ECDL 3-4.
Di Giuseppe Servidio
Modulo 3, lezione 04. Word: inserire i dati Ed eccoci ancora qui, pronti a ricominciare. Ci sono ancora tante cose da imparare, come hai visto, e quindi ti auguro davvero buon lavoro! Apri per prima cosa Word: ormai sei maestro nell'aprire un programma, e quindi ti risparmio la descrizione dei passi necessari. Se però dovessi avere qualche dubbio, la lezione precedente potrà esserti di aiuto. Se hai aperto il programma, dovresti avere davanti a te la finestra principale di Word in cui, per prima cosa, impareremo ad inserire dei dati. Sull'inserimento puro e semplice avrò poco da dirti: infatti, inserire dati con un programma di elaborazione testi è davvero molto semplice; è come se tu stessi usando una macchina da scrivere. La differenza fondamentale tra una macchina da scrivere e un programma di gestione testi è data dal fatto che il documento può essere aggiornato. Come abbiamo visto, infatti, anche dopo aver salvato un documento, è possibile richiamarlo e apportarvi qualsiasi modifica: è possibile inserire caratteri, parole, frasi, paragrafi e addirittura interi capitoli nel testo, senza che quanto era stato scritto in precedenza venga perduto e modificato. Un'altra differenza tra macchina da scrivere ed elaboratore di testi è data dal cursore. Il cursore è fatto come un trattino verticale lampeggiante e indica che in quel punto, cioè nel punto in cui esso si trova, il programma inserirà i caratteri che man mano batterai dalla tastiera. Il cursore, come saprai, viene spostato al carattere a destra, a quello a sinistra, alla riga precedente e successiva rispettivamente tramite freccia destra, sinistra, su e giù. Può essere portato all'inizio della riga su cui già si trova tramite il tasto HOME, alla fine tramite il tasto END. Per raggiungere l'inizio del documento potrai usare CTRL + HOME, mentre per portarti alla fine CTRL + END. Questi comandi rendono molto più veloce lo spostamento attraverso il documento. A differenza di quanto avviene con la macchina da scrivere, non dovrai preoccuparti di sapere quando la riga è finita. Vedremo nelle lezioni successive come sia possibile impostare i margini al nostro documento e stabilire quindi come esso verrà stampato. Per ora ci basta sapere che potremo continuare a scrivere in modo continuativo, senza mai preoccuparci di capire quando andare a capo. Ci sono dei momenti, però, in cui si potrà desiderare di andare a capo perché si vuole iniziare una certa parte del documento in una nuova riga: per questo, basta premere INVIO e Word capirà che hai iniziato un nuovo paragrafo. Attenzione, però! Se non ci si trovi alla fine della riga, il testo dopo il quale si trova il cursore verrà portato nella nuova riga. Controllare quindi sempre, tramite il proprio ausilio, dove si trova il cursore, e pensare sempre a quanto si sta facendo. Potresti anche desiderare di far iniziare una parte del documento in una nuova pagina. Basta premere CTRL+INVIO perché Word inserisca nel testo un'interruzione di pagina. Se non ricordi questa combinazione di tasti, potrai richiamare il menù "Inserisci", scegliere "Interruzione", e premere INVIO sull'interruzione che vorrai inserire. Non dimenticarti di usare la guida rapida, MAIUSC + F1, quando non sai qualcosa; anche in questo caso essa ti verrà in aiuto. Come avrai capito da quanto finora ti ho detto, il documento su cui lavoriamo mentre usiamo un programma di elaborazione testi è un documento virtuale: infatti, se ci accorgiamo di aver sbagliato una parola, non dobbiamo strappare il foglio o farvi sopra una brutta cancellatura; basta posizionare il cursore sulla parola sbagliata e modificarla. A proposito di questo, voglio dire che Word è impostato in modo tale che quanto tu scrivi venga sempre aggiunto a quanto già era stato scritto in precedenza. Per sovrascrivere il nuovo testo a quello già esistente, usa il tasto INS: esso passerà, come un interruttore, dalla modalità di inserimento a quella di sovrascrittura. Se il tasto INS dovesse essere un tasto importante per il proprio ausilio, esiste la possibilità di usarlo ugualmente: sfruttare l'aiuto del programma del proprio ausilio per sapere come comportarsi in questo caso. Un'altra cosa che è possibile fare con un programma di elaborazione testi è quella di duplicare delle parti