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UICIECHI.IT: OTTOBRE 2016 - Numero 10.

Usare un foglio Excel in un documento di Microsoft Word.

Di Nunziante Esposito.

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Incorporare o collegare oggetti, quali fogli di lavoro di Excel, presentazioni di Power Point, Immagini e quant'altro in Word, è una pratica che serve per preparare documenti multimediali completi di relazioni, presentazioni e tutto quanto serve nel documento, utilizzando all'occorrenza materiale già pronto e memorizzato sul proprio disco rigido.

Ecco di seguito spiegato come incorporare in un documento Word un foglio di lavoro di Excel, preparato in precedenza, importandolo come oggetto.

Questa modalità ci serve ogni volta che desideriamo creare un collegamento tra il contenuto del documento che stiamo scrivendo e il contenuto di un foglio di lavoro di Excel, ed è molto diversa dal semplice copia ed incolla del contenuto di un foglio Excel in un documento di Word.

Infatti, mentre con il copia ed incolla possiamo selezionare un intero foglio di Excel, copiarlo negli appunti ed incollarlo nel documento con control più V, gestendo poi il tutto come se fosse del testo di Word, inserire il foglio come oggetto avviene in altro modo ed attraverso i comandi da menu.

Inoltre, quando lo si inserisce come oggetto collegato o incorporato, la gestione del file avviene dentro a Word con il programma Excel.

Una volta inserito un foglio Excel come oggetto, quando lo si apre, Word apre il programma Excel dal suo interno e ci consente di utilizzare i comandi di questo software per utilizzare il contenuto del foglio di lavoro.

Quando si inserisce un file di Excel composto da più fogli di lavoro, viene visualizzato solo il primo foglio, per cui se si desidera visualizzare altri fogli, basta aprire l'oggetto e con i comandi di Excel, portarsi al foglio che si vuole.

Differenze tra oggetti collegati e oggetti incorporati

La differenza principale tra oggetti collegati e oggetti incorporati sta nella posizione in cui vengono memorizzati i dati. Se il documento viene importato, i dati sono nel documento di Word e se vengono modificati nel file originale, nel documento Word tali dati rimangono inalterati.

Viceversa, se l'oggetto viene collegato, nel documento di Word vengono inseriti solo i dati del file, quindi la sua posizione nella rete o nel computer. In questo caso, quando nel file originale vengono apportate modifiche, tali modifiche vengono visualizzate anche nell'oggetto del documento Word. Anche se le modifiche vengono apportate nell'oggetto del documento Word, tali modifiche vengono riportate anche nel file originale.

Inserimento di un oggetto incorporato da un file di Excel.

  1. Aprire il documento di Word e il foglio di Excel che contiene i dati da cui si desidera creare un oggetto incorporato.
  2. Portarsi nella finestra di Excel con alt più tab e selezionare l'intero foglio di lavoro o parte di esso.
  3. Premere Control più C, per copiare quanto selezionato.
  4. Passare con alt più tab al documento Word e posizionarsi nel punto dove vogliamo inserire l'oggetto.
  5. Aprire i menu con alt, premere freccia sinistra due volte e con freccia destra, posizionarsi sul menu Home.
  6. Premere freccia giù e siamo su appunti, sottomenu.
  7. Freccia destra e siamo su incolla e premiamo invio.
  8. Freccia su fino ad incolla speciale e premiamo invio.
  9. Premiamo freccia su fino a foglio di lavoro Excel, oggetto, e premiamo invio.
  10. Nel punto scelto viene posizionato l'oggetto incorporato contenente il foglio Excel precedentemente selezionato.

Nota bene: Se non si salva il documento in una nuova versione di Word, quindi con estensione docx, non è possibile gestire l'oggetto.

Inserimento di un oggetto collegato di un file di Excel.

  1. Aprire il documento di Word e individuare il punto dove inserire il foglio di Excel che contiene i dati da cui si desidera creare un oggetto collegato.
  2. Aprire i menu con alt, premere due volte freccia sinistra e con freccia destra, cercare il menu inserisci.
  3. Premere freccia giù fino a trovare testo sottomenu.
  4. Premere freccia destra per aprire il sottomenu. Premere freccia giù fino ad oggetto. . . e premere invio.
  5. Con tab, posizionarsi di nuovo su oggetto. . . e premere invio.
  6. Con shift più tab, ci posizioniamo su crea nuovo oggetto tab.
  7. Con freccia destra, ci posizioniamo su Crea da file tab.
  8. con tab, portiamoci sul pulsante sfoglia e premiamo invio.
  9. Si apre la gestione risorse e cerchiamo il file xlsx precedentemente preparato da collegare. Trovato il file, premere invio.
  10. Con tab, attiviamo le due caselle di controllo collega al file e mostra come icona. Sempre con tab, ci spostiamo su OK e premiamo invio.

Nota bene: Se è stato eseguito tutto in modo corretto, nel punto scelto sul documento di Word sarà mostrata l'icona dell'oggetto collegato.

Come creare un nuovo foglio di Excel all'interno di un documento Word.

Premesse:

  • Quando si crea un nuovo foglio Excel all'interno di un documento Word, questo viene inserito come oggetto incorporato.
  • Il foglio Excel rimane aperto nel documento Word fino a quando non si chiude e si salva, dando la possibilità di inserire i contenuti.
  • Dopo la chiusura ed il salvataggio, quando si apre il documento Word, l'oggetto rimane chiuso e si deve aprire con i comandi adatti da tastiera come indicato di seguito.

Per inserirlo, fare come segue:

  1. Posizionare il cursore nel punto del documento Word dove si desidera inserire il foglio Excel.
  2. Aprire i menu con alt, premere due volte freccia sinistra e con freccia destra, cercare il menu inserisci.
  3. Premere freccia giù fino a Tabelle, sottomenu.
  4. Con freccia destra, aprire il sottomenu e siamo su tabella Griglia. Premere invio per aprire la griglia.
  5. Con freccia su, cercare la voce foglio di lavoro Excel e premere invio.

Se è stato fatto tutto come descritto, si apre un foglio di lavoro di Excel nel documento di Word, nel punto attuale dove avevamo posizionato il cursore.

Modalità di utilizzo di un foglio Excel incorporato o collegato in un documento di Word.

  1. Apriamo il documento di Word che contiene un oggetto incorporato o collegato.
  2. Posizioniamoci sull'oggetto con le frecce direzionali.
  3. Premere il tasto applicazioni. In alternativa, cliccare con il tasto destro del mouse sull'oggetto.
  4. dal menu di contesto, con freccia giù, scegliere il comando oggetto foglio di lavoro sottomenu.
  5. Con freccia destra, troviamo:
  • Modifica, apre il foglio di Excel in modifica.
  • Apri, per aprire il nostro oggetto, quindi il foglio Excel.
  • Converti, per convertire il foglio di lavoro.

Nota bene: Anche se le indicazioni fornite sono state provate con una versione di Microsoft Office 2010, quanto spiegato dovrebbe essere utilizzato in tutte le versioni di Microsoft Office dalla 2007 in poi, ma non garantisco la piena accessibilità per le versioni di Microsoft Office dalla 2013 in poi che non uso.

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Per ulteriori spiegazioni, scrivere a: Nunziante Esposito



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