Regola di posta per la moderazione di una lista.

Di Nunziante Esposito.

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Le regole di posta che si possono impostare sia in Outlook Express, sia in Windows Mail, generalmente vengono utilizzate per indirizzare i messaggi di posta in cartelle apposite, create per una gestione più accurata della posta elettronica, consentendoci di poter sfogliare la nostra posta, secondo la sua importanza o secondo le nostre esigenze.

Quando non si gestisce tanta posta, non si ha quasi mai il bisogno di regole di posta, visto che si può gestire la ridotta quantità di messaggi con la sola cartella della posta in arrivo.

La gestione diventa un po' diversa, quando, pur non avendo tantissimi messaggi di posta personali, si gestisce una lista e si deve gestire, quindi, anche la moderazione, sia dei messaggi, sia per le iscrizioni.

A tale scopo, una regola di posta appropriata, ci può rendere più semplice questo lavoro.

Avendo preparato per un amico una regola di posta adatta allo scopo, eccola qui di seguito e ve la propongo, in modo che chiunque ne abbia bisogno se la può costruire da solo.

Premesse:

1. Di seguito sarà spiegato come si crea una regola per Outlook Express e per Windows Mail.
2. Una regola per i messaggi di posta è l'indicazione che diamo ai Browser, in questo caso della Microsoft, per selezionare i messaggi di posta che arrivano e discriminarne la lettura o l'archiviazione secondo le nostre esigenze.
3. Con le regole di posta, possiamo dare le indicazioni giuste per fare in modo che il browser ci sposti i messaggi in cartelle create prima o durante la regola,cancellare i messaggi direttamente sul server, lasciarli sul server, eccetera.
4. Poiché questa spiegazione è valida sia per Outlook Express e per Windows Mail, tali software li chiamerò browser, senza indicarne ogni volta il nome.

Di seguito vediamo come creare la regola che ci consente di spostare tutti i messaggi con i quali si gestisce una moderazione di una lista di Yahoo in una cartella apposita che dobbiamo creare e che chiameremo appunto "Moderazione".

Con il browser aperto, scegliamo dal menu file il comando non in linea e premiamo invio. Questa operazione non è proprio indispensabile, ma è meglio che non abbiamo interferenze mentre eseguiamo il resto delle operazioni.

Creazione della cartella Moderazione:

1. Con il browser aperto, apriamo il menu file, freccia giù fino a cartella, freccia destra per nuova cartella e premiamo invio.
2. Siamo su un campo editazione. Scriviamo il nome della cartella, quindi, come abbiamo detto sopra, Moderazione.
3. Con tab, ci spostiamo sull'elenco delle cartelle e scegliamo con le frecce cartelle locali. Questo per far si che il browser collochi la cartella dopo quelle di default.
4. Con tab ci portiamo sul pulsante OK e premiamo invio.

Se ci spostiamo sull'albero delle cartelle, dopo la cartella bozze, troveremo la cartella Moderazione.

Creazione regola:

1. Apriamo i menu con alt e con freccia destra cerchiamo il menu strumenti. per fare prima, alt più S.
2. freccia giù fino a regole messaggi, freccia destra per aprire il sottomenu ed invio su posta elettronica.
3. Se non abbiamo regole già fatte, si apre subito la procedura per crearne una nuova. Se abbiamo già delle regole, premiamo tab fino a nuova regola e premiamo invio.
4. Nel primo campo troviamo dodici possibilità che possiamo scorrere con le frecce verticali e possiamo selezionare ognuna delle voci con la barra spazio. Sono tutte voci intuitive. Per la regola che vogliamo creare, ci basta premere la barra spaziatrice sulla voce In cui la casella "Oggetto" contiene parole specifiche.
5. Con tab, ci spostiamo nel secondo campo e siamo già posizionati sulla voce Sposta i messaggi nella cartella specificata. Attiviamo con la barra spazio.
6. Con tab, si passa al campo successivo dove troviamo le impostazioni generiche che abbiamo scelto nei due campi precedenti, alle quali dobbiamo abbinare delle informazioni precise. Infatti, su questo campo, premendo una sola volta freccia destra, Jaws ci legge "Contiene parole specifiche ...".
7. Premendo invio, si apre la procedura per inserire le parole specifiche che l'oggetto dei messaggi deve contenere affinché il sistema capisce che li deve spostare nella cartella da noi creata.
8. Si presenta un campo editazione nel quale si può scrivere la prima parola specifica. Le parole specifiche da scrivere per i messaggi della moderazione sono tre. La prima è: "desidera entrare", senza le virgolette.
9. Una volta scritta la parola specifica suddetta, con tab si passa al pulsante aggiungi, e premiamo invio per aggiungere la parola specifica all'elenco delle parole specifiche.
10. Se non si scrive niente in questo primo campo, premendo tab, non compare il pulsante aggiungi, ma la casella che mostra le parole specifiche già aggiunte. Naturalmente, se non si digita nulla la prima volta, in questo secondo campo non troveremo nulla.
11. Dopo aver premuto invio sul pulsante aggiungi, con shift più tab, ci spostiamo di nuovo sul campo editazione, per aggiungere la seconda parola specifica. Scriviamo: "richiesta moderazione", senza le virgolette.
12. Con tab, andiamo sul pulsante aggiungi e premiamo invio.
13. Dopo aver premuto invio sul pulsante aggiungi, con shift più tab, ci spostiamo di nuovo sul campo editazione, per aggiungere la terza parola specifica. Scriviamo: "nuovo membro", senza le virgolette.
14. Con tab, andiamo sul pulsante aggiungi e premiamo invio.
15. Con tab, ci spostiamo sull'elenco delle parole specifiche e possiamo leggere se quanto inserito è esatto.
16. Ancora con tab, ci spostiamo sul pulsante OK e premiamo invio.
17. Siamo di nuovo sul terzo campo della regola da dove eravamo partiti. Ora, premendo freccia destra una sola volta, ascolteremo le tre parole specifiche da noi inserite.
18. Premendo freccia destra una seconda volta, Jaws ci dirà "Sposta nella cartella specificata ...".
19. Premiamo invio. Ci troviamo sull'elenco delle cartelle del browser dal quale scegliamo con le frecce la cartella Moderazione. Se premiamo la lettera M, facciamo prima.
20. Premendo invio, si chiude la finestra e siamo di nuovo sul terzo campo della regola, dove ora, con due colpi di freccia destra, Jaws ci legge le parole specifiche e la cartella nella quale i messaggi verranno spostati.
21. Con tab, ci spostiamo sul quarto campo della regola, dove dobbiamo digitare il nome della regola. Scriviamo Moderazione.
22. Con tab, ci portiamo sul pulsante OK e premiamo invio per memorizzare la regola appena creata.
23. Ci troviamo sull'elenco delle regole. Se è la prima regola creata, ci sarà solo quella, altrimenti la troveremo come ultima in elenco.

