ECDL 4-1.
Di Giuseppe Servidio
Modulo 4 lezione 1 Primi passi con il foglio elettronico Salve, siamo ancora qui per affrontare un altro interessante modulo dell'ECDL. Anche qui, come negli altri, cercherò di fornire tutti gli strumenti perché chi decida di fare gli esami per la patente europea, possa affrontare con successo la prova. Vi insegnerò quindi non proprio tutto ciò che riguarda la gestione del foglio di calcolo, argomento di questo modulo, ma almeno tutto quanto è richiesto dal Syllabus, il documento che spiega tutto ciò che bisogna sapere per affrontare l'esame su un dato modulo. Intendo dire che ci saranno ancora molte altre cose relative ad Excel da imparare, alla fine di questo corso, ma sicuramente conosceremo a livello di base tutto ciò che con esso si può fare. Allora, incomiciamo e buon lavoro! Iniziamo subito col dire a cosa serve Microsoft Excel. Esso è un programma, che fa parte del pacchetto Office, capace di gestire fogli di calcolo. In questo corso faremo riferimento alla versione 97 perché, come per gli altri programmi di questo corso, la si considera ancora la versione più diffusa. Un foglio di calcolo è un insieme di righe e colonne che, nel loro punto di intersezione, formano una cella. In ogni cella, caratterizzata dall'identificativo della colonna e della riga, è possibile scrivere numeri, testo o formule. Un foglio di calcolo può ricordare il gioco della battaglia navale. L'identificazione delle colonne viene data da lettere, mentre quella delle righe è data da numeri. La cella A1, ad esempio, si trova nell'intersezione della colonna A, la prima a sinistra, con la riga 1, la prima in alto. La potenza di un foglio di calcolo elettronico è data dal fatto che, se vengono modificati i dati che fanno parte di una formula, anche il risultato si modifica. Questo permette di ottenere dati sempre aggiornati da un lato, e dall'altro di organizzare delle comodissime simulazioni. La progettazione e la costruzione dei dati, quindi, sono contenute entrambe nel foglio. Si parla in questi casi di tecnica "what you see is what you get", cioè ciò che vedi è ciò che effettivamente ottieni. Ogni documento di Excel viene definito come cartella di lavoro. Esso infatti può contenere più di un foglio di lavoro, come un documento Word può essere costituito da più pagine e una presentazione di Powerpoint da più diapositive. Ma apriamo subito Excel per iniziare a familiarizzare, come sempre, con la finestra principale del programma. Vi elencherò i modi più diffusi per farlo, ma utilizzeremo l'ultimo elencato, come il più classico e standard. Se è presente un'icona di Microsoft Excel sul desktop del nostro PC, si puo ridurre ad icona tutte le eventuali applicazioni che hai aperto, poi cercare Microsoft Excel o usando le frecce o battendo "M" finché non ci si posizionerà su di essa, infine premere INVIO. Se è stato associato al programma un tasto di scelta rapida, basterà premere quella sequenza di tasti in qualsiasi punto ci si trovi ed Excel verrà richiamato. Infine la scelta classica, quella che abbiamo già visto in altri moduli: tramite il tasto di Avvio di Windows si richiama il menù Start, poi usando le frecce o la lettera P localizza "programmi", apriamolo con INVIO, e infine, o tramite le frecce o battendo tante volte M, troviamo Microsoft Excel e premiamo INVIO per aprirlo. Compare a questo punto la finestra principale di Microsoft Excel. Ve la descrivo, come sempre, e poi la esplorerete con calma utilizzando il proprio ausilio. Nella prima riga c'è la barra del titolo: "Microsoft Excel Cartel1". Quando avremo sullo schermo una cartella di lavoro con un nome, al posto di "Cartel1" esso verrà indicato. Subito a destra del titolo, sempre nella stessa riga, troviamo tre pulsanti: "Riduci ad icona", contrassegnato dal quadrettino con una lineetta in basso, "Ingrandisci", caratterizzato dai due quadretti parzialmente sovrapposti, e "Chiudi", caratterizzato