ECDL 4-3.
Di Giuseppe Servidio
modulo 4 lezione 3 Scambiare documenti Parliamo ora della diffusione di documenti salvati in formato diverso. Già ho spiegato come sia possibile scegliere la modalità di salvataggio di una cartella di lavoro dalla casella "Tipo file" presente nella finestra "Salva con nome". Se, ad esempio, un nostro corrispondente a cui vogliamo mandare una cartella di lavoro che abbiamo creato, non dispone di Excel 97 ma di una versione precedente del programma, dovremo inviargliela salvandola nella versione corretta, altrimenti non sarà in grado di aprirla. ricordo come fare: si deve richiamare "Salva con nome" dal menù "File" e, nella finestra con lo stesso titolo, oltre ad impostare, nella casella "Salva in", la cartella in cui vogliamo salvare il file, si deve scrivere il nome del file ed impostare, nella casella "Tipo file", il tipo che si desidera: ad esempio, "Excel 95". Poi, premere INVIO. Analizziamo sempre con calma i tipi di file disponibili per decidere quale usare per il salvataggio. Dipenderà da questo la possibilità di inviare alla persona il file corretto. Esaminiamo ora i modelli. Essi sono dei file Excel che sono stati costruiti per ripetere uno schema, e quindi sono un grosso aiuto per ripetere delle operazioni. Supponiamo di aver creato un foglio di lavoro Excel sul quale, per esempio, voglio annotare tutti i mesi una serie di dati su cui debbo poi fare dei calcoli magari anche particolarmente complessi. Questo foglio andrà anche stampato, quindi dovrò curare l'intestazione e inserire un logo aziendale. Creare questa cartella di lavoro richiederà un po' di tempo e, sicuramente, molta cura. Per il primo mese quindi, diciamo gennaio, va tutto bene. Ma a febbraio cosa succederà? Dovrò rifare la cartella di lavoro? Dovrò prendere la cartella di gennaio e modificare tutto adattando i dati a febbraio? Molte persone agiscono in quest'ultimo modo, ma Excel ci mette a disposizione i modelli. Vediamo come fare per crearne uno. Preparerò una cartella di lavoro inserendovi tutto quanto è fisso: stile, formattazione, intestazioni e formule. Mancheranno soltanto i dati, che sono variabili e quindi devono essere aggiunti ogni volta. Poi dovremo salvare il file specificando ad Excel che non si tratta di una cartella di lavoro qualsiasi, ma di qualcosa che potrà servire tante volte: di un modello, appunto. Excel riconoscerà un modello dall'estensione che è .XLT. Inoltre i modelli, di solito, vengono salvati in una particolare cartella, presente nella cartella MICROSOFT OFFICE chiamata, appunto MODELLI. Troveremo nell'elenco dei tipi di file di cui abbiamo appena parlato, la scelta "Modello di Microsoft Excel" che si dovrà selezionare prima di premere INVIO quando si salverà un file modello. Appena scelto questo tipo di file, si troverà già impostata, nella casella "Salva in", la cartella "Modelli". Se si andrà ad esaminare, sempre con TAB, il suo contenuto, vi troveremo tanti modelli: documenti, database, telefax, outlook, pagine web, presentazioni, promemoria, pubblicazioni ecc. Naturalmente non abbiamo un vero modello da salvare, e quindi chiedo di non eseguire completamente questa operazione. Consiglio però di dare sempre al modello un nome chiaro, perché possiamo essere sempre in grado di capire di cosa si tratta. Ma come si fa a richiamare un modello per utilizzarlo in futuro? Semplice. Abbiamo già provato a creare una nuova cartella di lavoro. Quando lo abbiamo fatto, abbiamo usato il comando "Nuovo" presente nel menù "File". Nella finestra "Nuovo", etichetta "Generale", se ben ricordiamo, era indicato solo "Cartella di lavoro di Microsoft Excel". Se avessimo creato uno o più modelli, li troveremmo indicati lì, e se ne potrebbe richiamarne uno posizionandoci con le frecce su di esso e premendo INVIO. L'icona dei modelli che creiamo è diversa da quella del modello cartella di lavoro. Essa infatti rappresenta un pacchetto di fogli con sopra l'icona di Excel, mentre quella standard è un foglio con l'angolo ripiegato e sopra l'icona di Excel. Questo lo dico per completamento dell’informazione. Per tornare al nostro esempio, quindi, potremmo chiamare il modello "dati annuali" e si potrebbe richiamarlo ogni mese ed utilizzarlo semplicemente inserendo i dati del mese che ci serve, senza dover rifare tutto il guscio che li contiene. Un altro modo per diffondere documenti, ormai diffusissimo, è il WEB. Ormai tutti i programmi consentono di preparare documenti che possono essere pubblicati sul WEB. Excel non è da meno, perché permette di preparare cartelle di lavoro che possono essere pubblicate in formato HTML. Descriverò molto brevemente i passaggi necessari per ottenere questo