ECDL 4-18.
Di Giuseppe Servidio
Modulo 4 lezione 18. Importare diagrammi e grafici Benissimo. Credo che ormai abbiamo capito come sia possibile inserire in una cella un'immagine o un oggetto e come sia possibile trattarlo e modificarlo. Ora parleremo di una funzione molto importante per Excel, e cioè dei grafici. Un grafico non è altro che una rappresentazione visiva e immediatamente leggibile dei dati presenti in un foglio di calcolo. Leggere dei numeri in fila spesso non dà l'idea generale della loro logica. Se pensiamo all'andamento di un certo fenomeno (le vendite di un'azienda, le variazioni di borsa per un dato titolo), notiamo che troveremo molto difficile capirne le oscillazioni senza avere a disposizione un grafico. Potremmo capire che c'è stato un aumento, ma non sarebbe immediato sapere se esso è più o meno rapido. Vediamo allora come si può trattare di diagrammi e di grafici in Excel. Per esaminare questa funzione, dobbiamo per prima cosa preparare i dati di partenza. Posizioniamoci in B5 e scriviamo GEN. Poi spostiamoci in C5 e scriviamo FEB. Dobbiamo ora completare i nomi dei mesi dell'anno. Per questo selezioniamo le celle dalla B5 alla M5; richiamiamo poi la scelta "Riempimento" dal menù "Modifica" e scegliamo "Serie". A questo punto con MAIUS + TAB spostiamoci sul tipo di riempimento che vogliamo effettuare e con freccia su attiviamo "riempimento automatico" (dovrebbe essere selezionato "Lineare"); controllare anche che sia attiva la scelta "Righe" e non "Colonne". A questo punto premere INVIO sul pulsante OK. Come certamente ricorderemo, avevo già mostrato tutto questo e avevo detto che sarebbe stato utile. Visto che è vero? Se tutto è andato bene, i dodici mesi dell'anno, in forma abbreviata, dovrebbero essere scritti nelle celle che ho indicato. Immaginiamo di scrivere i dati relativi alle vendite di un determinato prodotto durante i dodici mesi dell'anno. Allora in B6 scriviamo 125, in C6 84, in D6 138, in E6 77, in F6 95, in G6 66, in H6 88, in I6 25. Vediamo come ottenere un grafico da questo andamento un po' oscillante di dati di vendita. Selezioniamo le celle dalla B5 alla I6. Non ripeterò più la procedura necessaria. Se non la si ricorda bene, tornare indietro in questa lezione o nelle lezioni precedenti per ripassarla. Ora richiamare la funzione "Grafico" dal menù "Inserisci", oppure "Autocomposizione grafico" dalla barra degli strumenti. Si apre la finestra di dialogo "Autocomposizione grafico. Passaggio 1 di 4". Questa parte riguarda i tipi di grafico da impostare. Sono presenti due etichette: "Tipi standard" e "Tipi personalizzati". Dato che stiamo facendo un corso di base, noi ci occuperemo soltanto dei tipi standard. Essa dovrebbe essere già selezionata. Il punto in cui dovremmo essere posizionati mostra un elenco dei possibili tipi di grafico, e ognuno di essi è anche rappresentato da una piccola icona. Il primo, quello selezionato, è l'istogramma; è costituito datante barre verticali. Gli altri, che si troveranno scorrendo l'elenco con freccia giù, sono: barre, che è costituito da barre orizzontali; Linee che non ha bisogno di presentazione; torta che è un cerchio diviso a spicchi; dispersione X Y che è costituito da tanti punti nel primo quadrante di un diagramma X Y; area in cui l'area sottesa dalla curva è disegnata in un certo colore; anello che è costituito da un anello di cui le varie parti sono gli elementi del grafico. Come vedi ne esistono tantissimi. Te ne elenco altri: radar, superficie, bolle, azionario, cilindri, coni, piramidi. Riportiamoci con FRECCIA SU su "Istogramma" dopo aver esplorato questo elenco. Per ogni tipo di grafico vengono mostrati tanti sottotipi, sulla destra della finestra. Essi sono evidenziati in