dalla X, per chiudere il programma. Subito sotto, compare la barra dei menu che mostra le scelte disponibili. Proviamo a leggerli da sinistra: il primo è "File", con la F sottolineata per indicare che ALT + F ce lo farà aprire, il secondo è "Modifica", con la M sottolineata, quindi ALT + M è il comando per aprirlo, il terzo è "Visualizza", ALT + V, il quarto è "Inserisci", ALT + I, il quinto è "Formato", ALT + O, il sesto è "Strumenti", ALT + S, il settimo è "Dati", ALT + D, l'ultimo è"?", che si apre con ALT + ?. Sulla destra di questa stessa riga sono ripetuti i tre pulsanti indicati sopra: "Riduci ad icona", "Ingrandisci" e "Chiudi". Essi però non riguardano il programma, ma la cartella di lavoro su cui si sta lavorando. Potremmo, ad esempio, decidere di chiudere una cartella di lavoro ma di continuare a lavorare con Excel. Non useremo mai, però, questi pulsanti, perché nei menù troveremo sia il comando per uscire da Excel, sia quello per chiudere una cartella di lavoro. Di seguito, possono essere visibili una o più barre degli strumenti. Come in altri casi, esse possono essere attivate o disattivate, a piacere, dal menù "Visualizza", attivabile con la combinazione di tasti ALT + V, scelta "Barre degli strumenti". Normalmente dovrebbero essere attivate la barra dei pulsanti standard e quella di formattazione. Elenco quelle che potresti attivare: casella degli strumenti, dati esterni, disegno, grafico, immagini, moduli ecc. Teniamo presente che useremo poco anche queste: infatti le barre degli strumenti raccolgono le scelte che vengono utilizzate più spesso, ma esse sono reperibili anche nei menù. Dico però come raggiungerle, nel caso servissero. Usiamo il tasto ALT per portarci nella barra dei menù, poi CTRL + TAB per visualizzare il primo pulsante della prima barra degli strumenti. Usiamo freccia sinistra o destra o TAB e MAIUSC + TAB per scorrere tra i pulsanti. Ancora CTRL + TAB per passare alla seconda, eventuale barra degli strumenti. Se non è attivata, si tornera alla barra dei menù. E' anche possibile personalizzare le barre degli strumenti, inserendo o eliminando delle scelte, in funzione di quanto ognuno desidera: se, ad esempio, si verifica che non viene mai usato un pulsante presente nella barra di formattazione ma che se ne usa spessissimo un altro che non vi è indicato, basta aggiungerlo ed eliminare quello che non si usa. Ripeto: noi non abbiamo bisogno di utilizzare la funzione di personalizzazione perché troveremo tutti i comandi che ci servono nei menù. Al di sotto delle barre degli strumenti è presente la barra della formula. In questo momento essa è vuota, nel senso che contiene soltanto il riferimento alla cella in cui siamo posizionati, ma normalmente vi è indicato il contenuto della cella attiva. Il nostro ausilio sarà in grado di leggerla automaticamente, con l'opportuno comando, senza che dobbiamo ricercarla ogni volta. La parte centrale dello schermo è occupata dal foglio di calcolo vero e proprio, contrassegnato dalle intestazioni di colonna in alto (A, B, C, D, e così via) e di riga a sinistra (1, 2, 3, 4, e così via). Al di sotto, nell'ultima riga dello schermo, è presente la barra di stato. Anch'essa potrà essere letta senza spostarsi utilizzando il proprio ausilio. Si potra attivarla o disattivarla utilizzando il menù "Visualizza" e dando INVIO su "Barra di stato". Dicevo prima che ogni cartella di lavoro può contenere più di un foglio di lavoro (in genere il numero standard è tre). Sono visibili, a sinistra, nella parte bassa dello schermo, le tre linguette che caratterizzano i fogli; alla partenza di Excel, quello attivo è il primo. Voglio dire ancora qualcosa riguardo al foglio di calcolo. Esso non è completamente visibile sullo schermo: infatti il numero massimo di colonne consentito è di 256 e quello delle righe è di 65.536. Ma anche se abbiamo riempito un numero molto inferiore di righe e di colonne, esse non saranno