare una finestra di dialogo "Controllo ortografico". Vediamo cosa contiene. Noi avevamo scritto "insarito" per fare la nostra prova. La prima cosa che noteremo è l'indicazione "Non nel dizionario: insarito". Poi, se scorriamo i vari campi con TAB, troveremo un elenco di suggerimenti: si tratta di parole simili che il sistema ci propone. La prima dovrebbe essere proprio "inserito". Se usiamo ancora TAB, troveremo il pulsante "Aggiungi al dizionario". Dovremo fare questa scelta premendo INVIO su questo pulsante quando la parola che abbiamo scritto è giusta ma il sistema non la conosce. Se sappiamo di usarla spesso, sarà molto comodo aggiungerla al dizionario per non ricevere ogni volta il messaggio d'errore. In questo caso, sempre con TAB, passare al pulsante "Cambia in". Se premiamo INVIO, la parola verrà corretta. Se invece non si vuole aggiungere al dizionario una determinata parola, che il sistema giudica sbagliata, si può usare il pulsante "Ignora". Il sistema proseguirà nel controllo di tutto il documento e quando ci avrà avvertito di tutti gli errori e noi avremo deciso, per ognuno, cosa fare, ci avvertirà che è arrivato alla fine col messaggio "Controllo ortografico terminato". Dovremo premere INVIO per chiudere la finestra. Con questo abbiamo concluso le nozioni relative alla sistemazione di una presentazione e al modo in cui possiamo prepararla per la stampa. Alla quindicesima lezione!
Giuseppe Servidio
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