riquadri, tre per ogni riga, e sono disposti su tre righe. Per ognuno viene indicata una breve descrizione. Per l'istogramma, che al momento dovrebbe essere selezionato, troviamo il primo sottotipo nel quale sono presenti tante barre quanti sono i valori che ci interessano. Per questo grafico è indicata la descrizione "Istogramma non in pila, confronta i valori di più categorie". Descrivo brevemente alcuni altri sottotipi sempre relativi ad istogramma. In alcuni si vede un diagramma tridimensionale dove al posto delle barre sono evidenziati degli oggetti solidi accostati l'uno all'altro. In una versione le barre, anche se appartengono a due serie diverse, sono tutte affiancate. Noi abbiamo soltanto una serie di dati, ma se avessimo i dati di vendita relativi a due prodotti per ogni mese, le barre potrebbero trovarsi una sopra l'altra. Se ad esempio in gennaio avessimo due prodotti, potremmo avere due barre vicine di colori diversi che indicano le vendite in gennaio del prodotto A e le vendite in gennaio del prodotto B, oppure potremmo avere una barra che fino ad una certa altezza ha un certo colore per indicare il prodotto A e un altro colore per indicare il prodotto B. Così l'altezza di ogni barra indicherebbe la vendita complessiva del mese, mentre i due colori indicherebbero come la vendita stessa è ripartita fra i due prodotti. Anche nei grafici tridimensionali si possono vedere delle barre, che però hanno la forma di parallelepipedi posti in verticale, di colori diversi, per indicare le vendite dei due prodotti. Un'altra soluzione potrebbe essere di avere in primo piano le barre di un certo colore che riguardano le vendite del prodotto A, e in secondo piano le barre dell'altro colore che riguardano le vendite del prodotto B. Ho dato qualche breve cenno per dare l'idea di come sia possibile impostare un grafico. Se si vuole, si possono leggere le descrizioni che vengono fornite per ogni sottotipo per poterci fare un'idea ancora più precisa. Prima di proseguire, riportiamoci però sulle scelte impostate per default, perché vanno bene per quanto vogliamo fare. Proseguendo nell'analisi della finestra, troviamo un pulsante che, se premuto, mostra ingrandito un esempio del tipo di grafico che abbiamo scelto. In basso, i pulsanti "Annulla", "Avanti" e "Fine". Premiamo INVIO su "Avanti" per passare alla prossima finestra relativa alla creazione del grafico. Compare la finestra "Autocomposizione grafico passaggio 2 di 4: Dati di origine del grafico". Anche questa è una finestra multipagina con due schede: "Intervallo dati" e "Serie". Al momento dovrebbe essere selezionata la scheda "intervallo dati". Dovremmo Selezionare "Serie" se volessimo aggiungere un'altra serie di dati a quella che Excel ha già riconosciuto. Tornando a quanto è presente sullo schermo, noteremo che la serie dei dati è quella che avevamo indicato e che Excel considera la serie in righe. Dato che non abbiamo altre serie da aggiungere e che quanto ha proposto il programma è corretto, possiamo posizionarci sul pulsante "Avanti" e premere INVIO. Il terzo passaggio riguarda le opzioni del grafico. La finestra che compare è una finestra multipagina con sei etichette: "Titoli", "Assi", "Griglia", "Legenda", "Etichette dati", "Tabella dati". Nella parte destra viene mostrato il grafico come finora è stato costruito. Analizziamo per prima la scheda "Titoli". Selezioniamola quindi e iniziamo l'esplorazione. Il primo campo di editazione che troviamo scorrendo questa parte della finestra con TAB consente di inserire il titolo del grafico. Scriviamo "grafico di prova". Bene. Proseguendo, troviamo la possibilità di inserire un'indicazione nell'asse delle categorie. Scriviamo "mesi" perché le nostre vendite sono