tutte visibili sullo schermo. Col mouse, si possono usare le barre di scorrimento, che consentono di spostare in alto, in basso, a sinistra e a destra ciò che è visualizzato. Noi non dovremmo accorgerci di nulla: infatti basterà continuare a spostarci con le frecce nella direzione che si vuole e il proprio ausilio ci leggerà sempre la cella attiva. Abbiamo naturalmente tanti altri comandi che ci renderanno più facile la navigazione: non dimentichiamo mai di studiarci bene le possibilità offerte dal nostro ausilio! Bene! Proviamo ora a muoverci nel foglio semplicemente usando le frecce: freccia destra, se ancora non ci siamo spostato da quando abbiamo aperto Excel, ci porterà nella cella B1, cioè ci permetterà di spostarci nella stessa riga, ma di passare alla colonna successiva. Se si usa freccia sinistra, si tornerà su A1, cioè rimarremo ancora sulla stessa riga ma torneremo alla colonna precedente. Con freccia giù, invece, ci sposteremo alla cella A2, cioè passeremo alla riga successiva, restando però nella stessa colonna; con freccia su, invece, torneremo alla riga precedente. Esercitiamoci un po' con questa nuova modalità di lavoro: infatti, normalmente i tasti di spostamento del cursore ci spostano di carattere in carattere o di riga in riga all'interno di un documento. Vi chiedo di impratichirvi un po', proprio perché in questo programma l'uso dei tasti è un po' diverso. Un altro tasto che ci fa restare nella stessa colonna ma ci fa scendere di una riga è il tasto INVIO. Inoltre, TAB e MAIUSC + TAB ci porteranno avanti e indietro nelle colonne, facendoci restare sulla stessa riga. Proviamo allora a scrivere, nella cella A1, la parola "ciao". Se vogliamo andare direttamente alla prima cella del foglio usare la combinazione di tasti CTRL + HOME. Se prima di premere una freccia, o TAB, MAIUSC + TAB o INVIO (tasti che confermeranno quanto abbiamo scritto), premere ESC, la digitazione verrà annullata. Se invece si vorra correggere quanto è già scritto e confermato in una cella, premere F2. Questo tasto ci consentirà di porci nella modalità "editazione" e il cursore si posizionerà dopo l'ultimo carattere scritto. In questo caso, usare la modalità tradizionale per spostarci tra i caratteri o le righe che costituiscono il contenuto della cella, e usare CANC o BACKSPACE per cancellare rispettivamente i caratteri a destra e a sinistra del cursore. Quandosaranno finite le modifiche, premere INVIO per uscire dalla modalità di editazione. Apriamo ora una cartella di lavoro esistente. Abbiamo inserito prima nel nostro computer la cartella di lavoro PIPPO.XLS. Essa si trova nella cartella "C:\DOCUMENTI\PIPPO", ed è proprio questa che vogliamo aprire. Anche in Excel, come in tutti i programmi di Office, è presente, nel menù "File", il comando "Apri". Quindi richiamare il menù "File" e, tramite le frecce, posizionamoci sul comando "Apri"; poi, premere INVIO. In alternativa, si puo usare la combinazione di tasti CTRL + F12. Compare la finestra di dialogo "Apri" che descrivo. Nella prima riga come sempre, si può vedere il titolo, cioè "Apri". Subito a destra troviamo, come in tutte le finestre di dialogo, i pulsanti "Aiuto" e "Chiudi". Aiuto può essere richiamato con F1, mentre è possibile chiudere la finestra con ESC se non si desidera aprire nessun file, o con INVIO una volta scelta la cartella di lavoro da aprire, per aprirla effettivamente. Nella riga successiva troviamo la casella "Cerca in" in cui viene indicata la cartella in cui il documento verrà cercato. Per default in questa casella troviamo l'indicazione "Documenti", ma essa può cambiare a seconda di come si vuole nelle impostazioni del programma. Inoltre tramite questa casella ci si può spostare sia sull'unità che sulla cartella desiderata. Alla fine di questa descrizione vedremo come. Subito sotto c'è l'elenco dei file contenuti in quella cartella. E' possibile scorrerlo con le frecce per sceglierne uno e poi