ECDL 4-8.
Di Giuseppe Servidio
Modulo 4 lezione 8. Lavorare su righe e colonne Vediamo ora come si comporta Excel per quanto riguarda l'aggiustamento delle formule quando vengono inserite nuove righe o colonne. Ripuliamo il nostro foglio dai dati che abbiamo scritto finora: vogliamo immetterne di nuovi e quindi ricominceremo, per così dire, da capo. Selezioniamo allora le celle dalla A1 alla G9 e premiamo CANC per cancellare il loro contenuto. Ricordo la procedura di selezione: con CTRL + HOME si va all'inizio del foglio; poi, tenendo premuto MAIUSCOLO, spostarsi con freccia destra fino alla cella G1 e con freccia giù fino a G9. Se tutto è andato bene, non dovremmo più avere, nel foglio attivo, celle che contengono dati. Il nostro ausilio ha sicuramente un comando breve che ci consente di fare questa verifica. Iniziamo ora a riempire il nostro foglio. Posizioniamoci su B2 e scriviamo 23; in C2 scriviamo 11; in D2 scriviamo 5; in E2 scriviamo 8; In F2, infine, 72. OK. Se tutto è andato bene, abbiamo riempito le celle dalla B2 alla F2. Nella cella G2 vogliamo inserire la formula che somma tutte le celle appena scritte. Ecco che ci torna utile la modalità che ho spiegato; sarebbe lungo, infatti, scrivere i nomi di tutte le celle. Immettiamo quindi quanto segue: = somma(B2:F2). Premendo INVIO e controllando il risultato di G2, vi troveremo 119. Supponiamo ora di inserire una nuova colonna tra la D e la E. Posizioniamoci allora sulla cella E2, richiamiamo il menù "Inserisci" e da qui la scelta "Colonne". Noteremo che adesso la nostra formula di somma si trova non più nella cella G2, ma nella H2. Nonostante questo, però, il totale non è cambiato: è sempre 119. Vediamo allora cosa contiene la barra della formula. Chiediamo al nostro ausilio di leggerla; vi troveremo = somma(B2:G2). Excel quindi ha "aggiustato" la formula rendendola congruente con l'inserimento della nuova colonna. La stessa cosa, naturalmente, vale anche per le righe. Proviamo ora ad eliminare la colonna che abbiamo inserito per prova. Posizioniamoci allora su una qualsiasi cella della colonna E, ad esempio E2 e selezioniamola: ricordo che per farlo puossiamo premere CTRL + SPAZIO; poi richiamare il menù "Modifica" e premiamo INVIO sulla scelta "Elimina". La colonna E, che era vuota, sparirà e tutto tornerà come prima: compresa la formula! Controllare tutto questo prima di proseguire. Abbiamo detto che la situazione è identica per quanto riguarda righe e colonne; ma le cose cambiano se invece inseriamo, in un dato punto del foglio, una cella. Proviamo subito. Posizioniamoci su G1, poi richiamiamo il menù "Inserisci" e premiamo INVIO sulla scelta "Celle". Dato che stiamo inserendo una sola cella, Excel chiede cosa deve accadere alle celle intorno. Per questo fa comparire una finestra di dialogo con tanti elementi tra cui è possibile scegliere: "Sposta le celle a destra", "Sposta le celle in basso", "Riga intera", "Colonna intera". Excel propone la scelta "Sposta le celle in basso", e noi accettiamo il consiglio. Premere pure INVIO per confermare. Controllando ora ciò che è avvenuto: la somma si è spostata in basso, come avevamo chiesto, e cioè in G3, ma il contenuto è sempre uguale, 119. Controllando anche la barra della formula. Vedremo che essa è rimasta uguale: infatti non sono cambiati gli addendi della somma, ma solo il posizionamento della cella in cui essa compare; quindi Excel non ha avuto bisogno di aggiungervi nessun adattamento. E' possibile modificare la dimensione di celle, righe e colonne in funzione dei dati che vi sono contenuti. All'apertura di Excel, esse hanno, infatti, una larghezza e un'altezza standard. Ad esempio potremmo aver bisogno di allargare una colonna perché siano visibili dei testi o dei numeri di cui altrimenti si vedrebbe soltanto una parte. L’ausilio è sicuramente in grado di leggerli anche se non sono visibili, ma bisogna sempre pensare al fatto che noi non vedenti dobbiamo essere in grado di lavorare con chiunque e di conoscere tutte le possibilità offerte dal programma. Fare quindi sempre molta attenzione alla dimensione delle righe e delle colonne che compongono i nostri fogli. Proviamo allora a modificare le dimensioni di alcune colonne. Selezioniamo le colonne dalla B alla G. Ricordo di posizionarsi per prima cosa su una cella della colonna B e di selezionarla con CTRL + SPAZIO; poi, premendo MAIUSCOLO + FRECCIA DESTRA, continuare la selezione fino alla G. Richiamare poi, con ALT + O il menù "Formato" e scegliere "Colonna". Nel sottomenù che compare, scegliere "Larghezza". Vi troveremo anche "Adatta", "Nascondi", "Scopri", "Larghezza standard". Nella finestra di dialogo che compare, intitolata "Larghezza colonne" è possibile modificare la larghezza scrivendo direttamente un altro valore: infatti la scritta è selezionata e verrà sostituita con quanto si immetterà. Al posto di 8,43 scriviamo 10 e premiamo INVIO. Le colonne si allargano di quanto abbiamo richiesto. Per riportarle alla larghezza precedente, ripetiamo la procedura e immettiamo 8,43 nel campo di editazione. Se invece usiamo la scelta "Larghezza standard", definiremo la larghezza standard delle colonne che abbiamo selezionato. Un'altra scelta molto importante di quel menù è "Adatta", soprattutto se si vuole tenere la larghezza minima necessaria. Questa funzione, infatti, adatta la larghezza delle colonne in modo che esse siano appena più larghe del dato più grande che contengono; si risparmia spazio, quindi, lasciando però il foglio impostato correttamente. Facciamo una prova anche per questo. Selezioniamo la colonna C e scegliamo "Adatta" dal menù "Formato", sottomenù "Colonna". Noteremo, andando a controllare la larghezza, sempre nel menù "Formato", sottomenù "Colonna", che essa si è ridotta di molto: è diventata 2.29 cm. perché Excel ha ridimensionato lo spazio della colonna, adattandolo al valore 11, unico dato in essa presente. Per quanto riguarda le righe, nel menù "Formato" esiste sempre la funzione "Adatta", ma invece che "Larghezza" possiamo vedere "Altezza". Il procedimento però è identico.
Giuseppe Servidio
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