Introduzione alla videoscrittura con Microsoft Word 2010.

Di Massimo Corti.

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Terza parte: formattare un nuovo documento.

Dopo aver esplorato la creazione di un nuovo documento con i primi approcci alla barra degli strumenti Rimbon, eccoci ora pronti alla redazione di un nuovo documento di Microsoft Word. Per redazione chiaramente vogliamo intendere la formattazione del documento.

Ecco quindi, le procedure per la formattazione del documento, impostando stili, tipo di carattere, allineamenti, elenchi puntati o numerati eccetera. Supponiamo, pertanto, di aver scritto una lettera formale e di volerla formattare.

Se rileggiamo il testo appena scritto, possiamo verificare il tipo di carattere in uso leggendo ciò che appare nella barra degli strumenti Rimbon.

Anche NVDA, come Jaws, dispone di un comando d’aiuto per la lettura delle caratteristiche del font. Tale comando è INSERT più F, lo stesso che usa Jaws per leggerci le informazioni di formattazione.

Se proviamo a farne uso, ci accorgeremo che il font utilizzato è diverso da quello usato nelle precedenti versioni di Word , ed è più piccolo di dimensione, in quanto decrementato di un punto tipografico.

Il carattere in uso infatti è “Calibri” e la dimensione del font è “11 punti”.

Cominciamo quindi a formattare la nostra lettera dal mittente, che dovrà essere allineato a sinistra.

Proviamo intanto a impostare un carattere differente dal testo della lettera, ad esempio impostando come font il tipo di carattere “Arial” e mettendo il nome del mittente in corsivo.

Per farlo, selezioniamo quindi la porzione di testo che vogliamo formattare con i comandi di selezione, shift più le frecce verticali.

Se vogliamo verificare la porzione di testo selezionata, mentre con Jaws la combinazione di tasti è insert più shift più freccia giù, con NVDA, il comando per leggere il testo selezionato è insert più shift più freccia su.

Una volta verificato il testo selezionato, per impostare il font su Arial, dovremo focalizzare la “Barra degli strumenti Rimbon”, quindi, premiamo il tasto alt. Poi, identifichiamo con freccia a sinistra la scheda “Home”.

Esploriamo intanto i controlli disponibili nella scheda “Home”. Possiamo anche utilizzare il comando rapido per aprire direttamente la “Barra degli strumenti Rimbon” che per la scheda “Home” è alt più H.

Dato che la conformazione di questa nuova barra multifunzione è molto articolata e suddivisa in vari riquadri, esploreremo man mano i riquadri che incontreremo.

Il primo è quello relativo alla gestione degli appunti di Windows. Descriveremo in una prossima lezione la gestione degli appunti che dalle ultime versioni di Microsoft Office è molto cambiata. Proseguiamo con tab l’esplorazione dei controlli presenti. Focalizziamo, quindi, con tab la casellina “Tipo di carattere” ed apriamola con freccia giù. Possiamo notare in questa schermata la suddivisione della finestra in riquadri, in quanto NVDA sul primo controllo del riquadro identifica il gruppo di controlli.

scorriamo le scelte disponibili. NVDA dirà “Carattere Gruppo” quando saremo posizionati sul tipo di carattere. Infatti, è questo controllo il primo del riquadro “Tipo di carattere”.

Per questioni di praticità possiamo identificare rapidamente il tipo di carattere premendo l’iniziale del nome se sappiamo che carattere vorremmo impostare.

In questo caso saremo facilitati in quanto basterà premere la lettera “A” e identificheremo subito il font “Arial”, e diamo INVIO su di esso per confermare.

Dopo aver formattato tutta la porzione di testo dell’indirizzo con carattere Arial, può risultare opportuno evidenziare la ragione sociale mettendola in grassetto.

Per applicare il grassetto ad una porzione di testo, dopo averla opportunamente selezionata, potremo usare come di consueto la combinazione alt più G, oppure, Dopo aver focalizzato la barra multifunzione con la combinazione alt più H, identifichiamo con tab il pulsante GRASSETTO e premiamo INVIO su di esso.

Se vorremmo evidenziare l’oggetto della lettera mettendo la stessa parola oggetto tutta in maiuscolo, dopo averla opportunamente selezionata. Focalizziamo nuovamente la scheda “Home” premendo alt più H e scorriamo tutti i pulsanti con tab, fino a identificare il pulsante MAIUSCOLE/MINUSCOLE che è anche comodamente raggiungibile premendo il numero 7 della tastiera estesa. Si attiverà così la finestra di dialogo “Maiuscole/minuscole”, dove potremo scorrere con le frecce verticali le scelte disponibili. Esse sono: “Normale”, “Tutto Maiuscole”, “Tutto Minuscole”, e “Inverti maiuscole/minuscole”.