premere INVIO per aprirlo. Ancora sotto troviamo una casella dove è possibile scrivere il nome del file da aprire su cui saremo posizionati appena si scegle il comando Apri. Di seguito, c'è la casella "Tipo file". Scegliendo con le frecce uno dei tipi in essa elencati, si può decidere quali, tra i file presenti nella cartella, saranno visualizzati nell'elenco. Se si sceglie "Tutti i file", verranno mostrati tutti i documenti contenuti in quella cartella. Il default, se non è stato modificato nulla, è "Foglio di lavoro Excel". Infine, oltre ad informazioni sulla data di ultima modifica che permettono di cercare in modo più avanzato il file che si desidera, ci sono i pulsanti "Apri" e "Annulla", selezionabili rispettivamente con INVIO ed ESC. OK. Quando abbiamo esaminato bene tutta la finestra, per aprire la nostra cartella di lavoro "pippo.xls" abbiamo, come spesso avviene, due strade. La prima è quella di scrivere direttamente, nel campo "Nome file", l'intero nome del nostro file: "C:\DOCUMENTI\EXCEL\PIPPO.XLS". Altrimenti, spostarsi con MAIUSC + TAB nella casella "cerca in" e, tramite le frecce, portarsi su " DOCUMENTI" e premere INVIO. Ora, passare con TAB all'elenco dei file contenuti nella cartella e, sempre tramite le frecce, trovare "pippo.xls" e premere INVIO per aprirlo. OK, se tutto è andato bene, dovremmo ora aver aperto la cartella di lavoro che ho indicato. La cosa che faccio notare subito è il titolo della finestra: "Microsoft Excel pippo.xls". Esploriamola pure col nostro ausilio prima di proseguire. Ora proviamo a creare una nuova cartella di lavoro. Ogni volta che si apre Excel, come abbiamo visto, compare anche una cartella di lavoro vuota, chiamata, appunto, "Cartel1". In ogni momento, però, è possibile creare una cartella di lavoro vuota. Per farlo, si usa il comando "Nuovo", presente nel menù "File", ed è la prima scelta che si incontra. E' anche possibile richiamare direttamente questo comando tramite la combinazione di tasti CTRL + N. Se daremo INVIO su questa scelta, comparirà la finestra di dialogo intitolata "Nuovo". E' una finestra multipagina. Dovremmo già conoscerla, ma se non abbiamo fatto altri moduli in cui se ne parlasse, indico alcune cose su questo tipo di finestre. Nella parte alta di questo tipo di finestre sono presenti delle linguette, o etichette o pagine. Quando compare la finestra, una di queste è sempre selezionata. Per passare al primo campo dell'etichetta successiva, basta premere CTRL + TAB, per passare al primo campo di quella precedente, premere invece CTRL + MAIUSC + TAB. Se invece si desidera scorrere direttamente tra le etichette, basta usare MAIUSC + TAB per andare alle etichette (in genere siamo posizionati sul primo campo di un'etichetta), e poi passare da una linguetta all'altra con freccia sinistra o destra. Quando viene selezionata un'etichetta diversa dalla precedente, il contenuto della finestra si modifica mostrando i campi relativi all'ultima linguetta selezionata. Per passare da un campo all'altro, poi, si usa sempre TAB. Per tornare indietro, cioè per andare al campo precedente, si usa MAIUSC + TAB. All'interno dello stesso gruppo di scelte, invece, si usano le frecce. Alcuni controlli, ad esempio la casella di controllo, invece, vengono attivati o disattivati usando la barra spaziatrice. Non preoccupamoci se ora ci sembra difficile. guiderò di volta in volta nelle varie finestre, ma è sempre meglio che abbiate una visione generale delle cose, prima di eseguirle. Tornando a noi, quindi, esploriamo la finestra "Nuovo". Essa ha due schede: "Soluzioni foglio di calcolo" che per ora non consideriamo, e "Generale", che dovrebbe essere selezionata al momento. In essa, a meno che noi non abbiamo già creato degli altri modelli, esiste il modello "Cartella di lavoro" che è già selezionato. Dato che vogliamo proprio creare una cartella di lavoro, basta premere INVIO perché venga mostrata una nuova cartella di