del documento o addirittura di spostarle da un punto all'altro perché riteniamo più giusto questo. Pensa però a quanti errori possono essere commessi, lavorando in modo così veloce e disinvolto! Ma anche in questo caso Word ci viene in aiuto: è infatti presente, sia nel menù "Modifica" che sulla barra degli strumenti, il comando "Annulla". Esso cancella l'ultima operazione che abbiamo effettuato, ma su questo torneremo più diffusamente più avanti. Solo per dare un'idea delle potenzialità di questo programma, ti dico che oltre ad annullare un'operazione, è anche possibile ripristinare ciò che avevamo annullato! Ma proviamo ora a mettere in pratica alcune delle cose che ho descritto, così potrai provare direttamente quanto è interessante l'uso di questo programma. Avevamo aperto Word e, come ti ho già detto, ci troviamo davanti un foglio bianco, un documento vuoto, come dice anche la barra del titolo: "Documento 1". Bene. Il cursore è posizionato all'inizio del documento e siamo pronti per scrivere. Già nella lezione precedente avevamo scritto due righe di testo. Ora scrivi "pippo ". Peccato! Ci voleva la P maiuscola! Basta posizionarsi col tasto HOME all'inizio della riga, cancellare tramite il tasto CANC la lettera p minuscola e inserire al suo posto una P maiuscola, che è quanto volevamo fare. Sembra proprio semplice, eh? Però ci siamo sbagliati: andava bene la p minuscola, perché pippo può anche essere un nomignolo. Come ti ho detto, esiste il comando "Annulla digitazione" presente nel menù "Modifica" o richiamabile direttamente tramite la combinazione di tasti CTRL + Z. Allora eseguilo, nel modo che ritieni più facile. Noterai che non solo la P maiuscola è stata cancellata, ma è stata anche ripristinata la p minuscola che avevamo cancellato in precedenza. Beh, ma se Pippo fosse un nome e non un nomignolo potrebbe essere scritto con l'iniziale maiuscola. Allora potremmo usare, sempre dal menù "Modifica", il comando "Ripristina digitazione"; esso può essere richiamato direttamente anche tramite la combinazione di tasti CTRL + Y. Esegui anche questo comando e noterai che ora Pippo è scritto con l'iniziale maiuscola, proprio com'era prima che utilizzassimo il comando "Annulla". Tieni presente questi due comandi: potrebbero tirarti fuori dai guai in molte situazioni. Ti do un altro consiglio riguardo i tasti da usare: se ti rendi conto di aver appena digitato un carattere sbagliato, puoi usare il tasto BACKSPACE. A differenza del CANC che cancella il carattere a destra del cursore, quello su cui il cursore si trova, il BACKSPACE cancella il carattere a sinistra del cursore, in questo caso quello che hai appena scritto, e comunque quello immediatamente precedente al punto in cui è posizionato il cursore. Andiamo avanti con le nostre prove. Posizionati dopo lo spazio, ultimo carattere immesso (avevamo scritto "Pippo ") e scrivi "è un nome molto buffo.". Dato che ti ho già detto di non preoccuparti di andare a capo (forse hai ancora nelle orecchie il campanellino della macchina da scrivere, ma qui puoi dimenticarlo), possiamo continuare la nostra frase. Scrivi allora: "Si tratta infatti di un personaggio dei cartoni animati che è stato inventato negli Stati Uniti.". Puoi verificare subito quanto ti ho appena detto, e noterai che la frase finisce nella seconda riga perché non avrebbe trovato lo spazio per essere contenuta interamente nella prima. La decisione di portare a capo una parola dipende da come sono stati impostati il margine sinistro e destro. Quando il programma si rende conto che lo spazio fra i due margini è completamente pieno, porta nella riga successiva la parola che non può essere più contenuta in quello spazio. Vedremo che è possibile anche chiedere a Word di andare a capo non solo con parole intere, ma utilizzando le regole della sillabazione previste dalla grammatica. Ancora. Se tu inserissi alcune parole in questa frase e anche la seconda riga fosse completamente piena, Word continuerebbe la gestione automatica dello spazio e porterebbe nella terza riga le ultime parole della frase. Dopo il punto però noi vogliamo andare a capo. Come ti ho già detto, basta premere INVIO. Noterai che il cursore verrà portato a capo, all'inizio della terza riga. Così abbiamo detto a Word che finisce il primo paragrafo e inizia il