tipo di documenti. Aprire il menù "File" e questa volta scegliere "Salva come HTML". Anche questa scelta è caratterizzata da tre punti: segno che è prevista l'apertura di una finestra di dialogo; cosa che, se si darà INVIO, avverrà puntualmente. In realtà potrebbero comparire due finestre: la prima è quella dell'assistente di Office che chiede se sono necessarie informazioni. Dato che sono presenti i pulsanti SI e NO scegliamo, usando TAB, il pulsante NO e premiamo INVIO. Possiamo così esaminare la finestra di dialogo vera e propria che, possiamo notare subito, mostra il primo di quattro passaggi necessari all'esecuzione di questa procedura. Infatti il titolo è "Autocomposizione Internet assistant passaggio 1 di 4". Il sistema, per prima cosa, informa sul senso di questa procedura: "Questa autocomposizione converte i dati e i grafici di Microsoft Excel in pagine web html". Il cursore è posizionato in un campo di editazione che indica l'intervallo: intervallo $A$1. Scorrendo col TAB, si troveranno vari pulsanti, tra cui "Assistente", "Indietro" (al momento non disponibile), "Aggiungi", "Sposta", "Cancella" e "Avanti". sulla sinistra si vede un piccolo segmentino di un foglio excel dove nelle colonne B, C e D e nelle righe dalla 2 alla 5, c'è una specie di tabella vendite per area dove nella colonna C e D ci sono il nord e il sud e poi sotto, nella colonna B nella riga quattro c'è settembre, e i dati di settembre nel nord, i dati di settembre nel sud, nella riga 5 ottobre dati di ottobre nel nord e dati di ottobre nel sud. Questa ha la tipica forma di una tabella fatta in Excel. Sulla destra si vede invece vendite dettaglio, e poi ancora una tabella così come verrebbe presentata in HTML. Più sotto è indicato "Ultimo aggiornamento "e un'eventuale indirizzo e-mail. Qui una freccia verde fa vedere come questo programma di autocomposizione consente di passare dalla prima tabella di Microsoft Excel alla seconda tabella HTML. Scegliamo pure "Avanti" utilizzando TAB. Compare il secondo passaggio. Troviamo l'indicazione "L'autocomposizione Internet assistant può convertire i dati selezionati in due modi differenti". Il primo, selezionato, è "Crea un documento HTML autonomo che contenga i dati formattati, verranno creati la tabella, l'intestazione e il piè di pagina"; l'altro indica "Inserisce i dati convertiti in un file HTML esistente (solo tabella)". Lasciamo anche questa scelta così come ci viene proposta e scegliamo ancora il pulsante "Avanti". Arriviamo così al terzo passaggio, dove troviamo l'indicazione "Immettere l'intestazione e il piè di pagina desiderati". Il campo in cui dovremmo essere posizionati è "Titolo" in cui viene proposto cartel1; scorrendo sempre con TAB, troviamo "Intestazione" dove è indicato "Foglio1"; ancora, "Descrizione" in cui è possibile inserire una descrizione. Poi possiamo attivare, adesso dovrebbe essere disattivata, la casella "Inserisci una riga orizzontale prima dei dati convertiti"; poi l'indicazione "Dati convertiti, tabella e grafici verranno visualizzati qui". poi sotto posso spuntare, qui non lo è, "Inserisci una riga orizzontale dopo i dati convertiti". Ancora, viene indicata la data di ultimo aggiornamento: il sistema suggerisce la data del giorno. Nel campo successivo è possibile indicare l'utente che ha fatto l'aggiornamento, e in quello che segue potremmo immettere un indirizzo di posta elettronica. Scegliamo ancora "Avanti" per raggiungere l'ultima finestra. La prima richiesta è "Quale tabella codici utilizzare per la pagina WEB"? Quella proposta è "Stati Uniti/Europa centrale", ma utilizzando freccia giù potremmo trovare greca, turca, baltica, stati uniti ms-dos, multilingue ms-dos, greca, ecc. L'altra richiesta è: "Come si desidera salvare la pagina WEB HTML"? Qui si può scegliere fra "salva il risultato come file HTML", che è la scelta di default, o "Aggiungi il risultato a Front Page WEB", che non è selezionato. Infine è possibile immettere il nome, completo di percorso, del file da salvare. Se la cartella proposta non è quella che si desidera, si può usare il pulsante "Sfoglia" per cercarla. Siamo così arrivati alla fine, e infatti viene attivato il pulsante "Fine". Non concludiamo questo salvataggio, anche perché non abbiamo scritto nulla nella nostra cartella di lavoro. Bene, con questo ho descritto tutto quanto mi ero prefisso. Possiamo quindi premere ESC per annullare l'operazione. Con questo argomento abbiamo concluso la prima lezione. Premiamo pure ALT + F4 per chiudere Excel e, alla domanda se vuoi salvare le modifiche a Cartel1, rispondere no selezionando il pulsante con TAB.
Giuseppe Servidio
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