lavoro. Premere pure INVIO. Si Notera che il titolo è cambiato: infatti è "Cartel2", perché esiste già una cartella di lavoro, Cartel1, che ci era stata mostrata quando avevamo aperto Excel. A questo punto però ci accorgiamo che la nuova cartella di lavoro è in primo piano e ha nascosto completamente quella che avevamo aperto prima, pippo.xls; come possiamo fare se vogliamo lavorare con entrambi contemporaneamente, utilizzando ora l'uno ora l'altro? E' sufficiente utilizzare il comando CTRL + F6 per passare alternativamente dall'uno all'altro dei due documenti. In realtà noi abbiamo anche il primo documento, e quindi, se useremo anche CTRL + MAIUSC + F6, invertiremo il ciclo. Se non ci ricordiamo la combinazione di tasti, si puo richiamare il menù "Finestra", o usando ALT e poi freccia destra finché non lo si trovi, oppure direttamente ALT + N. Se si scorreranno con le frecce le varie scelte, troveremo i documenti aperti, e noteremo che uno solo è attivo. Se si premerà INVIO sull'altro, esso verrà portato in primo piano. Ecco fatto. Abbiamo imparato a creare una nuova cartella di lavoro e anche a passare da un documento all'altro per portare dei dati dall'uno all'altro, o per svolgere attività diverse su entrambi. La prima cosa da fare quando si è creato un nuovo documento è quella di dargli un nome, specificando anche la cartella nella quale vogliamo venga inserito. Il comando da utilizzare è "Salva con nome", sempre presente nel menù "File". Premiamo allora INVIO su questo comando, così potrò descrivere la finestra di dialogo che compare. In effetti avremo poco da notare, perché è molto simile alla finestra "Apri". L'unica differenza rilevante è che la casella "Cerca in" è stata sostituita con "Salva in". Inoltre, quando si deve aprire un file, esso deve essere presente nel proprio PC, e quindi si deve cercare. In questo caso, invece, deve essere un file nuovo, quindi non presente. Anche in questa finestra siamo posizionato sul campo "Nome file". Se sappiamo già dove vogliamo inserirlo, basta che noi scriviamo l'intero percorso in questa casella. Se invece non ci ricordiamo il nome della cartella, potremo cercarla, scorrendo tutto il contenuto del nostro disco, impostandola nella casella "Salva in" che potremo raggiungere con MAIUSC + TAB. C'è un'altra cosa che vorrei approfondire con voi e cioè il campo "Tipo file" che troveremo, usando TAB, subito sotto al nome file. avevo già detto, a proposito del comando "Apri", che il contenuto di una cartella veniva mostrato completo oppure no in dipendenza da ciò che avremmo scelto in questa casella. Esso sarebbe stato completo se noi avessimo scelto "Tutti i file". Approfondiamo ulteriormente il concetto. In questo caso bisogna specificare un tipo di file. Non è possibile specificare "Tutti", perché si deve salvare la propria cartella di lavoro in uno specifico formato. Se non si specificha nulla, il file verrà salvato come cartella di lavoro Excel. In alternativa, si puo scegliere "Modello", "Testo formattato delimitato da spazio", "Testo delimitato da tabulazione", "Cartella di lavoro Microsoft Excel 5.0", "CSV delimitato dal separatore di elenco", "Foglio di lavoro Microsoft Excel 4" e così via. Scorriamo l'elenco con le frecce per renderci conto delle possibilità che vengono offerte. Torniamo su "Cartella di lavoro Microsoft Excel" perché vogliamo utilizzare il formato standard. Poi, torniamo con MAIUSC + TAB al nome file e scriviamo il nuovo nome. Scriviamo, ad esempio, il proprio nome, controllando, sempre tramite MAIUSC + TAB, che nella casella "Salva in" sia indicato "Documenti". A questo punto si potrebbe premere INVIO, ma non è necessario. Se lo si fa, ricordare che questo file è vuoto. Un altro motivo per cui è molto utile la funzione "Salva con nome" è che esso ci permette di dare un altro nome ad un documento che abbiamo modificato, senza però cambiare nulla nella copia originale. Esaminando il menù "File", abbiamo notato che, oltre a "Salva con nome", è indicato anche "Salva". Questo comando permette di salvare, nello stesso file, le modifiche che vi abbiamo apportato. Oltre che dal menù, è possibile richiamarlo direttamente utilizzando la combinazione di tasti MAIUSC + F12. Bisogna utilizzare spesso, durante il lavoro, questo comando, per non perdere ciò che è stato fatto, o a causa di mancanza di corrente o di crash del sistema. Possiamo anche chiudere il documento su cui stavamo lavorando ma lasciare ancora disponibile ed aperto Excel. Per farlo, si usa il comando "Chiudi" dal menù "File". Se invece si vuole chiudere tutti i documenti aperti e anche il programma, usare il comando "Esci", sempre dal menù "File". Se non si sono salvato le modifiche che sono state apportato a uno o più documenti, il sistema mostrerà una finestra di dialogo con la domanda: "Vuoi salvare le modifiche a&", e poi pulsanti: sì, no e annulla. Annulla permetterà di tornare al documento e di verificare ciò che non era stato fatto; sì salverà le modifiche, no chiuderà tutto senza effettuare nessun salvataggio. Esercitarsi un po' con questi comandi prima di proseguire! Una cosa molto interessante e molto utile di tutti questi programmi della suite Office, ma anche di tutti i programmi importanti che vengono pubblicati, è quella di disporre di una guida in linea. Abbiamo già visto esaminando la barra dei menu, che l'ultimo menu a destra è un punto interrogativo caratterizzato da una sottolineatura. Questo significa che premendo ALT + ?, si rende disponibile un sottomenù che consente di esaminare la guida in linea di Microsoft excel. Scorrere con le frecce le varie scelte, e fermarsi su "Guida in linea Microsoft EXCEL" e premere INVIO. Come indicato anche nel sottomenù, questa stessa guida può essere richiamata direttamente premendo F1. Se si richiama la guida in linea, compare una finestra multipagina dal titolo "Guida in linea di Microsoft Excel". Le schede sono: "Sommario", "Indice" e "Trova". In genere è selezionata quella che abbiamo usato l'ultima volta. Se non ci si è già, con CTRL + TAB posizionarsi sulla scheda "Indice". Il nostro ausilio leggerà "1 digitare le prime lettere della parola da cercare". Scrivere, nel campo di editazione su cui si è posizionato, "cella". Nella parte sottostante, oltre al pulsante visualizza che è selezionato, man mano che si compone la parola, verranno elencati gli argomenti ad essa correlati. Il proprio ausilio dovrebbe leggere il primo. Possiamo scorrerli usando freccia giù. Supponiamo di chiedere informazioni su "Celle di input". Scendere con la freccia fino a raggiungere questo argomento, poi premere INVIO per scegliere il pulsante "Visualizza" che è già selezionato. Gli altri due pulsanti presenti nella finestra sono "Annulla" e "Stampa". A questo punto compare un'altra finestra con un elenco ancora più specifico: "Aggiungere una formula ad una tabella dati a una variabile esistente", "Cancellare i valori risultanti da una tabella dati", "Creare una tabella dati a una variabile". Scegliamo "Aggiungere una formula", e premiamo ancora INVIO per visualizzare l'informazione. Compare questa volta, e scompaiono le precedenti, una finestra con sfondo giallino tenue contornata da un grosso bordo. Il titolo è "Aggiungere una formula ad una tabella dati ad una variabile esistente". A questo punto il nostro ausilio dovrebbe leggere automaticamente l'informazione e anche gli argomenti correlati ai quali si può arrivare premendo INVIO su quello desiderato. Con questo abbiamo definito il modo di usare la scheda "Indice". Gli argomenti vengono precisati sempre di più finché non si arriva all'ultimo livello. Chiudere pure la guida, riaprirla e selezionare la scheda "Sommario" per imparare ad utilizzarla. Quando essa è selezionata, ci compare un elenco di libri (infatti ogni riga è caratterizzata da un'icona a forma di libro), e l'indicazione "Fare clic su