ECDL 5-19.

Di Giuseppe Servidio

Modulo 5.

Lezione 19. – Creazione di un report 'etichette'

In questa lezione impareremo a creare un report specializzato per la stampa di etichette (ad es. etichette indirizzo).

Come al solito apriamo Access e poi il nostro database.

Proviamo ora a creare un altro tipo di report che può rivelarsi molto utile. Scegliamo Report, poi Nuovo, poi Autocomposizione etichetta. Con TAB, spostiamoci
sull'elenco delle tabelle e scegliamo Indirizzi.

Ci compare una finestra con l'autocomposizione dell'etichetta. Sulla sinistra un disegno mostra tanti tabulati di etichette. Sulla destra vi è la scritta
"Questa autocomposizione consente di creare etichette standard o personalizzate. Quali dimensioni deve avere l'etichetta?". Sotto viene mostrata una finestra
che ha tre intestazioni: Tipo, Dimensione e Numero di etichette in orizzontale, e un elenco di diversi tipi di etichette. L'elenco può cambiare se si apre
la casella elenco (alt+freccia giù) "filtro in base al produttore" e scegliamo un produttore diverso. Analizziamo questa finestra col nostro ausilio per farci un'idea
di quante etichette ci possono essere.

Per scegliere il tipo di etichetta, bisogna sapere quali possediamo. Io ne utilizzo un tipo che ne ha due in orizzontale, del produttore Avery. Proviamo
a sceglierne una dove nel numero di etichette in orizzontale ci sia 2. Poi passiamo con TAB al sistema di misura. Lasciamo metrico; ancora TAB per verificare
il sistema di alimentazione: lasciamo fogli, che è corretto se abbiamo una stampante a getto di inchiostro. Potremmo anche personalizzare tutta l'etichetta
tramite il pulsante Personalizza, ma visto che siamo già soddisfatti di ciò che ci viene proposto, usiamo la combinazione di tasti ALT+A per andare avanti.

Ci viene mostrata un'altra finestra in cui siamo invitati a scegliere il tipo di carattere e il colore da utilizzare nel testo. Con TAB possiamo passare
da una categoria all'altra. La prima che troviamo il tipo di carattere. E' impostato ad Arial e possiamo lasciarlo intatto. La dimensione, categoria successiva,
è impostata ad 8. Apriamo la casella elenco con alt+freccia giù e, attraverso freccia giù, cerchiamo 12: questa dimensione sarà molto più leggibile. Passiamo
poi con TAB alla categoria successiva. Lo spessore del carattere è impostato a chiaro. Anche qui apriamo la casella elenco e scegliamo semigrassetto. Potremmo
anche cambiare il colore del carattere (è attualmente impostato a nero), e attivare le caselle corsivo e sottolineato. Noi lasciamo tutto invariato e premiamo
ancora Avanti (alt+a).

Ci viene presentata una finestra dalla quale possiamo scegliere i campi da includere nell'etichetta. Questa parte è simile ad altre che abbiamo già viste.
In più però, c'è un modello di etichetta, per ora vuota. Il problema è che con TAB o SHIFT+TAB si scorrono le varie righe del modello e si arriva anche all'elenco
dei campi. Quando ci si trova su di esso, la riga selezionata è o la prima o l'ultima, a seconda che ci siamo arrivato premendo TAB o SHIFT+TAB. Per questa
ragione useremo uno stratagemma che ci consentirà, anche senza mouse, di creare la nostra etichetta.

Per trovare l'elenco dei campi, quindi, usare TAB o SHIFT+TAB. Quando ci siamo, scegliamo tramite freccia giù il cognome e, tramite TAB, selezioniamo il pulsante
maggiore o freccia destra. Questo metterà o nella prima o nell'ultima riga dell'etichetta, a seconda di come ci si e’ arrivati (tab o shift+tab), il campo
cognome. Esso però è scritto tra parentesi graffe, e il cursore è posizionato subito dopo di lui. Ora vogliamo mettere anche il nome. Continuiamo ad usare
gli stessi tasti che abbiamo usato prima, perché il nome si trovi sulla stessa riga. Poi, nello stesso modo inseriamo anche Indirizzo, CAP e Località. Controllare
ora di avere tutti e cinque i campi su una sola riga. Usare tutte le potenzialità dell’ausilio per farlo. Faccio notare che il cursore si sposta in
modo diverso che nella normale editazione, perché quelli che abbiamo inserito nell'etichetta sono campi di una tabella, non parole. Ora vogliamo che l'etichetta
sia costituita da tre righe: la prima deve contenere cognome e nome, separati da uno spazio, la seconda l'indirizzo, la terza il CAP e la località, anch'esse
separate da spazio. Ora il cursore dovrebbe essere posizionato dopo la località, che è l'ultimo campo che abbiamo inserito. Se usiamo una volta la freccia a sinistra,
lo si spostera sull'aperta parentesi graffa prima di questa; se la si preme ancora una volta, esso si troverà sulla parentesi prima di CAP e così via. La stessa
cosa vale per la freccia destra. Freccia giù ci porta alla riga successiva del modello (a meno che non ci si trovi sull'ultima), mentre freccia su si sposta
sulla penultima (a meno che non sia già sulla prima). Per selezionare un intero campo bisogna premere Maiuscolo+freccia destra. Dobbiamo ora selezionare il cognome
e il nome per portarli sulla prima riga (facciamo questo se tutti i campi sono scritti sull'ultima riga). Quando li abbiamo selezionati, usiamo CTRL+X (comando Taglia),
portiamoci con freccia su alla prima riga e facciamo CTRL+V (copia). Per inserire uno spazio tra cognome e nome, posizionarsi sulla parentesi graffa prima del nome
e battiamo uno spazio. Ora selezionare l'indirizzo e spostarlo sulla seconda riga del nostro modello. Selezioniamo poi CAP e località e portiamoli sulla terza. Aggiungiamo
uno spazio anche tra questi due campi. Può sembrare difficile, ma è proprio un collage, chi si applica ce la farà! Quando sii e’ sicuri di aver redatto correttamente la
nostra etichetta, possiamo premere il pulsante Avanti.