relative ad alcuni mesi, e passiamo con TAB al campo successivo che riguarda l'indicazione per l'asse dei valori. Qui scriviamo "Pezzi venduti". Il grafico che è sempre visibile sulla destra ora si è modificato e mostra le indicazioni che abbiamo appena dato: contiene l'intestazione "Grafico di prova", l'indicazione "Mesi" in orizzontale, e "Pezzi venduti" in verticale sulla sinistra. Sulla destra è presente una legenda che riporta il colore dell'unica serie di dati e dice "Serie 1". Passiamo ora all'etichetta "Assi". L'asse principale è l'asse delle categorie. E' possibile scegliere fra "Automatico", "Categorie", "Scala del tempo". La scelta selezionata per default è automatico. E' attivata sia la casella di controllo relativa agli assi che quella relativa ai valori. Se disattivassimo quella dei valori, essi scomparirebbero dal grafico. Per questo è meglio lasciare attivate entrambe le caselle. Esaminiamo ora l'etichetta "Griglia". In questa parte della finestra c'è la possibilità di attivare sia per l'asse delle categorie che per quella dei valori una griglia principale e una secondaria. Bisogna fare molta attenzione a modificare i dati proposti dal sistema, perché attivare troppe griglie può risultare pesante. Consiglierei di lasciare disattivate entrambe le griglie dall'asse delle categorie. Infatti, attivando la principale, notiamo che le barre dei mesi vengono separate da barre verticali e questo non è esteticamente molto bello. Attivando poi la griglia secondaria, otterremmo una ulteriore suddivisione che renderebbe il tutto piuttosto incomprensibile. Consiglio invece di lasciare, come propone il sistema, la griglia principale nell'asse dei valori. Esaminiamo ora l'etichetta "Legenda". La casella di controllo "Mostra legenda" è attivata, e viene proposto di mostrarla a destra. E' possibile scegliere "A sinistra", "In basso" e così via. Qui dipende dai dati che compongono il grafico, ma consiglierei di lasciarla a destra, come proposto da Excel. Potremmo addirittura disattivare con spazio la casella di controllo "Mostra legenda" per ampliare un po' di più il grafico. La legenda è costituita da un riquadro che contiene un quadratino del colore delle barre del grafico e la scritta "Serie 1". Selezionare ora la linguetta "Etichette dati". La scelta proposta è "Assente", ma con freccia giù si potra anche scegliere "Mostra valore" e "Mostra etichetta". Possiamo provare a modificare l'impostazione di default, ma se ci si posiziona su "Mostra valore", vengono mostrati i valori massimi delle barre, mentre se si sceglie "Mostra etichetta" verranno visualizzati i riferimenti ai mesi. La proposta di Excel è sicuramente la più giusta. Esaminiamo infine l'etichetta "Tabella dati". La casella di controllo "Mostra tabella dati" è disattivata, e anche questo è giusto: infatti non è esteticamente molto bello vedere la tabella da cui provengono i dati. Posizioniamoci pure sul pulsante "Avanti" e premiamo INVIO per esaminare l'ultimo passaggio. L'ultima finestra della creazione grafico è intitolata "Creazione guidata grafico passaggio 4 di 4 posizione grafico". L'unica scelta che dobbiamo fare in questa finestra è dove collocare il nuovo grafico. Excel propone di inserirlo come oggetto nel foglio 1, ma con freccia giù potremmo scegliere di porlo in un altro foglio della cartella. Lasciamo intatta questa scelta, posizioniamoci sul pulsante "Fine" e premiamo INVIO. Perfetto. Se tutto è andato bene, il grafico opportunamente riquadrato con le otto maniglie di trascinamento è comparso nel foglio, che contiene anche un menù che consente di effettuare alcune variazioni al grafico. Probabilmente l’ausilio non rileverà questo menù, ma fornirà una descrizione del grafico e delle sue