ECDL 3-8.
Di Giuseppe Servidio
Modulo 3, lezione 08. Word: altre funzionalità della formattazione Benissimo! Sono sicuro che ormai sarai capace di eseguire le cose che abbiamo visto finora senza problemi, e quindi possiamo proseguire. Se non lo hai già fatto, chiudi con ESC la finestra "Carattere" per scrivere qualcos'altro. Portati alla fine del documento e premi INVIO per iniziare un nuovo paragrafo. L'ultima riga del nostro documento ha una formattazione particolare: abbiamo modificato il carattere e lo stile. Come ho detto, se non viene specificato altrimenti, Word attribuirà le stesse caratteristiche anche ai paragrafi successivi. Per questo riporta lo stile e il tipo di carattere alle impostazioni, ad esempio, della prima riga del testo, che dovrebbero essere quelle standard nel tuo computer. Poi, scrivi: "Questo secondo paragrafo mi serve per fare delle prove". Premi ancora INVIO. Scrivi "Prima parte" e premi INVIO; "Seconda parte" e premi INVIO; "Terza parte" e premi INVIO. Ecco fatto! Abbiamo creato alcuni paragrafi. Come abbiamo già visto, è possibile attribuire ad ognuno di essi caratteristiche diverse. Proviamo subito. Seleziona il paragrafo "Prima parte" e richiama, dal menù "Formato", la scelta "Paragrafo" di cui abbiamo già parlato. Abbiamo già esaminato la finestra di dialogo multipagina che compare, ma riprendiamola ancora. Essa contiene due schede: "Rientri e spaziatura" e "Distribuzione testo". Esaminiamo per prima "Rientri e spaziatura". Il primo gruppo di scelte riguarda l'allineamento del testo. Esso può essere allineato a sinistra, a destra, centrato o giustificato. Giustificato è un allineamento particolare che pone il testo allineato sia a sinistra che a destra rispetto ai margini, rendendolo più gradevole, senza sporgenze dovute a parole che terminano prima o iniziano dopo nelle righe, che quindi hanno la stessa lunghezza. Per ora scegliamo "Allineamento a sinistra" che del resto dovrebbe essere già selezionato. Proseguendo con TAB, troverai "Livello struttura". Dovrebbe essere selezionato "Corpo del testo", ma potresti selezionare "Livello 1", 2 E così via, se volessi organizzare il testo su vari livelli per strutturare il tuo documento. Proseguendo con TAB, perveniamo in un riquadro dedicato ai rientri. I primi due campi permettono di rientrare il testo rispettivamente "A sinistra", e "A destra". Dovrebbero essere impostati a zero, ma con le frecce potrai modificare questo valore di un millimetro alla volta. Il rientro successivo è "Speciale". Al momento dovrebbe essere impostato "Nessuno", ma troverai anche "Prima riga" e "Sporgente". Come già detto, è possibile, non in un paragrafo come questo che comprende soltanto una riga, ma in paragrafi più lunghi, impostare un rientro solo per la prima riga, oppure farla iniziare un po' sporgente rispetto al resto. Potrai immettere o modificare con le frecce questi valori nella casella successiva. Proseguendo sempre con TAB, ci portiamo nel riquadro relativo alle spaziature. Come già accennato, potremmo definire una spaziatura prima del paragrafo (è il primo campo su cui ti trovi) e una spaziatura dopo il paragrafo, che è il campo successivo. Con FRECCIA SU posizionati su "Spaziatura prima" e impostala a sei punti. L'interlinea, che è il campo che segue, è impostata a "Singola", ma potremmo anche avere 1,5, "Doppia", "Minima", "Esatta" e "Multipla". Abbiamo finito di esaminare l'etichetta "Rientri e spaziature" modificando soltanto un valore, per impostare uno spazio di sei punti tra il paragrafo precedente e quello che attualmente abbiamo selezionato. Posizionati quindi su OK e premi INVIO: infatti si è creato un piccolo spazio tra questo paragrafo e il paragrafo precedente. Abbiamo verificato in pratica quanto ti avevo già accennato nella lezione precedente, e cioè la possibilità di gestire, per un singolo paragrafo, caratteristiche di allineamento e spaziatura. Seleziona ancora "Prima parte", richiama il menù "Formato" e quindi la scelta "Paragrafo". Seleziona ora la scheda "Distribuzione testo". Il primo riquadro è relativo all'impaginazione e contiene alcune caselle di controllo: "Controlla righe isolate" che dovrebbe essere attivata; le altre sono: "Mantieni assieme le righe", "Mantieni con il successivo" e "Anteponi interruzione". Esse servono ad evitare di separare le righe di un paragrafo quando si gestisce il salto pagina, e in particolare ad evitare che l'ultima riga di un paragrafo termini nella pagina successiva. Altre due caselle di controllo consentono di omettere o meno i numeri di riga, e di sillabare e non sillabare. Il pulsante "Anteprima" consente di vedere i risultati delle scelte effettuate. E' presente anche il pulsante "Tabulazioni" di cui qui non parlerò perché nelle lezioni precedenti ti avevo già mostrato come usarlo. In questa finestra non faremo modifiche, e per questo puoi premere il pulsante "Annulla". Benissimo. Per quanto riguarda la formattazione, abbiamo detto molte cose, e quindi possiamo ritenerci soddisfatti. Portati ancora alla fine del documento, premi INVIO e scrivi: "Il paragrafo che stiamo per comporre deve essere tanto lungo da andare a capo e finire con una parte delle parole che lo compongono, in una seconda riga". Come avevamo già visto nella lezione precedente, Word ha deciso autonomamente quando andare a capo. E infatti una parte del paragrafo, come volevamo, continua nella seconda riga. Seleziona ora il paragrafo: posizionati all'inizio della prima delle due righe e, tenendo premuto MAIUSC, usa freccia giù finché entrambe le righe non saranno selezionate. Richiama poi, dal menù "Formato", la scelta "Paragrafo"; seleziona l'etichetta "Rientri e spaziature" e, nel gruppo di scelte relative all'allineamento, scegli "Giustifica". Conferma poi con OK. Noterai che l'ultima riga è occupata per intero. Hai visto nella pratica come può cambiare un paragrafo modificando soltanto l'allineamento? Quando un paragrafo è giustificato, però, è consigliabile utilizzare anche la sillabazione automatica: infatti, se una parola è molto lunga e deve essere portata a capo, gli spazi tra le parole nella riga aumentano, per ottenere la giustificazione. Vediamo allora come ottenere questo risultato che migliorerà molto l'estetica di un documento giustificato. Richiama il menù "Strumenti" (puoi farlo anche direttamente tramite la combinazione di tasti ALT + S); premi poi INVIO su "Lingua"; infine, nel sottomenù che si apre, scegli "Sillabazione". Compare la finestra di dialogo "Sillabazione". Sono presenti due caselle di controllo: la prima, disattivata, "Sillaba automaticamente il documento", la seconda, attivata, "Sillaba parole maiuscole". Proseguendo con TAB, troverai l'area di sillabazione che può essere variata con le frecce: tanto maggiore è l'area di sillabazione, tanto più irregolare sarà il margine destro e minore il numero di parole sillabate. Viceversa, se l'area di sillabazione è più ristretta, il margine destro sarà più regolare ma saranno più numerose le parole sillabate. L'impostazione è 0,5 centimetri. Di seguito troverai l'impostazione del numero di righe su cui è possibile introdurre la sillabazione: l'impostazione proposta è "Massimo". Questo impedisce di continuare la sillabazione una volta raggiunto il numero indicato. Ti consiglio però di lasciare impostato il valore massimo, come proposto. Posizionati su "Sillaba automaticamente il documento" e premi spazio per attivare la casella di controllo. Poi, premi INVIO sul pulsante OK. La nostra richiesta non ha dato alcun effetto: infatti la prima parola della seconda riga è "con" che, ovviamente, non è divisibile. Modifica allora lultima parola della prima riga: sostituisci "finire" con "trasferirsi". Noterai che questa parola è stata sillabata; infatti, nella prima riga viene scritto "trasfe-", mentre nella seconda viene riportato il resto della parola. Se non avessimo attivato questa opzione, la prima riga sarebbe stata più corta perché "trasferirsi" è una parola molto