secondo. Un paragrafo è un insieme di parole, o anche di frasi, che termina con un punto e a capo e che ha una sua uniformità stilistica, e viene gestita in maniera univoca e comune dal programma. E' possibile formattare con caratteristiche diverse ogni paragrafo di un documento, e ci sono alcuni comandi che sono specifici per il paragrafo: infatti, il menù "Formato", che analizzeremo più avanti, ha una scelta che si riferisce proprio al paragrafo. Naturalmente non è necessario che tutti i paragrafi del documento abbiano caratteristiche diverse; è possibile anche impostare l'allineamento e l'interlinea per il primo paragrafo e mantenerle identiche per tutti gli altri. Se non vengono date indicazioni diverse Word considera le impostazioni date per il primo come valide per tutti gli altri. Word capisce dove inizia e finisce un paragrafo, o anche una pagina, perché inserisce degli opportuni caratteri di controllo. E' anche possibile vedere questi caratteri di controllo, ed eventualmente modificarli. Ti insegnerò come fare per vederli. Non sarà una cosa che usi spesso, ma potrà servirti, soprattutto quando avrai a che fare con documenti lunghi e complessi. Portati allora con ALT alla barra dei menù e poi con CTRL + TAB alla barra degli strumenti standard. Con freccia destra o TAB posizionati su "Mostra/nascondi" e premi INVIO. Questa icona è fatta come una P rovesciata con due barrette invece che una, che sono unite in alto. Controlla bene il documento. Noterai che il tuo ausilio, dopo ogni parola, potrebbe leggere "Marcatore spazio" e, dopo il punto, potrebbe leggere "Marcatore paragrafo". Troverai questo stesso segno dopo il cursore, perché un documento termina sempre con questo carattere. Questo potrebbe servirti anche per essere certo di non aver inserito degli spazi dove non volevi. Dato che non è piacevole leggere un documento con queste continue intercalazioni, è meglio che tu ti riposizioni sul pulsante "Mostra/nascondi" e che prema ancora INVIO per disattivare questa visualizzazione. Voglio mostrarti ora come verificare le caratteristiche di formattazione di un paragrafo. Come ti ho detto, nel menù "Formato", richiamabile direttamente con la combinazione di tasti ALT + O, è presente la scelta "Paragrafo". Richiamala pure, così possiamo analizzarla insieme. La finestra di dialogo che compare, "Formato paragrafo", è una finestra multipagina. Ti ricordi che ti avevo detto che ne avresti trovate tante? Bene. L'etichetta selezionata è "Rientri e spaziature". La prima scelta che troverai riguarda l'allineamento. In questo momento potrebbe essere impostato a sinistra, ma se ti sposti con freccia giù, troverai anche "Al centro", "A destra" e "Giustificato". Se ti sposti con TAB, troverai le scelte relative al livello struttura. L'impostazione corrente potrebbe essere "Corpo del testo", ma se usi freccia giù, troverai anche vari livelli: 1, 2, 3, 4 e così via. Continuando l'esplorazione, arriverai alla parte dei rientri. Il primo è "A sinistra" e dovrebbe essere impostato a 0. Per modificarlo potrai usare freccia giù. La stessa cosa vale per il rientro a destra, che è la scelta successiva. Andando ancora avanti, troverai "Rientro speciale". Dovrebbe essere selezionato "Nessuno", ma usando freccia giù troverai "Prima riga" o "Sporgente". Se ti posizioni su una di queste due scelte, comparirà accanto una casella di editazione in cui potrai immettere direttamente, o arrivarci con freccia giù, il valore del rientro. La prima scelta fa rientrare dei centimetri che desideri solo la prima riga del paragrafo, mentre la seconda scelta lo fa sporgere del valore che hai immesso. Proseguendo, trovi la possibilità di indicare la spaziatura prima dell'inizio del paragrafo. Essa dovrebbe essere impostata a 0 pt (punti tipografici), ma puoi modificare anche questa tramite le frecce. A proposito di questo, ti consiglio, invece di lasciare una riga vuota tra un paragrafo e l'altro, di impostare correttamente la spaziatura: questo renderà più uniformi i tuoi documenti. La stessa cosa vale per la scelta successiva: "Spaziatura dopo". Essa consente di lasciare lo spazio che desideri, sempre in punti, dopo la fine del paragrafo e prima dell'inizio di quello successivo. Passiamo ad "Interlinea". Attualmente dovrebbe essere impostata a "Singola", ma potrai