24. Quando ci troviamo sull'elenco delle regole, anche se ne abbiamo una sola, premendo tab, ci spostiamo su una serie di pulsanti che ci consentono di eseguire tutto quello che ci occorre. vediamo cosa sono questi pulsanti e a cosa servono. a. Pulsante nuovo: serve a creare una nuova regola. b. Modifica: serve a modificare le opzioni scelte per una regola impostata in precedenza. c. Copia: serve a duplicare una regola per poterne poi modificare le impostazioni e giungere ad una regola diversa. Questo pulsante servirebbe a far risparmiare del tempo, ma personalmente preferisco impostarne una nuova. d. Rimuovi: elimina la regola selezionata nell'elenco delle regole. e. Applica ....: f. Sposta su e sposta giù: servono a spostare l'ordine delle regole in elenco. Se ci troviamo sulla prima regola, il pulsante sposta su non lo troveremo, come viceversa, se ci troviamo in fondo alla lista, mancherà il pulsante sposta giù. g. Campo editazione uguale al terzo campo utilizzato per le impostazioni della regola.

Termino con due ulteriori spiegazioni: applicare la regola appena creata e far capire come modificarla al volo.

Applicare la regola:

Con tab, ci portiamo sul pulsante applica ... e premiamo invio. Questo comando ci consente di aprire una scheda dalla quale si può scegliere quale regola applicare e a quale cartella applicarla. Di default è già impostata la regola selezionata nell'elenco e la cartella posta in arrivo come cartella cui applicare la regola. Quindi, basta solo premere questo pulsante e dalla scheda che si apre, scegliere OK, con il solito tab, e confermare con invio. La procedura ci avvisa quando ha terminato, presentandoci un messaggio di conferma regola applicata. Con tab, trovare il pulsante OK e premere invio.

Modifica regola al volo:

Con tab, portarsi sul campo uguale al terzo campo della regola appena creata. Per visualizzare le opzioni impostate per la regola selezionata nell'elenco, premere due volte freccia destra. Inoltre, Quando si preme freccia destra, per avere in voce le impostazioni scelte, si può premere invio per modificarle direttamente e senza bisogno di utilizzare il pulsante modifica. Infatti, nel nostro esempio, avendo delle parole specifiche, se abbiamo bisogno di modificare o aggiungere delle parole specifiche, per i messaggi di posta che la regola sposta in una cartella specifica ed è cambiato o dobbiamo aggiungere un'altra parola specifica, quando premendo la freccia destra ci vengono vocalizzate le parole specifiche, ci basta premere invio e, con la procedura descritta in precedenza per la nuova regola, si corregge o si aggiungono le parole specifiche. Lo stesso dicasi se si vuole indirizzare i messaggi in una cartella diversa da quella impostata. Quando, premendo freccia destra, viene vocalizzato il nome della cartella, basta premere invio, scegliere la nuova cartella dall'elenco e premere invio per confermare la modifica. Quando si ritorna di nuovo su questo campo, sempre utilizzando la freccia destra, possiamo farci dire da Jaws le impostazioni che abbiamo modificato.

Se tutto è stato eseguito come spiegato, quando scarichiamo la posta, tutti i messaggi che nell'oggetto avranno una delle tre parole specifiche da noi inserite, saranno spostati nella cartella Moderazione.

Conclusioni:

in ogni caso e dopo aver eseguito l'impostazione, la modifica o abbiamo soltanto cambiato l'ordine delle regole in elenco, bisogna sempre chiudere con OK. Se vogliamo solo dare uno sguardo alle regole senza nessuna intenzione di cambiare, bisogna uscire con il pulsante annulla.

Questa regola ci consente di avere raggruppati in una sola cartella tutti i messaggi che ci servono per gestire la moderazione di una lista, senza doverli cercare tra i messaggi della posta in arrivo con il rischio di dimenticarne qualcuno o di cancellarne qualcuno erroneamente.

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Per eventuali chiarimenti, rivolgersi a: Nunziante Esposito