lunga. Dato che la sillabazione si applica all'intero documento, e non soltanto al paragrafo selezionato, otterremo un documento che, nei paragrafi giustificati, sarà molto più gradevole ed esteticamente molto più bello. A volte può essere necessario far rientrare un paragrafo rispetto al resto del documento; o perché si tratta di una citazione (in questo caso ti consiglio anche di metterla in corsivo), o per altri motivi. Abbiamo già visto i rientri nella scelta "Paragrafo" del menù "Formato". I pulsanti "Aumenta rientro" e "Diminuisci rientro" sono presenti anche nella barra degli strumenti di formattazione, ma richiamiamo la finestra che già conosciamo. Seleziona prima di tutto l'ultimo paragrafo del nostro documento. Poi, nella finestra "Formato paragrafo" posizionati con TAB su "Rientro sinistro" e, con freccia su, aumentalo a 0,5 centimetri; infine, conferma con OK. Noterai, e anche il tuo ausilio dovrebbe avvertirti di questo, che le ultime due righe iniziano circa mezzo centimetro più a destra rispetto a tutto il testo, e che è cambiata anche la sillabazione, perché è diminuito lo spazio riservato al testo. Infatti nella prima riga è scritto soltanto "tra-", mentre il resto della parola "trasferirsi" è riportato a capo. Non deselezionare questo paragrafo, e se lo hai deselezionato riselezionalo, perché voglio mostrarti come si usa l'interlinea. E' proprio come quella di una macchina da scrivere. Richiama ancora dal menù "Formato" la scelta "Paragrafo" e, tramite TAB, portati su "Interlinea". Impostala a 1,5 e conferma con OK. Noterai che le due righe del paragrafo sono meno fitte, nel senso che hanno più spazio tra l'una e l'altra. Come ti accennavo, usa preferibilmente l'interlinea semplice o a 1,5. Non usarne altre, perché le spaziature tra le righe sarebbero troppo grandi. Potresti impostarla diversamente soltanto nel caso di documenti da stampare su fogli con righe già impostate con determinate spaziature. Un'altra funzione abbastanza importante è "Copia formato". Essa consente di trasferire le impostazioni di formato definite per un dato paragrafo, ad altri paragrafi. Questa funzione si rivela molto utile soprattutto quando le impostazioni sono molto complesse e hanno richiesto molto tempo per la loro definizione. Proviamo subito ad utilizzarla. Seleziona il paragrafo che avevamo messo in corsivo sottolineato: "Sto facendo una modifica"; poi, immetti la combinazione di tasti CTRL+MAIUSC+C. Essa porterà negli appunti di Windows non il testo del paragrafo selezionato, ma soltanto i dati relativi al suo formato. Voglio fare una precisazione a proposito di questo comando: e' possibile che il tuo ausilio non lo esegua correttamente, perché esso potrebbe associare a questa combinazione di tasti un'altra funzione. Per questo, prima di immettere CTRL+MAIUSC+C, digita il comando che richiede al tuo ausilio di passare a Word la combinazione di tasti che immetterai. Non posso dirti quale sia, perché non so quale ausilio tu stia utilizzando, ma se non la conosci, ricorri all'aiuto relativo al tuo screen reader e scorrilo finché non la troverai. Se il comando è stato eseguito correttamente, dovresti aver portato negli appunti di Windows le informazioni relative al formato del paragrafo selezionato. Portati poi sul paragrafo "Seconda parte" a cui vogliamo dare le stesse caratteristiche di formattazione e selezionalo. Ora, digita la combinazione di tasti CTRL+MAIUSC+V per incollare le informazioni sul formato nel paragrafo attualmente selezionato. Anche per questo comando valgono le precisazioni che ti ho descritto prima. Controlla col tuo ausilio e noterai che anch'esso è stato messo in corsivo sottolineato. Vediamo in pratica come cambiano le cose quando si modificano le tabulazioni. Ti avevo detto nella lezione precedente che è possibile specificare di quanto si sposterà il testo ogni volta che premeremo TAB, e ti avevo mostrato dove andare ad effettuare la modifica per impostare nuovi valori. Eseguiamo ora insieme