Dato che vogliamo impostare un’intera parola in maiuscolo diamo INVIO sul pulsante TUTTO MAIUSCOLE. Se si vuole fare ancora prima, premiamo shift più F3. con questo comando, usato ripetutamente, si passa da iniziale maiuscola, a tutto maiuscolo e poi tutto minuscolo.

Potremmo impostare la nostra firma infondo alla lettera allineandola a destra. Posizioniamoci, quindi, in fondo al documento con control più fine, selezioniamo anche la firma e riapriamo nuovamente la scheda Home della “Barra multifunzione” con alt più H.

Scorriamo i riquadri presenti che sono “Il riquadro appunti” con tutti i controlli presenti, “Carattere” con altrettanti controlli, alcuni dei quali abbiamo già imparato ad usarli, “Effetti testo” con altri controlli, e raggiungiamo il riquadro “Paragrafo”. Identifichiamo quindi con tab il pulsante allinea a destra e premiamo INVIO per attivarlo. Ecco che avremo allineato la firma in calce alla nostra lettera al bordo destro della pagina.

Torniamo ora all’inizio della nostra lettera con control più home per impostare l’allineamento del destinatario della lettera, che appare appunto all’inizio del nostro documento. Selezioniamo quindi le 4 righe dell’indirizzo relative alla ragione sociale con i consueti comandi di selezione.

Come abbiamo notato con l’impostazione della firma in calce alla lettera, la finestra di dialogo paragrafo è sempre raggiungibile mediante la barra multifunzione. Abbiamo notato quindi che i controlli relativi all’allineamento del testo li troveremo dopo aver scorso tutti i controlli corrispondenti AI RIQUADRI “Appunti”, “Carattere” ed “Effetti testo”. Può quindi risultare lungo e macchinoso raggiungere i controlli presenti del riquadro paragrafo.

Dato che sappiamo benissimo, dopo alcuni anni di esperienza con l’informatica, che per fare la stessa cosa ci sono sempre varie alternative, con l'uso di comandi talvolta strani, esploriamo come impostare gli allineamenti della lettera attraverso il menu contestuale, soffermandoci sulle eventuali differenze introdotte nel menu contestuale di Microsoft Word 2010. Supponendo quindi di impostare le righe riportanti il destinatario della lettera al centro della pagina, dopo averle opportunamente selezionate, apriamo quindi il menu di contesto con il tasto applicazioni.

Ecco l’elenco delle voci che appaiono a partire dalla prima scelta:

Le prime voci sono i soliti comandi TAGLIA e COPIA. Seguono le voci “Carattere”, “Paragrafo”, le voci “Elenchi puntati” e “Elenchi numerati” che ora sono distinte in controlli differenti, “Stili”, utile per impostare gli stili di paragrafo quando ad esempio si deve impostare un titolo di pagina o di paragrafo, “Collegamento ipertestuale” per inserire dei collegamenti nel documento ad esempio a pagine web.

Poi noteremo il campo “Cerca” che sostituisce il vecchio “Trova” presente nelle precedenti versioni di Word, “Sinonimi”, utile per trovare i sinonimi delle parole che stiamo digitando in un documento, ed infine la voce “Azioni aggiuntive”, introdotta nell’ultima swite di office, che propone alcune funzionalità aggiuntive del programma relative ad alcuni automatismi come allo strumento “Correttore ortografico” di Word, come al rilevamento del cambio di lingua in un documento, eccetera.

Dopo avere esplorato le sopracitate voci, posizioniamoci quindi sul menu “Paragrafo” e diamo INVIO per aprire la finestra di dialogo. Il primo campo disponibile in questa schermata è appunto quello relativo agli allineamenti. Posizioniamoci quindi con FRECCIA GIÙ sulla voce “Al centro” e diamo INVIO. In questo modo avremo allineato l’intestazione della lettera al centro della pagina.

Dato che è giusto esporre i pro e i contro di NVDA, dobbiamo dire che, purtroppo, non dispone di tutte quelle combinazioni da tastiera, quindi, non ha quelle facilitazioni di cui dispone Jaws con le quali possiamo avere tutte le informazioni delle cose presenti a video.

Nella redazione di un testo infatti NVDA riesce a rilevare correttamente la formattazione del testo se le relative impostazioni presenti nel menu di configurazione di NVDA sono state prima attivate.

Non vi è però tuttavia un comando che legga l’allineamento del testo, per intenderci, per gli utilizzatori di Jaws, non esiste un comando che sia il corrispettivo del comando alt più canch, con il quale Jaws fornisce le indicazioni sulla posizione del testo a schermo, rispetto al bordo della pagina.

Con NVDA, quindi, potremo solo conoscere genericamente l’allineamento del testo. Pertanto operazioni tipo impaginazione di un testo su due colonne, stile articolo di giornale, oppure il semplice incolonnamento di dati con le tabulazioni risulteranno molto complesse con NVDA.