Ci viene chiesto in base a quale dei nostri campi vogliamo ordinare i dati. La finestra è fatta come l'elenco precedente: con le frecce possiamo spostarci
sul campo che vogliamo selezionare, poi con TAB spostarci sul pulsante Maggiore o freccia destra e premere INVIO. Scegliamo Cognome. Nella parte destra
troveremo l'indicazione: ordina per cognome. Possiamo premere ancora Avanti. Ci viene chiesto il nome da assegnare al report: quello proposto è Etichette
indirizzi. Possiamo accettarlo. Se andiamo avanti nella finestra con TAB, vediamo che è attivata la casella "mostra etichette in anteprima di stampa".
Potremmo anche scegliere di modificare la struttura del report. Invece, selezioniamo il pulsante Fine con la combinazione di tasti ALT+F. Il report ci
viene mostrato in anteprima. Esso contiene otto etichette, fatte proprio come noi le avevamo richieste: nella prima riga cognome e nome, nella seconda
indirizzo, nella terza CAP e località. Possiamo chiudere il report dal menù File. Notiamo che anch'esso è presente nel nostro elenco.

Facciamo un'ultima prova prima di concludere. Voglio mostrare come sia possibile aggiungere anche qualche parola (ad esempio Sig.), prima dei dati, e come
sia possibile scrivere direttamente i nomi dei campi dell'etichetta, senza fare il collage che ho mostrato prima.

Selezioniamo ancora Nuovo, poi Autocomposizione etichette e la tabella Indirizzi, quindi premiamo OK per confermare. Scegliamo l'etichetta che avevamo selezionato
prima o qualsiasi altra nella finestra delle dimensioni. Possiamo selezionare subito Avanti perché ci va bene sia il sistema metrico che l'alimentazione
fogli. Anche la finestra successiva, quella del tipo e dimensione carattere, è rimasta impostata ai valori precedenti: quindi possiamo premere direttamente
Avanti.

Ora che conosciamo molto bene la finestra dell'elenco dei campi e del modello etichetta, consiglio di immettere direttamente quanto è scritto qui di seguito.
Iniziare dalla prima riga del modello in modo che l'etichetta sia composta da tre righe.

Sig. {nome} {cognome}

{indirizzo}

{cap} {località}

Se e’ scritto correttamente tutto, si puo premere il pulsante Avanti per passare alla finestra che ci chiede l'ordinamento.

Anche questa volta selezionare il cognome come campo di ordinamento e premiamo ancora Avanti. Il nome è Etichette Indirizzi1, perché esiste già un report etichette
indirizzi. Premiamo Fine. Le nostre etichette, come noteremo, sono precedute tutte dalla parola Sig., che è molto più corretto e formale. E' possibile abbellire
in vari modi le nostre etichette, ad esempio aggiungendo una parentesi prima e dopo la provincia, o qualsiasi altra formula di cortesia.

In futuro, usiamo il modo che crediamo più adatto alle nostre esigenze e al nostro ausilio: l'importante è che si riesce a raggiungere l'obiettivo di creare etichette.

Potremmo anche stampare questo report, per ottenere le etichette adesive da applicare sulle buste. Non lo faremo perché non c'è nulla di particolare da
imparare.

Noi concludiamo qui la trattazione dei report, anche se ci sarebbe ancora molto da dire. Quello che potremmo aggiungere riguarda il modo di modificarli
e personalizzarli. E' qualcosa di molto grafico, però, ed è considerevolmente difficile anche per persone vedenti, non molto esperte. Sicuramente lo è
di più per persone che abbiano qualche difficoltà con gli ambienti grafici. Consideriamo perciò di aver dato un'infarinatura sia delle autocomposizioni
dei report, sia delle autocomposizioni delle etichette, che sarà sicuramente sufficiente per ciò che in genere viene fatto di solito.

Per concludere, possiamo chiudere, come sempre, il nostro database.

Questo conclude non solo la lezione, ma l'intero capitolo V e perciò il Modulo 5 del Corso di ECDL.


Giuseppe Servidio
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