ECDL 3-18.

Di Giuseppe Servidio


 Modulo 3, lezione 18. Word: stampa unione

Questo documento di stampa unione, si riferisce a office 2000. 

La stampa unione, è una procedura che consente di inviare un modello di lettera, con piccole variazioni, a molti destinatari. E' una funzione che, se usi
il computer a casa, non userai quasi mai, ma se vuoi un giorno sostenere la prova per conseguire la patente europea dobbiamo trattarla; inoltre, lavorando in un'azienda, potrebbe essere molto
utile. Quindi iniziamo subito e buon lavoro!

Per prima cosa apri, come sempre, il programma Microsoft Word. Questa volta non è necessario richiamare un documento già esistente; per questo, accettiamo
il documento vuoto che viene proposto. Approfondiamo un poco di più le possibilità del comando "Stampa unione" che tratteremo in questa lezione. Esso crea
una serie di documenti quasi uguali, ma al loro interno cambiano pochi elementi: ad esempio il nominativo del destinatario. In pratica, potrebbe servire
ad un'azienda che, per selezionare del personale, voglia convocare un certo numero di destinatari per un colloquio in una certa data. Naturalmente quasi
tutta la lettera sarà uguale: cambierà ovviamente il nome e l'indirizzo del destinatario, ed eventualmente la data e l'ora dell'incontro. In questo caso,
avendo a disposizione il testo della lettera e l'elenco dei destinatari, comprensivo di indirizzo, Word sarà in grado di preparare le lettere personalizzate,
come se fossero scritte direttamente per ogni persona. Esisterà quindi un documento principale ed un file di nominativi. Le informazioni variabili presenti
nel documento principale verranno reperite nel file indirizzi e saranno riconosciute perché avranno gli stessi nomi presenti nel file indirizzi: ad esempio
nome, cognome, indirizzo, data, ora. Vediamo allora, partendo per così dire da zero, come sia possibile sia creare il file di dati, sia il documento principale.

Richiama, dal menù "Strumenti", il comando "Stampa unione". La lettera sottolineata è A. Compare la finestra di dialogo "Prepara stampa unione". Viene,
nella parte alta della finestra, fornita la seguente indicazione: "Per impostare la stampa unione iniziare scegliendo il pulsante crea qui sotto". Il resto
della finestra è diviso in tre parti: la prima riguarda il documento principale e contiene il pulsante "Crea" su cui dovresti essere posizionato; l'icona
rappresenta un foglio; la seconda riguarda l'origine dei dati, ha un'icona che rappresenta una tabella e contiene un pulsante "Dati", al momento non disponibile;
la terza riguarda l'unione del documento ai dati: infatti l'icona rappresenta il documento e il foglio dati, uniti da un segno +. L'indicazione è "Unisci
i dati al documento". Anche il pulsante "Unisci" non è in questo momento disponibile. Se ti sposti con TAB, quindi, troverai attivi soltanto i pulsanti
"Crea" e "Annulla". L'unico modo per esplorare questa finestra è di usare le facilitazioni del tuo ausilio.

Perfetto. Se hai chiara la finestra, avrai capito che puoi premere INVIO su "Crea" o ESC per uscire dalla funzione. Premi pure INVIO per iniziare la creazione
del documento principale. Compare un sottomenù con quattro scelte: "Lettere tipo", "Etichette indirizzo", "Buste", "Catalogo". Posizionati su "Lettere
tipo" e premi INVIO. Compare una finestra di dialogo di Microsoft Word che informa che per creare lettere tipo si può scegliere la finestra attiva o un
nuovo documento. La finestra attiva è il documento1 che avevamo visualizzato prima di richiamare il comando "Stampa unione". Nel caso volessimo creare
un nuovo documento, basterebbe premere TAB per passare al pulsante omonimo e premere INVIO. In questo caso va bene la scelta proposta, "Finestra attiva";
premi dunque INVIO per confermare.

Compare ancora la finestra di dialogo "Prepara stampa unione" che man mano si modifica in funzione di quanto abbiamo scelto. Accanto al pulsante "Crea"
è comparso anche il pulsante "Modifica". Inoltre Word informa che il tipo di unione è lettere tipo e che il documento principale è Documento 1. Dovresti
essere posizionato nella seconda parte della finestra, origine dati, e precisamente sul pulsante "Dati". Premi INVIO su quest'ultimo per definire quali
dati vogliamo utilizzare. Infatti il sottomenù che compare permette di scegliere se creare un'origine dati, aprire un'origine dati già esistente, utilizzare
la rubrica e avere opzioni di intestazione. Vogliamo creare una nuova origine dati: per questo premi INVIO su questa scelta.