questa operazione. Portati alla fine del documento, premi INVIO per creare un nuovo paragrafo, e premi una volta TAB; poi scrivi "1". Vai poi nella scelta "Paragrafo" del menù "Formato". Seleziona l'etichetta "Distribuzione testo" e, spostandoti con TAB o direttamente con ALT + T, portati sul pulsante "Tabulazioni" e premi INVIO. Si apre la finestra di dialogo "Tabulazioni". Usando TAB, spostati su "Tabulazioni predefinite" il cui valore ora dovrebbe essere di 1,25 centimetri. Scrivi invece 3 cm. E premi INVIO su OK. Noterai che il numero 1 che prima si trovava a 1,25 centimetri si è spostato ulteriormente a destra e si trova ora a 3 centimetri. Questo è successo perché abbiamo modificato il valore predefinito della tabulazione. Se premi ancora TAB e scrivi "2", noterai che esso si trova a 6 centimetri dal margine sinistro, e così via. Vediamo un altro uso, molto personalizzato, delle tabulazioni. Richiama ancora la scelta "Paragrafo" dal menù "Formato" e, dopo aver selezionato l'etichetta "Distribuzione testo", premi INVIO sul pulsante "Tabulazioni". Nel primo campo, "Posizione", scrivi "2" e premi INVIO su "Imposta". Ti troverai ancora posizionato su "Posizione" dove scriverai, ad esempio, "5". Premi ancora INVIO su "Imposta". Infine, sempre in "Posizione", scrivi "10" e ancora INVIO su "Imposta". Chiudi la finestra con OK. Nel documento crea un'altra nuova riga ; premi TAB e scrivi "1"; premi ancora TAB e scrivi "2", poi premilo ancora una volta e scrivi "3". Notiamo che il numero 1 si trova a due centimetri dal margine, il 2 a 5, mentre il 3 a 10. Il campo "Posizione", quindi, permette di impostare la tabulazione in modo che essa non faccia spostare il testo sempre dello stesso numero di centimetri, ma di un numero variabile in funzione di quanto noi stessi abbiamo richiesto. Proviamo ora a cancellare una delle tre tabulazioni che abbiamo impostato. Torna nel menù "Formato", "Paragrafo", "Tabulazioni", e posizionati sull'elenco delle tabulazioni, e precisamente sul "5". Elimina con ALT + L questa impostazione e conferma con OK. Se scriverai ancora la serie dei tre numeri separati da TAB, noterai che il primo si trova a 2 centimetri dal margine, il secondo non è più a 5, ma direttamente a 10, perché l'impostazione successiva è a 10. Come hai visto, è possibile ottenere molte cose tramite diverse impostazioni delle tabulazioni. Vedrai però che, quando parleremo della gestione delle tabelle, troverai molto più controllabile questa modalità rispetto a quella delle tabulazioni. Devi però conoscerle entrambe, e usarle quando lo ritieni più consono a quanto stai facendo. Parliamo ora della creazione dei bordi. E' possibile evidenziare un paragrafo, o addirittura un'intera pagina tramite l'inserimento di un bordo. Vediamo come possiamo gestirlo. Seleziona il paragrafo "Questo paragrafo mi serve per fare delle prove". Richiama la scelta "Bordi e sfondo" dal menù "Formato". Compare una finestra multipagina con tre schede: "Bordi", "Bordo pagina" e "Sfondo". Seleziona per prima la scheda "Bordi". La prima scelta è "Predefiniti". Dovrebbe essere impostato a "Nessuno", ma se usi freccia giù, troverai "Riquadro", "Ombreggiatura", "3D" e "Personalizzato". Posizionati su "Riquadro" perché vogliamo scegliere questo. Passa con TAB allo stile. Esso può essere continuo, puntinato o con dei trattini. Scegli quest'ultimo. Continuando con TAB, ti posizionerai su "Colore" che dovrebbe essere impostato ad automatico. Con freccia giù, scegli rosso brillante e premi INVIO per confermare. Proseguendo ancora, ti posizionerai su "Spessore": esso è impostato a 0,5 punti; scegli 1,5. A questo punto puoi posizionarti su OK e premere INVIO. Noterai, e anche il tuo ausilio ti avvertirà di questo, che il paragrafo è completamente circondato da un rettangolo rosso tratteggiato. Esaminiamo ora la scheda "Bordo pagina" della finestra "Bordi e sfondo". Richiamala pure, utilizzando sempre il menù "Formato". La finestra associata a questa etichetta, noterai, è