Se ci si trovasse in queste circostanze, è bene basarsi sull’uso di uno Screen-reader a pagamento, come Jaws, in modo da avere a disposizione tutti i comandi che sono di un livello molto superiore. La ragione sta tutta nella vastità di comandi, sulla disponiiblità di script e sui messaggi di ritorno che sono certamente più completi e molte volte risultano determinanti quando si dovranno svolgere operazioni complesse sul testo.

Infine per concludere questa lezione sulla redazione e formattazione di un documento con Microsoft Word 2010 è opportuno esplorare la modalità di creazione di un elenco. Supponendo quindi di avere una lista di elementi nel nostro documento, dopo averli opportunamente selezionati, come abbiamo già mostrato nelle pagine precedenti , le voci per la creazione e l’impostazione di un elenco numerato o puntato sono richiamabili sia dal menu di contesto, sia dalla “Barra degli Strumenti Rimbon”. Esploriamo come richiamare tale voce dalla “Barra Multifunzione”.

Richiamiamo quindi la scheda “Home” della barra multifunzione con alt più H. Scorriamo i controlli presenti dei riquadri “Appunti”, “Carattere” ed “Effetti testo”.

Dopo questi riquadri con i relativi controlli, incontreremo, nel riquadro “Paragrafo” i pulsanti ELENCHI PUNTATI. Quando identificheremo per la prima volta tale pulsante NVDA ci leggerà anche il testo che appare nella finestra, che riporta il messaggio: “Inizia un elenco puntato, fare clic sulla freccia per scegliere uno stile diverso per il punto elenco”. Diamo quindi invio sul pulsante “Elenco puntato”.

Apparirà la finestra “Griglia di dati”, la quale contiene un gruppo di pulsanti. NVDA infatti dirà: “Raccolta punti elenco gruppo”, ed il cursore sarà posizionato sulla scelta “Nessuno”.

Se ci muoveremo con le frecce direzionali scorreremo le scelte: “Puntato, 61646 Vigdins”, e “Puntato, 45Calibri”. Se scorriamo con FRECCIA GIÙ le altre scelte disponibili, noteremo alcune voci per la formattazione e per impostare lo stile del nostro elenco. Troveremo anche le voci “Giustifica” e “Ordina”.

Inoltre, una volta creato l’elenco, se riapriamo la scheda “Home” troveremo alcune voci per la personalizzazione dell’elenco, tra le quali: “Cambia livello elenco”, “Definisci punto elenco”, “Griglia di dati”, elenco a più livelli, e molti altri controlli per gestire l’allineamento e definire eventuali rientri e spaziature del testo. Ecco quindi introdotta la schermata di creazione e modifica di un elenco puntato.

Chiaramente gli elenchi possono essere anche numerati, vediamo ad esempio le scelte disponibili ad essi inerenti: Per fare questa prova lasciamo delle righe vuote sotto l’elenco appena creato, e scriviamo del testo, inserendo del testo per ogni riga. Ad esempio: primo elemento, secondo elemento, terzo elemento.

Dopo aver creato questo testo ed averlo opportunamente selezionato, riapriamo la barra multi funzione e scorriamo come di consueto i controlli presenti fino a raggiungere il riquadro relativo agli elenchi. Dopo aver identificato il pulsante “Elenchi numerati”, nel riquadro appare il messaggio: “Inizia un elenco numerato. “Fare clic sulla freccia per scegliere un formato diverso per la numerazione”. Diamo quindi INVIO su questo pulsante.

Apparirà il riquadro “Raccolta elenchi numerati” che Nvda identificherà come gruppo di controlli, con le scelte per impostare il nostro elenco che potremo scorrere con le frecce verticali. Esse sono l’elenco numerato, oppure l’elenco alfabetico. Infatti appaiono i pulsanti: “Numerazione automatica: 1, 2, 3, e e la scelta con l’elenco alfabetico.

Vi sono anche le varie scelte di formattazione dell’elenco numerato o alfabetico, ad esempio: Allineato a destra o a sinistra, con i numeri romani etc. Basterà dare invio su una di queste scelte per impostare l’elenco come più ci aggrada.

Per concludere questa riassuntiva panoramica sulla creazione e la gestione degli elenchi con Microsoft Word 2010, una volta creati essi possono essere comodamente modificati utilizzando le scelte disponibili nel menu di contesto che appare facendo clic destro una volta selezionato l’elenco. Possiamo ad esempio unire due elenchi da noi creati, selezionandoli entrambe e cliccando sulla voce “Unisci a elenco precedente”, oppure modificare la numerazione o il formato del numero o dell’elenco stesso utilizzando le voci “Continua elenco precedente”, “Imposta valore numerazione” o impostare l’allineamento o eventuali rientri secondo i nostri gusti cliccando sulle voci che appaiono nel menu di contesto.

Avendo dato una panoramica generale su come impostare una formattazione di base del documento, si conclude qui l’argomento della formattazione, rimandandovi alla prossima lezione.

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Per ulteriori spiegazioni, scrivere a: Massimo Corti