Compare a questo punto la finestra di dialogo "Crea origine dati" che informa che un file di dati per la stampa unione è composto da righe di dati. La prima
di queste righe è chiamata riga di intestazione. Ciascuna delle colonne della riga di intestazione contiene un nome di campo. Alcuni dei più comuni nomi
di campo vengono già forniti nell'elenco qui sotto. Si possono scegliere i campi desiderati dall'elenco o aggiungerne dei nuovi. Queste indicazioni ti
danno già un'idea della struttura della finestra, ma continuiamo la descrizione. Dovresti essere posizionato nella casella "Nome campo" che in questo momento
è vuota. Se ti sposti con TAB, raggiungerai l'elenco delle intestazioni di campo proposte dal sistema. Nell'elenco troverai, e potrai scorrerle usando
le frecce, titolo, nome, cognome, professione. Non vogliamo inserire tra i dati il campo professione; per questo, posizionati su di esso e premi INVIO
sul pulsante "Rimuovi nome campo", o richiamalo direttamente tramite la combinazione di tasti ALT + R. Riposizionati poi sull'elenco dei campi e rimuovi,
sempre nello stesso modo, anche il campo "Società". Cancella anche "Indirizzo1": vogliamo infatti un solo indirizzo. Gli altri campi, città, provincia
e codice postale, ci serviranno e quindi non cancellarli. Purtroppo però c'è un problema: il CAP è alla fine dell'elenco, mentre noi vorremmo che venisse
posizionato prima della città. Per questo, posizionati sul codice postale e premi INVIO su "Sposta su" che raggiungerai tramite TAB. Il CAP dovrebbe essersi
spostato prima della provincia (controlla l'elenco dei campi); premendo ancora INVIO sul pulsante "Sposta su", dovresti trovare il CAP prima della città,
che è proprio ciò che volevamo raggiungere. Elimina, sempre utilizzando la combinazione di tasti ALT + R, anche nazione, telefono e telefono ufficio. Ricordati
di posizionarti su ogni campo da rimuovere prima di premerla. Se tutto è andato bene, dovresti ora avere, nell'elenco delle intestazioni, i campi titolo,
nome, cognome, indirizzo2, CAP, città, provincia. Se le cose sono andate proprio come ti ho detto, puoi premere INVIO su OK per confermare le scelte.

A questo punto il sistema propone di salvare il documento. Nel campo "Nome file" immetti "C:\ECDL\WORD\PROVE\SU1" e premi INVIO per confermare. Questo nome
sigla significa stampa unione documento 1; l'ho abbreviato così per farti perdere meno tempo.

Compare a questo punto una finestra informativa, che avverte che l'origine dei dati appena creata non contiene record di dati; consiglia di utilizzare il
pulsante modifica origine dati per aggiungere record all'origine dati, oppure il pulsante modifica documento principale per aggiungere campi modulo al
documento principale. Premi allora INVIO sul pulsante "Modifica origine dati" che è quello su cui dovresti trovarti.

Compare una finestra che contiene sulla sinistra le intestazioni di campo e le relative caselle, mentre nella parte destra della finestra sono contenuti
vari pulsanti: "OK", "Nuovo", "Elimina", "Ripristina", "Trova", "Origine".

Dovresti essere posizionato sul campo "Titolo" dove puoi immettere il titolo del primo nominativo. Spostandoti con TAB, passerai da un campo all'altro.

Compila allora la seguente riga di dati: Dott. Francesco Rossi Via Roma, 25 20100 Milano MI. Così dovresti aver compilato tutti i campi per il primo destinatario
e dovresti trovarti sul campo "Provincia". Il primo record quindi è completato. Per aggiungere un altro destinatario, e quindi un altro record, spostati
con TAB fino a raggiungere il pulsante "Nuovo" su cui premerai INVIO.

Noterai che i campi sono nuovamente vuoti e che il sistema ti informa che ti trovi nel record 2. Scrivi allora: Sig. Giorgio Campedelli via Ferrarese 125
40135 Bologna BO.

