Come si crea una macro con Microsoft Word.

Di Nunziante Esposito.

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Quando si eseguono delle operazioni ripetitive in un file di testo, tutti i word processor hanno la possibilità di istruire il programma in modo che crei una "Macro". Si tratta in effetti di una sorta di script che con un solo comando esegue tutte le operazioni che noi stabiliamo durante la creazione della macro stessa.

Non è nulla di trascendentale o di difficile in Microsoft Word. Infatti, dobbiamo solo eseguire normalmente le operazioni che gli vogliamo far fare, ma solo dopo aver aperto la registrazione della macro ed avere l'accortezza di chiudere la macro prima di fare altro sul computer e solo ad operazioni terminate.

Di seguito è riportata la procedura di creazione di una macro che toglie tutti i ritorni a capo superflui e che formatta il testo in modo che ogni paragrafo sia terminato con un ritorno a capo. Non è una bella cosa formattare il testo in questo modo, ma è solo un esempio.

Creazione macro:

1. Aprire word. Incollare del testo se non si apre un file già scritto.
2. Dal menu strumenti, scegliere macro.
3. Dal sottomenu, scegliere registra nuova macro e premere invio.
4. Mettere il nome alla macro, per esempio, pulizia e premere invio.
5. premere shift più control più S, per fare il trova e sostituisci.
6. Premere shift più i accentata, per scrivere l'accento circonflesso.
7. scrivere la lettera p, rigorosamente minuscola.
8. Premere tab.
9. premere una sola volta spazio.
10. premere alt più U, per sostituire tutti i ritorni a capo con uno spazio.
11. Pulizia spazi superflui. premere backspace un paio di volte per pulire il campo trova e sostituisci.
12. Premere 5 volte spazio.
13. premere alt più U 4 o 5 volte. Non ha importanza se non trova nulla da sostituire.
14. Dei cinque spazi, cancellarne uno con canc.
15. Premere alt più U 4 o 5 volte. Non ha importanza se non trova nulla da sostituire.
16. Cancellare un altro spazio e premere alt più U 4 o 5 volte. Non ha importanza se non trova nulla da sostituire.

17. Cancellare un altro spazio e premere alt più U 4 o 5 volte. Non ha importanza se non trova nulla da sostituire.

18. premere un paio di volte backspace per pulire il campo.
19. scrivere un punto e uno spazio.
20. Premere tab e scrivere un punto, un accento circonflesso e una p minuscola. Premere alt più U. Se si vuole creare una riga di spazio tra un paragrafo e l'altro, scrivere due volte accento circonflesso e p minuscola, quindi, un punto e due volte accento circonflesso P.
21. Ripetere l'operazione ai punti 19 e 20, ma sostituendo al punto gli altri segni, punto esclamativo e punto interrogativo.
22. Andare in menu strumenti, macro, e fermare la registrazione della macro.

Da questo momento, ogni volta che si vuole fare una pulizia del testo ci basta premere alt più F8 e poi diamo invio sulla macro pulizia appena descritta.

Questo procedimento si può adottare per qualsiasi cosa che si vuole eseguire nei file, basta indicare durante la registrazione della macro quello che si vuole fare, eseguendo le operazioni una dietro l'altra e senza mai lasciare la finestra di Microsoft Word.

Per esempio, se si volesse creare una macro per inserire una intestazione su un foglio, tanto per capirci, fare la carta intestata, in modo da inserirla ogni volta che si vuole scrivere una lettera a qualcuno, lo si può fare creando una macro apposita.

Basta aprire la registrazione della macro come visto sopra, scrivere quello che si vuole inserire nella intestazione, con il testo voluto e con la formattazione adatta ad una intestazione di una lettera, e poi chiudere la registrazione della macro.

Quando si deve scrivere una lettera, basta premere alt più F8, scegliere la macro creata allo scopo, per esempio "Intestazione", e premere invio. Il testo che abbiamo scritto in fase di creazione della macro viene scritto con un solo click.

In questo modo, con un solo comando, si può generare quello che si vuole.

Attenzione! Quando si è soliti fare i copia ed incolla da qualsiasi altro documento di testo, anche una e-mail o una pagina Internet, poiché le ultime versioni di Jaws copiano anche la formattazione del documento originale, sarebbe meglio adottare l'incolla speciale, comando che quasi tutti i Word Processor hanno nei menu, ed incollare come testo non formattato. Per Microsoft Word 2003, tale comando lo troviamo nel menu modifica, mentre per Microsoft Word 2007, lo troviamo nel menu Home.

Se si usa questa accortezza, si può essere certi che tante cose strane non le incolleremo più e, quindi, il documento creato sarà certamente più pulito.

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Per ulteriori spiegazioni, scrivere a: Nunziante Esposito.