un libro, quindi scegliere Apri. In alternativa scegliere una scheda diversa, ad esempio indice". Non starò ad elencare tutti i libri disponibili, ma scorrerli con le frecce per verificare quanti sono. Sulla destra, sono presenti i pulsanti "Apri", "Stampa" ed "Annulla". Scegliamo, ad esempio, "Creazione, apertura e salvataggio di un file". Per aprire un libro, usare freccia destra. Se si preme ancora freccia giù, noteremo che l'elenco si è allungato, perché vengono mostrati altri libri che sono contenuti nel libro principale. Scegliamo, ad esempio, "Creazione di una cartella di lavoro" premendo ancora freccia destra per aprirlo. Premere ancora freccia giù per controllare cosa è accaduto e si nota che ci sono quattro argomenti che compongono il libro, e infatti l'icona che li caratterizza è un foglio con un punto interrogativo. Siamo arrivati così all'ultimo livello dell'albero. Siamo infatti partiti dalle radici fino ad arrivare alla più piccola foglia. A questo punto premere pure INVIO sul primo argomento, "Creare una cartella di lavoro": comparirà un'altra finestra con le informazioni che cercavamo, che il nostro ausilio dovrebbe leggere automaticamente. Se ci sono argomenti correlati, si potranno raggiungerli con TAB e premere INVIO per leggere quello che ci serve. Se si vuole tornare all'elenco degli argomenti, usare il pulsante "Precedente", richiamabile direttamente tramite la combinazione di tasti ALT + P. E si dovrebbe avere chiara, ora, anche questa parte della guida. Chiuderla e riaprirla per osservare l'ultima scheda. Se tutto è andato bene, selezionare ora la scheda "Trova". Appena selezionata, compare una finestra che sulla sinistra ha una specie di scaffale pieno di libri con punti interrogativi. Il nostro ausilio probabilmente leggerà l'indicazione "creazione guidata indice. La guida in linea consente di cercare parole o frasi specifiche a prescindere dall'organizzazione delle informazioni per categorie. Prima di poter utilizzare questa funzione è necessario creare un elenco o indice di tutte le parole nei file della guida. Per creare l'indice delle parole scegliere avanti". Notare che questo avviene solo la prima volta che si usa questa scheda. Si Dovrebbe già essere posizionato su Avanti, ma se non fosse così usare TAB per arrivarci e premere INVIO. Ci si troverà poi sul pulsante Fine e anche qui premere pure INVIO. Con "Trova" abbiamo varie possibilità, e possiamo passare dall'una all'altra tramite il tasto TAB. La prima permette di digitare la parola o le parole da cercare. La seconda permette di selezionare alcune parole corrispondenti per limitare la scelta. Scorrendo con freccia giù si noteranno alcuni argomenti in ordine alfabetico. La terza possibilità chiede di fare clic su un argomento e di scegliere visualizza. Gli argomenti sono tanti e si possono scorrerli con freccia giù. Se si preme INVIO su ciò che ci interessa, ci verrà mostrata una finestra con le spiegazioni disponibili. Naturalmente, se inserisco qualcosa nella prima sezione, ad esempio scrivo "B", gli argomenti diminuiscono molto perché la ricerca è più limitata e non viene mostrato l'intero indice. Se invece di una lettera scrivessi una parola, troverei probabilmente soltanto cinque o sei argomenti tra cui scegliere. E con questo direi che abbiamo imparato a muoverci nella guida in linea. Cerchiamo di chiedere aiuto su tanti argomenti, così da esercitarci nelle varie possibilità offerte. Ma voglio parlare anche di un altro tipo di aiuto che si puo richiedere per un problema specifico. Si tratta dell'aiuto contestuale. Sicuramente Vedremo che servirà! Usare in qualsiasi momento la combinazione tasti MAIUSC + F1. Il sistema fornirà una spiegazione per quello specifico passaggio, campo, scelta& di cui non sappiamo il significato. Questo tipo di aiuto è disponibile in tutti i programmi di Microsoft Office.
Giuseppe Servidio
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