uguale a quella che definisce i bordi. Nel gruppo di scelte dei bordi predefiniti, scegli questa volta "3D"; per quanto riguarda lo stile, posizionati su "Continuo", e nel menù dei colori, scegli blù elettrico; per quanto riguarda lo spessore, scegli 1,5 punti. Conferma ora con OK, e noterai che l'intera pagina è circondata da un riquadro blù molto evidente e molto spesso. Hai visto che non è difficile impostare dei bordi per delimitare ed evidenziare meglio una pagina o un paragrafo? Ti consiglio però di essere molto attento nell'uso di queste possibilità, soprattutto per quanto riguarda stile e colore: infatti, il rischio è sempre quello di appesantire troppo il documento, dando troppa importanza al contenitore rispetto al contenuto. Controlla sempre, quindi, l'effetto di quanto hai deciso, cercando di mantenere sempre un equilibrio tra forma e sostanza. Parliamo ora di come Word permette di gestire gli elenchi, che nei documenti sono molto usati e molto importanti. Per definire un elenco bisogna, prima di tutto, selezionare i paragrafi a cui si vuole applicare il numero o la lettera che definirà l'elenco. Noi abbiamo preparato tre paragrafi che serviranno a questo: "Prima parte", "Seconda parte" e "Terza parte". Seleziona allora questi tre paragrafi; poi richiama, sempre dal menù "Formato", la scelta "Elenchi puntati e numerati". Compare una finestra di dialogo multipagina che contiene tre schede: "Punti elenco", "Numeri o lettere" e "Struttura". Controlla che sia selezionata "Punti elenco". Prima ti descriverò la finestra così come si vede, e poi ti dirò come scegliere i punti tramite la tastiera. La finestra è divisa in otto riquadri, ognuno dei quali mostra, prima di ogni riga, un diverso tipo di punti elenco. I riquadri sono posti su due file, ognuna di quattro. Il primo è tutto bianco e contiene l'indicazione "Nessuno". Il secondo mostra dei punti neri ed evidenti accanto alle righe; il terzo dei rombi, il quarto dei quadretti, il quinto delle linee, il sesto dei fiori con quattro petali, il settimo delle frecce che puntano verso destra, l'ultimo dei segni di spunta. Il tuo ausilio dovrebbe essere in grado di leggere i nomi dei vari tipi di punti elenco che potrai raggiungere usando le quattro frecce. Posizionati sul tipo che è contrassegnato dai segni di spunta. Conferma con OK e noterai che ognuno dei tre paragrafi selezionati è contrassegnato da un punto elenco e che il testo è stato spostato a destra. Richiama ancora, dal menù "Formato", la scelta "Elenchi puntati e numerati"; questa volta seleziona "Nessuno" e poi premi OK per confermare. Noterai che i punti elenco sono spariti dai paragrafi che hanno assunto l'aspetto che avevano in precedenza. Benissimo. Vogliamo sperimentare ora quanto è possibile scegliere selezionando l'etichetta "Numeri o lettere". Portati sempre nella finestra "Elenchi puntati e numerati" e controlla che sia selezionata la scheda "Numeri o lettere". La forma della finestra è uguale a quella che ti ho descritto in precedenza. Anche qui è presente la scelta "Nessuno"; inoltre potrai scegliere: numeri seguiti da un punto; numeri seguiti da una chiusa parentesi tonda; numeri seguiti da una chiusa parentesi tonda, in grassetto; numeri romani seguiti da una chiusa parentesi tonda; lettere seguite da una chiusa parentesi tonda. Scegli i numeri romani e premi OK per confermare. Nota che i tre paragrafi sono ora preceduti da numeri romani. Togli pure questo tipo di punti elenco e riportalo a "Nessuno". La scheda "Struttura" serve a gestire testi più complessi, in cui siano presenti degli elenchi, per così dire, nidificati. Un elemento dell'elenco potrebbe avere, al suo interno, un altro elenco, e il primo elemento del sottoelenco potrebbe contenerne un altro e così via. Potrai esaminare da solo questa scheda e fare delle prove per verificare gli effetti delle impostazioni in un documento più lungo e complesso.
Giuseppe Servidio
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