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Fare un calendario con excel.

Premessa:
Microsoft Excel è un "foglio di calcolo". In qualunque modo si voglia intendere questa definizione, è comunque evidente che con esso si fanno delle elaborazioni matematiche. Da quando gli arabi hanno inventato le "cifre" gli uomini hanno fatto un grosso passo avanti nella capacità di calcolare.
Provate a fare qualche operazione usando i numeri romani o scrivendo in formato testo e capirete probabilmente cosa voglio dire. Dunque se scrivo "X+II" oppure "dieci più due" posso mentalmente arrivare al risultato che è "XII" o "dodici", ma provate a fare una divisione del tipo "XCXVII diviso per CCXXIV". Se invece scrivete usando le cifre, allora ci sono delle procedure che si imparano a scuola e che ci portano prima al risultato e poi alla sua convalida con una qualche prova.
Ancora: si possono moltiplicare 3 mele per 4 pere?
E' un'operazione assurda, ma per dirlo bisogna che il mio cervello capisca che quel numero 3 non è moltiplicabile a quel numero 4, il che avviene attraverso l'uso delle parole "mela" e "pera".
E quanto fa "7 giorni + 10 palline"? Ho proprio paura che non lo sapremo mai, in quanto il giorno che lo sapessimo, avremmo anche capito di trovarci in un altro mondo...
Le celle di Excel.
Excel si presenta come un bel quadernone a quadretti, con linee verticali ed orizzontali che, incrociandosi, danno luogo a riquadri, detti celle, in cui noi scriviamo i dati.
Per il funzionamento generale del programma rimando al corso messo in rete dall'istituto Martuscelli di Napoli. http://www.istitutomartuscelli.it/
Quando avremo riempito un certo numero di celle con un certo numero di dati, Excel ci consente di farne delle elaborazioni. Ad esempio, se in una colonna (ma non è nemmeno detto che debbano stare tutti in una sola colonna) ho impostato i valori delle temperature massime nelle città italiane, posso chiedere al programma di ricavarmi la media e di scriverla in una certa cella. Se adesso ci trovassimo nella possibilità di interagire in diretta, io fornirei ad eventuali allievi una cartella di Excel con una colonna di cifre e chiederei loro di impostare la somma.
Ma, truccando le carte, avrei fatto in modo che quella somma risulti sbagliata.
Fatta e rifatta, si vedrebbe che il procedimento ignorerebbe le cifre in terza e in quinta posizione. Come mai proprio quelle due posizioni e sempre quelle?
Il formato delle celle.
Anche Excel, come Word, ha un menu ed, essendo entrambi parte del pacchetto Office come Acces, Power Point, ecc., le barre dei menu si assomigliano maledettamente.
Dunque anche Excel ha un menu/formato.
Peccato che nessuna delle righe della tendina è in comune con Word. Ovvio: Word tratta testo, Excel tratta dati... La prima riga di menu/formato è: "Celle...".
Il formato delle celle.
Se diamo l'invio su questa riga, ci apparirà una finestra di dialogo a più pagine, ma è solo la prima, "generale", ad interessarci in questo discorso.
Con <tab> ci spostiamo di una posizione e andiamo su "categoria", una casella elenco che ci converrà percorrere con le frecce verticali per meglio capire cosa andiamo a fare successivamente. Qui troviamo, per riallacciarci al discorso fatto sopra, le mele, le pere, le ciliege, ecc., ossia l'appartenenza del numero digitato in quella cella che lo identifica con i suoi simili, potremmo dire con linguaggio poco matematico.
Excel vuol sapere (anche se talvolta lo capisce da solo) se una certa sequenza è un numero, una valuta, una data, un codice fiscale, ecc., oppure se è un testo. In questo modo non verranno sommati, ad esempio, dei soldi con dei numeri di telefono...