caratteristiche. Vogliamo ora occuparci delle dimensioni e della formattazione del grafico. Per questo per prima cosa bisogna accertarsi che il grafico risulti selezionato; poi richiamiamo il menù "Formato" e poi la scelta "Area del grafico". Compare la finestra di dialogo multipagina "Formato area grafico" che contiene tre schede: "Motivo", "Carattere" e "Proprietà". La scheda proprietà è relativa al bloccaggio degli oggetti e alla protezione, quindi non ce ne occuperemo. La linguetta "Carattere" permette di scegliere il tipo di carattere, lo stile, la dimensione, il colore o l'eventuale sottolineatura del carattere che viene usato nel grafico. Queste sono informazioni di cui abbiamo già parlato in altre occasioni e quindi non ci torneremo sopra. Esaminiamo invece l'etichetta "Motivo" che è l'aspetto più interessante per quanto ho detto. Selezioniamo pure questa etichetta e troveremo la possibilità di scegliere il tipo di motivo che vorremo impostare: automatico, assente, personalizzato. Usando le frecce, posizioniamoci su "Personalizzato". Abbiamo tre caratteristiche da impostare: stile, colore, spessore. Lo stile è richiamabile anche con ALT + S. Possiamo scegliere tra linea continua, linea con un grande tratteggio, linea con un tratteggio più sottile, tratto e linea, una specie di bordo abbastanza grosso tutto puntinato. Il colore è richiamabile con ALT + C. Nella tavolozza con i colori che compare, possiamo scegliere un verdone cupo. Lo spessore è richiamabile con ALT + E. Esso può essere piccolo, grande o ancora più grande. Possiamo poi impostarlo ombreggiato o con gli angoli arrotondati. Scegliamolo con gli angoli arrotondati. E' anche possibile riempire l'area con un colore: la scelta di default, la migliore, è Assente. Se noi però volessimo scegliere un azzurrino pallido, potremmo notare, nell'esempio che viene mostrato, un azzurrino pallido all'interno e un riquadro verde scuro con gli angoli arrotondati. Se confermiamo con OK, noteremo che lo sfondo del grafico è azzurrino pallido, mentre è contornato di verde scuro con gli angoli arrotondati. Il grafico assume così sicuramente un altro aspetto, ma consiglio di non esagerare in queste cose, perché noi non vedenti non siamo in grado di controllare gli effetti che queste modifiche avranno sulle persone che lo vedranno. E' anche possibile cambiare il colore di una parte del grafico, ad esempio quello delle barre. Qui il nostro ausilio però non ci sarà di alcun aiuto, ma non preoccupiamoci: io spiegherò ugualmente quanto è possibile fare. Dobbiamo conoscerlo anche se non saremo in grado di eseguirlo correttamente. Basta fare doppio clic sulla parte del grafico che si desidera modificare. Compare una finestra di dialogo multipagina "Formato serie dati" che contiene sei schede: "Etichette dati", "Asse", "Motivo", "Ordine delle serie", "Barre di errore Y" e "Opzioni". Selezionando "Opzioni", è possibile regolare la distanza fra le barre, ma ciò che voglio mostrare è l'etichetta "Motivo". Questa finestra è molto simile a quella che abbiamo già visto e che riguarda l'intero grafico. Sulla destra è possibile scegliere il bordo: automatico, assente, personalizzato. Le altre impostazioni riguardano lo stile, il colore, lo spessore, che può essere ombreggiato oppure no. L'area automatica o assente, ma sotto l'indicazione dell'area è presente un'altra serie di colori. In questo momento quello selezionato è un violetto, e anche l'esempio riportato in basso mostra il violetto. Noi invece potremmo scegliere l'azzurro e confermare con OK. Questo ha cambiato il colore delle barre del grafico da violetto ad azzurro. Esaminiamo un altro modo per agire su un grafico. Ricordiamoci di selezionare il grafico prima di iniziare. Esiste una