trovare anche 1,5, "Doppia", "Minima", "Esatta" e "Multipla". E' anche possibile, nel campo successivo, indicare un valore sia tramite l'immissione di un numero, sia tramite le frecce. L'anteprima è disponibile per mostrare l'effetto che hanno le scelte che man mano imposti sul documento. Se premi INVIO sul pulsante "Tabulazioni", compare una finestra che consente di impostare le tabulazioni. Esse attualmente dovrebbero essere impostate a 1,5 centimetri, ma anche qui potrai modificare il valore tramite le frecce. Questo significa che, quando premerai il tasto TAB non all'interno di una finestra di dialogo ma nel documento, il testo verrà spostato a destra dei centimetri che avrai deciso qui. La scelta successiva, sempre nell'ambito delle tabulazioni è "Allineamento". Dovrebbe essere impostato a sinistra, ma può essere modificato in "A destra", "Centrato", "Decimale" o "Barra". Sempre proseguendo con TAB nelle scelte delle tabulazioni troverai "Caratteri di riempimento". Dovrebbe essere impostata a "Nessuno", ma potrai usare anche punti, trattini o sottolineature. Questo determina come verrà riempito lo spazio definito dalla tabulazione. Sempre in questa finestra è possibile anche cancellare le tabulazioni. Chiudi con ESC la finestra "Tabulazioni" e seleziona l'altra scheda della finestra "Formato paragrafo": "Distribuzione testo". Tramite questa finestra è possibile decidere come impaginare il documento. La prima casella di controllo, che dovrebbe essere attivata, è "Controlla righe isolate". Essa impedisce che l'ultima riga di un paragrafo finisca nella pagina successiva, cosa che rende il documento non tanto bello dal punto di vista estetico. La seconda, "Mantieni assieme le righe", che dovrebbe essere disattivata, consente di non separare un paragrafo. Le altre caselle di controllo sono relative sempre alla disposizione del testo nella pagina. E con questo credo di averti detto tutto riguardo alla formattazione del paragrafo. Credo anche, però, che non ti basti ciò che hai letto o verificato insieme a me. Hai visto che i parametri da modificare sono tantissimi, ed è per questo che ti consiglio di fare molte prove cambiando ora l'una ora l'altra delle scelte consentite, per verificare, anche con l'aiuto del ausilio, l'effetto che queste modifiche porteranno al paragrafo o ai paragrafi del documento. Bene. Possiamo proseguire col prossimo argomento. Si tratta dell'inserimento, all'interno di un documento, di caratteri o simboli non presenti sulla tastiera. Per questo, posizionati alla fine del documento e scrivi: "Nelle lapidi antiche talvolta si scriveva da". La frase si concluderebbe "alfa a omega". Questi due caratteri, però, non sono presenti nella nostra tastiera, e quindi dobbiamo andare a cercarli tra le possibilità offerte da Word, a meno che tu non conosca il codice ASCII che li rappresenta. Ma non credo che nessuno li conosca tutti, e quindi questa funzione è comunque utile. Richiama allora il menù "Inserisci" e premi INVIO sulla scelta "Simbolo". Compare a questo punto una finestra multipagina con due schede. Quella che dovrebbe essere selezionata al momento è "Simbolo" e sarà quella che useremo, ma seleziona per un attimo la scheda "Caratteri speciali" per vedere quali caratteri speciali siano disponibili. Per selezionare questa etichetta, non preoccuparti se farai un po' di fatica: spostati quindi con TAB fino alla riga delle etichette e poi con freccia sinistra o freccia destra seleziona la linguetta "Caratteri speciali". La cosa importante che troverai, spostandoti sempre con TAB, è che viene mostrato un carattere (ad esempio il simbolo del copyright) e anche un eventuale tasto rapido per richiamarlo direttamente senza passare da questa tabella. Scorri un po' usando sia le frecce che il TAB, questo elenco per capire cosa vi potrai trovare. Quando sei pronto, seleziona nuovamente la scheda "Simbolo", così potremo continuare. La finestra che compare per prima cosa mostra il tipo di carattere, poi l'elenco dei simboli relativi al tipo selezionato, e infine il tasto rapido associato a quel dato simbolo. Posizionati allora sul tipo di carattere e controlla di essere posizionato su "Simbolo". Poi spostati nella tabella dei simboli. Noterai che probabilmente il proprio ausilio mostra soltanto dei numeri, perché anch'esso