Avanzando di un passo con <tab> arriviamo a "tipo". Qui non possiamo fare una perquisizione della casella come abbiamo fatto prima, poiché il tipo per Excel rappresenta un sottogruppo della "categoria" e quindi è ad essa congruente.
Esempi:
Nella categoria "numero", "valuta" o "contabilità", tramite il tipo noi scegliamo le cifre decimali che deve contenere. Nelle categorie "data" e "ora" tramite il "tipo" scegliamo alcuni formati specifici (tenere a mente per il discorso del calendario o del diario).
Nella categoria "speciale" troviamo i "tipi" del codice fiscale, del numero di telefono o del codice di avviamento postale.
Credetemi non è una pazzia! Se avrete lavorato bene a questo livello, quando vorrete sommare tutti i valori numerici contenuti in un intervallo di celle, Excel scarterà ore, date, numeri di telefono e quant'altro. E quando vorrete sommare due tempi, avrete che 1.30 x 2 fa 3 e non 2.60.
Diario, registro e calendario.
Immaginiamo di voler impostare tramite Excel un semplice diario, con due colonne, con la data nella prima cella e un'annotazione testuale nella seconda.
Partiamo da quest'ultima che è più semplice. Tra le "categorie" di cui sopra c'era anche "testo", che non si differenzia in "tipi" e che non sarebbe strettamente necessario impostare in quanto, come si diceva, Excel riconosce certe evidenze. E se noi ci mettiamo a scrivere parole, non c'è dubbio che possa trattarsi di calcoli, fossero pure numeri romani... finestrare Ma andiamo nella prima cella del foglio, oppure un po' più sotto se vogliamo usare la prima riga per scrivere un titolo.
Nella prima cella e digitiamo una data nel formato che ci garba; ad es., 1 gennaio 2004. Dando l'invio e tornando sulla cella, ci accorgeremo che Excel ce l'ha scritta in un altro modo. Questo perché lui ha capito senz'altro che si trattava di una data, ma ha impiegato il primo formato che gli veniva comodo.
Certo noi possiamo anche tenerlo per buono, ma se non ci piace, andiamo dove si è visto dianzi e modifichiamo il formato della cella. Verificheremo che il programma si è già collocato nella categoria "data" e saremo noi a cambiare il tipo.
E attenzione ora. Immaginando che la prima cella si trovi in a1 (altrimenti fate voi), selezioniamo in discesa 365 celle quanti sono i giorni di un anno.
Procedere così:
<menu/modifica/vai a> oppure <f5>; nella casella digitare a1:a365 (attenzione al segno di duepunti fra le celle), poi <invio>.
Ci stiamo arrivando.
<Menu/modifica/riempimento, sottomenu/serie>. In pratica i valori nella finestra dovrebbero già andar bene: la data incrementata per unità. Ma state attenti perché c'è anche una cosa carina: l'incremento per giorno feriale, che salta sabati e domeniche.
Diamo l'OK e contempliamo il miracolo.
Una lacuna da colmare.
Quando impostiamo il formato della cella come data, ci rendiamo conto che fra i "tipi" della categoria non si trova un formato del genere "giovedì 9 ottobre 2003", ossia mancano i formati comprendenti il giorno della settimana.
Per fortuna l'ultima "categoria" si chiama "personalizza e da qui noi daremo al programma l'informazione che gli occorre.
Andiamo avanti con <tab> e ci rendiamo conto che le caselle "tipo" qui sono due: la prima è un campo editazione, la seconda una casella elenco. Se nel campo editazione scriviamo: gggg/gg/mmmm/aaaa il risultato sarà:
domenica/01/giugno/2003.
Spiegazione:
4 g = giorno della settimana completo;
3 g = giorno della settimana abbreviato, es. lun mar.
Segue una barra.
2 g = giorno del mese in due cifre.
Segue una barra.
4 m = mese completo;
3 m = mese abbreviato, es. gen feb, ecc.
Segue una barra.
4 a = anno a 4 cifre;
2 a = anno a due cifre.