Istruzioni per l’uso di Dropbox.

La grande utilità e comodità di Dropbox sta nel fatto che, il programma gratuito che scarichiamo, crea una speciale cartella tra quelle dei nostri documenti, sia che stiamo usando MAC, linux o windows. E inserendo i documenti in questa cartella, noi potremo salvarli online, condividerli con altri o con altri nostri computer situati altrove, in ufficio ad esempio. E che ogni cambiamento apportato ad un file in questa cartella verrà automaticamente aggiornato in tutte le cartelle corrispondenti degli altri computer collegati.

Registrazione a Dropbox: basta andare all'indirizzo http://www.Dropbox.com, fornendo la propria e-mail e creando una password. La registrazione è gratuita e dà diritto ad un account Dropbox free da 2gb di spazio online per i nostri file.

Scaricare il programma "client" per il nostro PC: già nella home page del sito di Dropbox troviamo il pulsante "download Dropbox", che ci rimanda ad una pagina che ha già "previsto" il sistema operativo del computer dal quale ci stiamo connettendo, e ci propone diverse versioni del programma, ad esempio per windows 7 oppure per MAC o per la nostra distribuzione linux. Scarichiamolo e installiamolo seguendo le istruzioni.

Lanciare la prima volta il programma Dropbox: una volta installato, "lanciamo", ovvero apriamo il nuovo programma Dropbox dalla lista programmi, assicurandoci prima di essere connessi ad internet. Il programma con pochi passaggi ci chiederà la nostra mail e la password con cui ci eravamo precedentemente registrati, e ci connetterà con il nostro nuovo account sul sito di Dropbox.

Contemporaneamente, creerà una nuova cartella "Dropbox" o "myDropbox" nei nostri documenti, che ritroveremo come qualsiasi altra cartella utilizzando il nostro esplora risorse in windows, o tramite il finder di MAC o ad esempio il file browser nautilus se abbiamo una distribuzione linux basata su gnome, che ha questo programma di default.

La nuova cartella comprenderà altre cartelle preinstallate, come "music", video", e una cartella "public". Vedremo fra poco l'importanza di questa cartella.

Dropbox su un altro computer, ad esempio al lavoro: se vogliamo condividere in maniera sistematica alcuni nostri file con un altro nostro computer o con il PC di qualcun'altro, sul nuovo computer non dovremo far altro che ripetere solo la procedura precedente, ovvero scaricare il programma Dropbox dal sito e, una volta installato, lanciare il programma e inserire i nostri dati. A quel punto anche l'altro computer presenterà delle cartelle analoghe a quelle del primo computer, con lo stesso contenuto. Questa procedura può essere ripetuta quante volte vogliamo su differenti computer.

Usando Dropbox dalla interfaccia web, raggiungibile sempre dalla pagina http://www.Dropbox.com, possiamo aggiungere il nuovo computer collegandolo al nostro account Dropbox (cliccare su "account" e poi andare nella scheda "my computer").

Gestire la cartella public: la cartella "public" è una cartella particolare: tutto quello che inseriamo nella cartella può essere "segnalato" ad un'altra persona, che può scaricarlo direttamente, senza vedere tutto il contenuto della cartella.

Per condividere in questo modo un file, dobbiamo andare nella cartella public sul nostro computer, e cliccare col tasto applicazione sul file: nel menù contestuale che si apre, troveremo una voce "Dropbox", e da questa possiamo scegliere ulteriormente la voce "copy public link". Clicchiamoci, e poi incolliamo ad esempio su un file di testo in una mail; verrà incollato un link, che possiamo spedire a chi vogliamo. Chi lo riceve, essendo connesso a internet, cliccherà sul link e si troverà immediatamente la finestra di download del nostro file.

Gestire le altre cartelle e condividerle: le altre cartelle sono visibili solo a noi. Possiamo cancellarle, modificarle, o crearne di nuove. Se vogliamo condividere una cartella, anche nuova e creata da noi, con un'altra persona, possiamo cliccarci sopra con il tasto applicazione, scegliere "Dropbox", e poi scegliere ancora "sharing options". Cliccando, si aprirà nel nostro browser (se siamo connessi ovviamente) una pagina dove potremo inserire la mail di chi vogliamo far accedere costantemente alla cartella. La persona riceverà automaticamente un avviso mail, accettando il quale avrà il permesso di accedere alla cartella dal web (anche se non ha Dropbox). Se poi installerà Dropbox, avrà la cartella automaticamente nella sua personale cartella Dropbox nel proprio computer.

Se non vorremo più condividere la cartella, o avremo finito la collaborazione con la persona, potremo rimuovere la cartella (sparirà anche dal computer dell'altra persona) oppure rifare la procedura (sharing options) e eliminare dalla condivisione la persona interessata.

Possiamo condividere una cartella con quante persone vogliamo, senza limite di numero, basta che abbiano un indirizzo mail.

Le cartelle diverse da quella public, che non condividiamo con nessun altro, saranno accessibili esclusivamente da noi.

File sempre sincronizzati tra i nostri computer: una volta aggiunti diversi nostri computer, per esempio casa e lavoro, qualsiasi modifica faremo sulla cartella Dropbox di uno di essi si trasferirà in tempo "reale" (ovvero il tempo di trasferire/aggiornare i dati via internet) a tutti gli altri. Non avremo più bisogno di trasportare in chiavette usb i file, copiarli, incollarli, verificare le versioni aggiornate. Tutto è già sincronizzato.

Backup dei nostri dati online: tutto quello che è presente nella cartella Dropbox del nostro computer è anche "stoccato" online sui server di Dropbox, con delle procedure di sicurezza che li proteggono da accessi indiscreti, e sono recuperabili quando vogliamo via internet collegandosi al sito Dropbox e inserendo la nostra mail e la nostra password. In caso di perdita di dati sui nostri computer locali, potremo recuperare i dati online senza problema.

Anche le versioni precedenti dei file, prima delle ultime modifiche effettuate, sono disponibili ancora per 30 giorni sui server di Dropbox.

Tutte le stesse operazioni sono effettuabili online da qualsiasi computer connesso: tutto quello che è stato descritto fin qui può essere fatto online da qualsiasi computer, anche se non ha installato il programma "client" di Dropbox, basta appunto accedere al sito inserendo le nostre credenziali e operando su file e cartelle.

Dalla stessa interfaccia online possiamo modificare le caratteristiche del nostro account, aggiungere o "scollegare" altri computer, verificare le ultime operazioni compiute sui file (da noi, ma anche dagli altri con cui condividiamo cartelle), e anche invitare altri ad utilizzare Dropbox.

Aumentare il proprio spazio a disposizione, sempre gratuitamente: inviando dalla interfaccia online di Dropbox ad altre persone un invito a provare e utilizzare il software, Dropbox regala per ogni persona che poi effettivamente installa su almeno un computer il programma ben 250 mb di spazio extra. Sia a voi che alla persona che installa Dropbox. Sia voi che i vostri amici potete cumulare questo spazio extra fino a raggiungere un massimo di 8gb di spazio, per un account gratuito.

Se invece avete bisogno di più spazio per scambiare grandi file, archiviare molto materiale o fare grandi backup dei vostri dati (file di testo, file audio, video e quant'altro), potete sottoscrivere gli abbonamenti per 50gb o 100gb, tutto sommato abbastanza economici per chi ne debba fare un uso professionale.