barra degli strumenti chiamata "Grafico". E' possibile attivarla dal menù "Visualizza" premendo INVIO su "Barre degli strumenti" e poi su "Grafico". La barra "Grafico" compare in un punto qualsiasi dello schermo, ma si potrà accedere ad essa tramite il tasto ALT per focalizzare la barra dei menù e poi premendo tante volte CTRL + TAB finché non si arrivera al primo pulsante della barra "Grafico" che potrebbe essere "Oggetti grafico". Aprendo con freccia giù la casella elenco, si scorreranno tutti gli elementi del grafico: l'area del grafico, l'area del tracciato, l'asse dei valori ecc. Posizioniamoci su "Serie 1 e premiamo INVIO. Dovrebbe risultare selezionata la serie 1. A questo punto è possibile, con CTRL + 1, richiamare la finestra che avevamo già visto prima, relativa al formato della serie dati. Dicevamo che l'aspetto di questa finestra ci è noto. L'avevamo già vista lavorando sull'area del grafico. Selezioniamo la scheda "Motivo". Sulla sinistra è possibile definire il bordo, che in questo caso non ci interessa. Troviamo poi a destra il riquadro relativo all'area. Essa può essere "Automatica" oppure "Assente". In questo caso è assente, e quindi non dobbiamo occuparci dei suoi colori. Però dopo una riga orizzontale, la tavolozza prosegue con altre due righe di colori che sono invece i colori relativi alla barra del grafico. Tramite questa tavolozza è possibile modificare il colore delle barre del grafico, e anche prima di confermare con OK, siamo già in grado di vedere l'effetto nell'esempio che viene mostrato. Come in altri casi, anche qui è possibile scegliere un effetto di riempimento. Al di sotto della tavolozza che abbiamo appena usato c'è il pulsante "Riempimento" che è possibile richiamare anche con ALT + I. Quando lo si è scelto, compare la finestra di dialogo multipagina "Effetti di riempimento". Essa contiene quattro schede: "Gradiente", "Trama", "Motivo" e "Immagine". Selezionando "Gradiente", è possibile usare gradiente con un solo colore o con due colori. Noi usiamo quello con un colore, ad esempio un marrone, scegliendo una sfumatura orizzontale. Confermando, noteremo nell'esempio che la barra non è più di un uniforme color mattone ma è un mattone che sfuma verso il nero. Chiudendo questa finestra con OK, notiamo che le barre partono in basso con un colore molto scuro che via via si schiarisce fino a raggiungere nella parte alta la gradazione del mattone che avevamo scelto. E' possibile ottenere tutti gli effetti desiderati selezionando il grafico, facendo comparire la finestra grafico, e poi selezionando gli elementi che ci interessano di cui vogliamo cambiare le proprietà. Come spero di avere mostrato, il grafico è un oggetto, e come tale è possibile copiarlo, spostarlo, eliminarlo e ridimensionarlo. Dopo averlo selezionato è possibile, utilizzando le maniglie che si trovano ai quattro angoli e nella parte centrale di ogni lato, ingrandirlo, appiattirlo, spostarlo, restringerlo e così via. Ma questo davvero non possiamo, almeno per ora, farlo. Per copiare un oggetto, e quindi anche un grafico, in un punto diverso del foglio o in altri fogli della stessa cartella di lavoro o di cartelle di lavoro diverse, è sufficiente selezionare il grafico e poi immettere il comando CTRL + C; poi, dopo essersi posizionati nel punto in cui si desidera copiarlo, immettere CTRL + V per incollarlo. La stessa cosa vale per i comandi di spostamento. Con questo abbiamo completato anche la gestione dei diagrammi e dei grafici e si conclude qui la nostra lezione 5. Possiamo chiudere Excel, dopo aver salvato, se si ritiene che possano servire, le prove che abbiamo fatto. Finisce qui il quarto modulo.
Giuseppe Servidio
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