non può conoscere tutti i nomi dei simboli. Proviamo comunque. Dovresti essere posizionato sul primo quadretto al cui interno è mostrato un simbolo. Tieni presente che la tabella è molto grande: circa venticinque quadretti per più di dieci righe. Usa due volte freccia giù e nove volte freccia destra. A questo punto dovresti essere posizionato sul simbolo alfa. Premi INVIO per inserire questo carattere nel tuo documento. Noterai che il tuo ausilio dovrebbe leggerti "Chiudi", perché in effetti sei posizionato sul pulsante chiudi. Con TAB riportati all'elenco dei simboli e vai con freccia su e freccia sinistra al primo dell'elenco. Usa ora tre volte FRECCIA GIU' per poi tre volte FRECCIA DS. Puoi premere INVIO per inserire l'omega. Sei nuovamente posizionato su "Chiudi" e quindi, premendo ancora INVIO, chiuderai la finestra "Simbolo". Noterai che i due simboli sono stati inseriti. Posizionati prima dell'ultimo simbolo e scrivi "a "; poi vai alla fine della riga con END, scrivi "." E premi INVIO per andare a capo. Naturalmente speriamo che tu abbia inserito davvero l'alfa e l'omega: il tuo ausilio, come avrai notato, non ti aiuterà molto nell'utilizzo di questa tabella. Devi però conoscerla per sapere che esiste e che sei in grado, anche con difficoltà, di usarla. Ti ho parlato prima dei codici ASCII. Proviamo ad usarne uno, tanto per farti capire come fare. Nel punto in cui ti trovi, all'inizio della nuova riga, scrivi "parentesi ". Ora ti farò vedere come si può fare a scrivere la aperta parentesi quadra in un altro modo. Attiva il blocca numeri usando il primo tasto a sinistra in alto della tastierina numerica: ora essa scriverà i numeri e non servirà più al tuo ausilio. Premi ora e tieni premuto il tasto ALT (quello di sinistra) e poi scrivi "91" utilizzando la tastierina numerica; a questo punto rilascia anche il tasto ALT: dovresti vedere, spostandoti con freccia sinistra, una parentesi quadra aperta. Batti adesso uno spazio e, sempre tenendo premuto ALT, scrivi "93"; poi rilascia ALT e premi INVIO. Ecco fatto. Dovresti aver scritto una parentesi quadra chiusa. Spegni nuovamente il bloccanumeri usando lo stesso tasto che hai usato prima per riportare tutto come sempre. Come vedi, questa procedura è molto più semplice ed accessibile di quella che ti ho mostrato prima, ma ha lo svantaggio che devi sempre ricordarti molti codici a memoria, e la cosa non è semplice. Proviamo ad eseguire alcuni comandi che renderanno più gradevole il nostro documento. Ti ho già parlato di come sia possibile inserire un'interruzione di pagina; ma vediamolo in pratica. Richiama la scelta "Interruzione" dal menù "Inserisci". Comparirà una finestra di dialogo "Interruzione" da cui è possibile effettuare varie scelte. Dato che vogliamo semplicemente inserire un carattere di controllo che dica a Word di passare alla pagina successiva, premi INVIO su "Di pagina". Avresti ottenuto lo stesso risultato tramite la combinazione di tasti CTRL + INVIO. Nota comunque che il cursore è stato spostato ora all'inizio di pagina 2, mentre tutto il resto della pagina 1 è stato lasciato vuoto. Chiedi al tuo ausilio la lettura della riga di stato per controllare meglio la situazione ed esplora attentamente quanto è accaduto. Hai visto quindi che è molto facile iniziare una pagina nuova quando lo desideri, anche solo per motivi stilistici e di immagine del tuo documento. Prova ora a posizionarti nuovamente sulla barra degli strumenti standard e a premere INVIO sul pulsante "Mostra/nascondi" per verificare se è visibile anche l'interruzione pagina. Non ti dirò come fare, perché sono certo che te lo ricorderai. In caso contrario, nella prima parte di questa lezione troverai tutti i passaggi. Dopo aver dato INVIO sul pulsante "Mostra/nascondi", noterai che alla fine di ognuno dei nostri paragrafi è stato associato correttamente il segno; alla fine della pagina, nell'ultima riga, c'è una serie di puntini che la riempiono completamente e nel mezzo compare la scritta "Interruzione pagina". Hai visto quindi com'è facilmente comprensibile ciò che hai chiesto a Word. Puoi disattivare, sempre nello stesso modo, il pulsante "Mostra/nascondi", perché sia resa meno pesante la lettura del documento. Alla prossima.
Giuseppe Servidio
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