Introduzione alla videoscrittura con Microsoft Word 2010.

Di Massimo Corti.

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Seconda parte: gestire la finestra di Microsoft Word.

Nota: per il corretto svolgimento di questa lezione è necessario salvare sul proprio Hard disk, e precisamente sul disco locale (C), la cartella "prove" inserita tra i software del mese, nella versione del giornale su cd-rom. Questa cartella serve ad accogliere, di volta in volta, i file che verranno usati nel corso delle lezioni, per compiere le operazioni descritte.

Apertura di un documento esistente e gestione della finestra principale di Microsoft Word 2010.

Dopo aver svolto nella precedente lezione una riassuntiva descrizione delle novità introdotte nella nuova schermata di Office 2010, dando una prima descrizione della nuova “Barra Multifunzione” chiamata “Barra degli strumenti Rimbon”, che è l’elemento su cui si basano le principali differenze nell’uso del programma, eccoci ora in questa lezione ad analizzare brevemente le peculiarità di Office 2010 in merito alla gestione della finestra del documento.

Come già dovremmo sapere dopo alcuni anni di esperienza con l’informatica e con i sistemi operativi ad interfaccia grafica, ogni operazione che eseguiamo si svolge all’interno di una finestra, nella quale l’utente può interagire col programma.

In questo documento svolgeremo i primi approcci alla gestione della finestra di Microsoft Word, introducendo eventuali differenze con le precedenti versioni.

Per comprendere al meglio i concetti espressi in questa lezione e per stare strettamente in tema agli argomenti trattati proviamo ad aprire il manuale di Nvda”, che per il nostro caso abbiamo provveduto a distribuire in questo giornale direttamente nel formato di Microsoft Word 2010, quindi con estensione docx).

Tale file lo trovate nella sezione software della rivista su cd-rom, scompattando il file prove.zip.

Prima di farlo però, è bene spendere due parole su questo nuovo formato di documento, con estensione “*.docx”, già introdotto dalla suite di Office 2007. Esso infatti include parti di codice Xml, il quale non era supportato nelle precedenti versioni di Office fino alla 2007, che darà al formato di documento nuove caratteristiche che scopriremo man mano. Pertanto, per aprire questo nuovo formato di documento con le precedenti versioni di Microsoft Word si dovrà scaricare il relativo pacchetto di compatibilità chiamato “FileFormatConverters” dal sito di Microsoft andando all’url: http://www.microsoft.com/downloads/it-it/details.aspx?FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466. Questo pacchetto di compatibilità ci consentirà di aprire tale formato di documento di tipo “Open XML” anche se non avremo ancora installato Office 2010 sul nostro computer.

Fatta questa premessa, cominciamo con l’aprire il documento “”Nvda 2011 "Guida utente.docx”, per esplorare un po' la finestra, richiamandola dalla “Barra degli strumenti Rimbon”.

Per farlo, apriamo come di consueto la barra degli strumenti con Alt. Verrà così focalizzata la scheda “Home della barra Multifunzione. Spostiamoci con la freccia a sinistra sulla scheda “File”, ed accediamo al menu mediante FRECCIA GIÙ. In alternativa, possiamo adottare la scorciatoia da tastiera mediante la combinazione Alt più F, con la quale apriremo direttamente la scheda “File”.

Scendiamo quindi con freccia giù sulla voce “Apri”, e diamo INVIO.

Apparirà così la finestra di apertura di un documento, la quale presenta alcune differenze tra i controlli presenti.

Proviamo pertanto a esplorarli, navigando tra essi con il tasto Tab.

Il primo è il campo editazione “Nome file”;

Segue il campo “Tipo file” dove come scelta è selezionato appunto la voce “Documenti di Microsoft Word *.docx”.

Proseguendo nell’esplorazione dei tipi di file supportati, noteremo i molti formati presenti, oltre ai soliti differenti formati di Microsoft Word relativi a versioni antecedenti la 2010, “Ritch text format”, “Solo testo", eccetera, i formati: “File XML”, il formato di file “Odt”, la voce “Recupera testo da qualsiasi file” e i formati di file per “Word Perfect 5” e “Microsoft Word Perfect 6).