Vogliamo aggiungere un altro destinatario e per questo premi ancora INVIO sul pulsante "Nuovo": ti troverai questa volta a compilare i dati del record tre.
Scrivi: Dot.ssa Franca Giovannelli Via della Conciliazione 23 00187 Roma RM. Dato che ora disponiamo di tre record, puoi premere OK per confermare le modifiche.

Siamo tornati al documento 1, che è il documento principale. Se analizzi le barre degli strumenti presenti sullo schermo (usa ALT per andare alla barra
dei menù e poi CTRL + TAB per passare da una barra degli strumenti all'altra), noterai che è stata attivata una nuova barra, specifica per la stampa unione.
Siamo quindi pronti per scrivere la nostra lettera.

Scrivi allora, nel punto in cui ti trovi, "Gent.". Poi portati sulla barra degli strumenti stampa unione e precisamente sul suo primo pulsante: "Inserisci
campo unione". Vogliamo inserire nella lettera il campo "Titolo"; quindi premi freccia giù fino a trovarlo e poi premi INVIO per inserirlo. Se leggi la
riga, noterai che, dopo la parola "Gent", è stato inserito il campo "Titolo", così come avevamo richiesto. Usa il tasto END per portarti alla fine del
campo e premi uno spazio; poi, torna alla barra degli strumenti di stampa unione, premi freccia giù sul pulsante "Inserisci campo unione" fino a posizionarti
sul campo "Nome" e premi INVIO per inserirlo. Controlla di essere alla fine della riga, premi uno spazio e questa volta inserisci il campo "Cognome"; poi,
dopo esserti accertato di trovarti alla fine del campo cognome, premi INVIO per passare alla riga successiva.

A questo punto inserisci il campo indirizzo e premi INVIO.

Nell'ultima riga vogliamo inserire i campi "CAP", "città" e "provincia". Inserisci quindi il CAP, portati alla fine e premi uno spazio; poi inserisci la
città e premi ancora uno spazio. Dato che vogliamo che la provincia sia racchiusa tra parentesi, immetti anche aperta parentesi e solo dopo aver fatto
questo, inserisci la provincia; portati poi alla fine del campo e immetti una chiusa parentesi.

Perfetto. Se tutto è andato bene, dovresti aver completato l'intestazione della lettera. Lascia una riga vuota e scrivi: "Gentile cliente" e premi INVIO.
"Le inviamo questa lettera per comunicarLe che presso la nostra sede si terrà una importante manifestazione che avrà luogo il giorno 01 maggio 2003". Premi
ancora INVIO.

Continua: "Contiamo sulla sua partecipazione e nel frattempo cogliamo l'occasione per inviarLe i nostri migliori saluti". Premi ancora INVIO e scrivi "Ditta
XYZ".

Benissimo. La nostra lettera è completa. Chiudila ora lasciando aperto Word. Il sistema avverte che documento1 è un documento principale di stampa unione
a cui è applicata l'origine dati SU1. L'origine dati non è stata salvata. Salvare SU1? Naturalmente premi INVIO per confermare. Compare poi un altro messaggio
che chiede se vogliamo salvare le modifiche a documento1. Anche questa volta conferma con INVIO. Nel campo "nome file" scrivi "C:\ECDL\WORD\PROVE\SU2"
e premi INVIO.

Ottimo. A questo punto tutto è pronto per creare effettivamente le nostre lettere. Riapri il file SU2. Noterai che anche questa volta viene attivata la
barra degli strumenti di stampa unione. Richiama ancora la scelta "Stampa unione" dal menù "Strumenti". Compare ancora la finestra di dialogo "Prepara
stampa unione". Ora però siamo al terzo passaggio, quello che ci permette di unire il documento all'origine dei dati. Nella parte relativa al documento
noterai sia il pulsante "Crea" che "Modifica". L'indicazione relativa al tipo di unione è "Lettere tipo" e che il documento principale è SU2.DOC. Anche
nella parte relativa all'origine dei dati troverai i pulsanti "Crea" e "Modifica", e verrà ricordato che il file di dati è SU1.DOC. Infine, nella parte
"Unisci i dati al documento" sono presenti due pulsanti: "Unisci" e "Opzioni query". Le opzioni attive sono "Elimina righe vuote negli indirizzi" ed "Unisci
in un nuovo documento". Naturalmente è presente anche il pulsante "Annulla".

Premi INVIO su "Unisci". Compare una finestra di dialogo in cui è possibile scegliere "Unisci in un nuovo documento", "Unisci sulla stampante" o "In posta
elettronica". La scelta di default è la prima. Spostandoti con TAB, troverai le scelte relative ai record da unire. La scelta proposta è "Tutti", ma potresti
indicare anche un certo numero di record nei campi "DA" e "A". Proseguendo ancora, possiamo scegliere "Durante l'unione non stampare righe vuote quando
i campi dati sono vuoti", ma è anche possibile stamparle. Nel nostro caso l'una scelta o l'altra portano all'identico risultato perché il nostro foglio
dati non contiene record vuoti. Non sono state impostate opzioni query. Troverai poi i pulsanti "Unisci", "Chiudi", "Controllo errori", "Opzioni Query".
Premi INVIO su "Unisci".

Noterai che compare un nuovo documento. In ogni pagina esso contiene una copia della lettera che abbiamo preparato. Scorrilo, e verificherai che ogni lettera
è identica, ma cambia il nome e l'indirizzo del destinatario. E' proprio ciò che volevamo ottenere! Ora, se volessimo, potremmo salvare questo documento
e stamparlo in seguito. Invece, chiudilo pure senza salvarlo: quello che importa è che tu abbia capito la procedura da seguire.

Torna invece alla lettera che abbiamo preparato, cioè al documento SU2.DOC e richiama, sempre tramite il menù "Strumenti", la scelta "Stampa unione". Dovresti
essere posizionato, nella finestra di dialogo "Prepara stampa unione"" sul pulsante "Unisci"" Noi però non vogliamo utilizzarlo, perché abbiamo già esaminato
le possibilità che offre. Vogliamo passare ora al pulsante successivo, che potrai raggiungere tramite TAB: "Opzioni query". Premi dunque INVIO quando lo
hai trovato.

Compare la finestra di dialogo "Opzioni query". Essa contiene due schede: "Filtra i record" e "Ordina i record". Controlla che sia selezionata quest'ultima.
Vi troverai "Ordina per", "Poi ordina per", "Poi ordina per". I tre campi dovrebbero essere vuoti. Posizionati sul primo tramite TAB (al momento dell'apertura
dovresti già trovarti su di esso) e apri la casella elenco tramite freccia giù. Nell'elenco che compare scegli "Cognome". A questo punto puoi premere INVIO
su OK perché sappiamo che non ci sono doppioni e quindi non abbiamo bisogno di un secondo ordinamento.

Ricompare la finestra di dialogo "Prepara stampa unione": il pulsante selezionato dovrebbe essere ancora "Unisci" sul quale, a questo punto, puoi premere
INVIO. Puoi lasciare invariate le scelte proposte nella finestra che dovrebbe essere comparsa, dato che vogliamo unire tutti i record in un nuovo documento;
premi quindi INVIO su "Unisci".

Compare nuovamente il documento con le tre lettere. La differenza con la volta precedente è che questa volta esse sono ordinate in ordine alfabetico per
cognome. Infatti la prima è per il signor Campedelli, la seconda per la dottoressa Giovannelli, la terza per il dottor Francesco Rossi. Vedi quindi che
possiamo stabilire un ordinamento, crescente o decrescente, per uno o più campi del file, a seconda di come desideriamo. Questa volta potresti salvare
questo documento. Chiamalo "Unione", e riponilo nella cartella "C:\ECDL\WORD\PROVE", dove abbiamo inserito tutti i documenti relativi a questo modulo.

Così abbiamo concluso anche l'esplorazione di questa funzione. Ti consiglio di effettuare molte prove, perché nell'esame potresti trovare domande relative
a questo argomento. Purtroppo non si tratta di una sola domanda, ma di più di una, e se non sei in grado di rispondere, il punteggio scende di molto perché
sbagli più di una domanda. Ripassa quindi ancora questa lezione ed effettua molte prove. E' anche divertente, ma soprattutto ti permetterà di superare
più agevolmente l'esame relativo a questo modulo. Chiudi quindi tutti i documenti che hai aperto e rispondi SI' alla richiesta di salvataggio.

Oltre alla lezione, posso dirti che abbiamo concluso anche questo modulo. Abbiamo fatto un altro passo avanti verso la conoscenza e l'uso del computer!


Giuseppe Servidio
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