Ma torniamo ora con il tasto Home sulla scelta “Tutti i file”, dopo aver notato la quantità delle scelte presenti in questo campo.

Proseguiamo ora con TAB nell’esplorazione degli altri campi.

Troviamo quindi la voce “Strumenti” che, se attivata con FRECCIA GIÙ appare la voce “Connetti unità di rete”, i pulsanti OK e ANNULLA, la casella “Indirizzo” dove esplorare le unità di memoria del computer”, il campo “Ricerca documenti”, il “Modulo comandi “Organizza”, la “Visualizzazione ad albero delle cartelle presenti sul disco rigido, ed infine il campo dove avremo l’elenco dei file e delle cartelle presenti sul computer”.

Tornando quindi con Shift più Tab sul campo “Indirizzo”, scorriamo le unità di memoria presenti sul computer e scegliamo l’unità “disco rigido (C)”.

Dopo aver fatto tale scelta, spostiamoci nuovamente con TAB sul campo che mostra l’elenco dei file e delle cartelle presenti, identifichiamo la cartella “Prove” ed accediamo ad essa dando INVIO. Vi ricordo che questa cartella la ricavate dal file prove.zip che trovate tra i software del mese.

Selezioniamo quindi con lo SPAZIO il file “Nvda 2011.docx”, visto che è l’unico file presente nella cartella e diamo INVIO su di esso, per aprirlo. Ecco quindi aperto il nostro file.

Sulla barra del titolo apparirà il nome del file, seguito dal nome del programma. Ma prima di iniziare la lettura verifichiamo che la finestra sia aperta a pieno schermo, controllando dalla barra di Stato di Microsoft Word, posta infondo alla finestra.

Per farlo, come peraltro eravamo già abituati a fare con le precedenti versioni di Microsoft Word, premiamo la combinazione di tasti Alt più barra spazio e verifichiamo tra le voci presenti quella attiva.

Esse sono: “Ripristina”, “Sposta”, “Ridimensiona”, “Riduci a icona”, “Ingrandisci”, ””Chiudi”. Verifichiamo quindi che la voce “Ingrandisci” sia attivata dando INVIO su di essa e torniamo alla finestra del nostro documento.

Un problema molto significativo che NVDA riscontra con Microsoft Word, è quello di non intercettare correttamente le informazioni di stato relative al nostro posizionamento nel documento presenti sulla barra di stato, pertanto questa anomalia potrà farci sentire in un certo qual modo disorientati, non potendo avere dallo Screen-reader le informazioni sul documento e sulla posizione del cursore a video.

Per il resto, per quanto riguarda l’esplorazione del documento potremo scorrere liberamente il contenuto con le frecce direzionali, leggerlo dall’inizio alla fine con il comando leggi tutto, Insert più freccia giù, di parola in parola con i comandi Insert più le frecce direzionali.

Come già sappiamo e soprattutto per chi fa uso del mouse, in Microsoft Word è possibile scorrere un testo molto lungo di pagina in pagina facendo uso delle barre di scorrimento poste a lato della finestra del documento.

Attraverso la tastiera, possiamo fare altrettanto utilizzando i tasti pagina giù e pagina su, con i quali ci sposteremo nella finestra AVANTI e INDIETRO di una schermata, oppure con le combinazioni Control più pagina su / pagina giù ci sposteremo alla pagina precedente o successiva del documento aperto.

Infine possiamo verificare che esso sia aperto a pieno schermo verificando che sia attivata la voce “Schermo intero” o la visualizzazione “Normale” dalla scheda “Visualizza”, o il livello di zoom del documento.

Per farlo apriamo la scheda “Visualizza”, richiamando la barra degli strumenti Rimbon con Alt e spostandoci con freccia a destra fino ad identificare la scheda “Visualizza”.

Una volta identificata, scorriamo come di consueto i controlli in essa presenti con Tab, fino a identificare la voce “Normale” per impostare la visualizzazione normale del documento.

Dopo aver redatto un documento, prima di effettuare la stampa, potrà tornare utile verificare a schermo come apparirà una stampa dello stesso, attivando la voce “Layout di stampa” sempre dalla medesima scheda.

Se invece volessimo ingrandire il testo a schermo per ottenere l’effetto di visionarlo più da vicino, dovremo operare con la funzione “Zoom”.

Per farlo, dovremo richiamare nuovamente la scheda “Visualizza” con la combinazione Alt più N e scorrere i controlli presenti fino a identificare la voce “Zoom”. Diamo quindi invio su di essa.

Scorrendo le scelte presenti con le FRECCE DIREZIONALI potremo verificare che esso sia al 100%, quindi che sia visualizzato nelle dimensioni originali del documento, rimpicciolito al 75%, o ingrandito alla doppia dimensione del testo originale impostandolo al 200%, e chiaramente in questo caso vedremo solo una piccola parte del testo presente a video, ma con i caratteri molto grandi. Infine, accanto al pulsante ZOOM, ci sono i pulsanti UNA PAGINA e DUE pagine.

Se cliccati, questi pulsanti consentiranno di visualizzare a pieno schermo una pagina dell’intero documento, oppure due pagine, a seconda della nostra scelta. Inoltre, può capitare in alcuni casi di dover lavorare su più documenti, e in questa circostanza, di avere la necessità di confrontarli.

Come già sappiamo, con Microsoft Word è possibile farlo affiancando sullo schermo due documenti aperti.

Per farlo, con Microsoft Word 2010 basterà richiamare nuovamente la scheda visualizza della barra multifunzione, identificare il pulsante AFFIANCA e dare INVIO su di esso.

Per finire notiamo il pulsante SCORRIMENTO SINCRONO. Nel riquadro appare il messaggio: “Sincronizza lo scorrimento di due documenti, in modo da poterli scorrere insieme. E tale messaggio è corredato dall’avviso: (per attivare questa caratteristica, scegliere affianca).

Notiamo quindi questa nuova comoda funzionalità nella gestione simultanea di più documenti offerta da Microsoft Word 2010. E con questa ulteriore nozione terminiamo qui l’argomento della gestione di base delle finestre con Microsoft Word 2010.

Vi sarebbero altri controlli nel menu “Finestre”, ma che tuttavia non contempleremo in questo documento, perché non considerati un argomento di base. Inoltre, molti dei pulsanti presenti nella scheda visualizza hanno la stessa funzione delle voci presenti nel menu Visualizza e nella “Barra degli strumenti Standard” di Office 2003, quindi non avremmo nuovi argomenti da trattare in merito a quanto conosciamo già relativamente alla gestione delle finestre di Microsoft Word.

Sembra opportuno quindi chiudere l'argomento della gestione delle finestre di Microsoft Word, con la chiusura del documento aperto, nel nostro caso il manuale di NVDA. Per chiuder e un documento, come per altro siamo già abituati a fare con le precedenti versioni di Microsoft Word, Richiamiamo il menu “File” dalla “Barra degli strumenti Ribbon” come abbiamo già esplorato a inizio della lezione con Alt e spostandoci con freccia a sinistra sulla scheda “File”, e dopo di che identifichiamo con FRECCIA GIÙ la voce “Chiudi” e diamo INVIO su di essa.

In alternativa, possiamo usare la scorciatoia da tastiera control più F4 per chiudere la finestra attiva e con essa il documento aperto, oppure ancora con la combinazione Alt più F4 chiudiamo Microsoft Word, che possiamo chiudere anch’esso cliccando sul pulsante ESCI nella scheda “File” della Barra Multifunzione.

E concludiamo così questa seconda lezione dedicata alla gestione delle finestre di Microsoft Word 2010.

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Per ulteriori spiegazioni, scrivere a: Massimo Corti