ECDL 4-10.
Di Giuseppe Servidio
Modulo 4 lezione 10. Funzioni aritmetiche e logiche Per prima cosa apriamo Excel (non dirò più come), e poi richiamiamo, utilizzando il comando "Apriamo" dal menù "File", la cartella di lavoro PIPPO.XLS che abbiamo creato all’inizio ed è contenuta in C:\DOCUMENTI. Posizioniamoci direttamente sul foglio 2, usando o le facilitazioni dell’ausilio oppure CTRL + PAGINA GIU'. Esso dovrebbe essere vuoto, ma nel caso non lo fosse , si puo cancellare il contenuto delle celle con dati. Il proprio ausilio ci aiuterà a trovarle. Un altro modo sicuro per cancellare il contenuto delle celle di tutto il foglio è quello di selezionarlo e premere il tasto CANC. Per selezionare tutto il foglio, usare CTRL + SPAZIO e poi MAIUSC + SPAZIO. Questi due comandi, che selezionano rispettivamente la colonna e la riga, se dati in sequenza selezionano tutto il foglio. Se tutto è andato bene, il foglio 2 ora è completamente vuoto. Abbiamo bisogno di scrivere alcuni numeri per andare ancora avanti nella comprensione e nell'utilizzo delle formule. Posizioniamoci ora sulla cella B2 e immettiamo 2, in C2 immettiamo 3; spostiamoci ora in B3 e immettiamo 4, in C3 immettiamo 2, e poi in D3 scriviamo 2, in E3 scriviamo 5, in F3 scriviamo 6. Approfondiamo ulteriormente l'argomento formule. Abbiamo già visto che le formule possono essere costituite da costanti, cioè da numeri immessi direttamente da noi, da variabili che sono indirizzi di celle che possono contenere un valore o immesso direttamente o calcolato mediante una formula; inoltre le formule possono contenere operatori matematici e anche parentesi. Queste ultime servono, come nella matematica, a modificare l'ordine di esecuzione delle operazioni. Anche qui, infatti, quando non ci sono delle parentesi, l'ordine è: moltiplicazione, divisione, somma e sottrazione. Se si desidera che venga eseguita per prima una somma, essa deve essere racchiusa tra parentesi tonde. In Excel, come nella matematica, vengono eseguite per prime le operazioni tra le parentesi più interne, poi quelle di livello superiore e così via. Ricordo i segni matematici: per la somma si usa +, per la sottrazione -, per la moltiplicazione *, per la divisione /. Iniziamo ora ad usare questi operatori. Posizioniamoci in A1, immettiamo: =(B2+C2)/2 e premiamo Invio he il risultato è 2,5. Questo perché Excel ha risolto per prima cosa la parentesi B2+C2, (e i valori sono 2+3=5), e poi ha diviso il risultato per 2: 5/2=2,5. OK. Spostiamoci alla cella B1 per scrivere un'altra formula: =B3/B2*100. Se premiamo freccia o INVIO per confermare, noteremo che il risultato . In questa formula ci sono solo moltiplicazioni e divisioni: per questo il programma le ha eseguite così come si presentano, e cioè: B3, che contiene 4, diviso B2, che contiene 2; il risultato è 2. Ha poi moltiplicato questo valore per 100 ed ecco perché si ottiene il risultato 200. Facciamo ora un'altra prova. Portiamoci in C1, scriviamo =B3*1,1 e confermiamo. Vediamo che il risultato è 4,4. Questo perché B3 contiene 4 che, moltiplicato per 1,1 dà 4,4. Facciamo l'ultima prova, un po' più complessa. Portiamoci in D1 e scriviamo: =B3*((C3-D3)*(E3+F3)); poi confermiamo. Ci accorgiamo che il risultato è 0. Infatti sia in C3 che in D3 c'è il valore 2, per cui la loro differenza fa 0, che moltiplicato per altri valori alla fine dà sempre 0. Modifichiamo allora in 1 il valore di D3 e ripetiamo. Notiamo ora che il risultato è 44. Il programma per prima cosa ha calcolato e risolto, come sempre in matematica, le parentesi interne e poi ha eseguito le altre operazioni. Vediamo tutto il procedimento: C3-D3, cioè 2-1=1; E3+F3, cioè 5+6=11. Quindi resta da moltiplicare tra loro i valori risultanti dalle operazioni nelle parentesi, e cioè 1*11=11. Ora rimane l'ultima operazione e cioè 11*B3. Dato che B3 contiene 4, il risultato è proprio 44. Quando si digita una formula in una cella, può capitare di sbagliare la sintassi; spesso il sistema è in grado di riconoscere gli errori più frequenti che si possono commettere e di correggerli autonomamente; per altri errori invece l'utente viene avvisato della presenza di una sintassi sconosciuta o sbagliata mediante messaggi di errore. Questi messaggi in genere sono preceduti dal carattere cancelletto (#) e terminano con un punto interrogativo o punto esclamativo, a seconda della gravità dell'errore. Questo permette di riconoscerli più facilmente. Proviamo per esempio noi a procurarci un errore: in D2 scriviamo 0, poi spostiamoci in E1 e scriviamo =E3/D2 che, come ricorderemo contiene0,poi confermiamo. Notiamo subito che la cella E1 non presenta un risultato, ma il messaggio "# DIV/0!". Questo significa che abbiamo cercato di dividere un numero per 0. Dovrebbe essere noto che qualsiasi numero diviso per 0 dà infinito e quindi non è rappresentabile, è palesemente un errore, non è accettabile e quindi il programma non riesce a calcolarlo: è per questo che può solo inviare questo messaggio. Posizioniamoci ancora in D2 e scriviamo "A". Anche questa volta, dopo la nostra conferma, riceveremo un messaggio d'errore: "# VALORE!". Esso indica che uno degli operandi di questa funzione non è corretto: infatti stiamo dividendo un numero per una lettera. Elenco brevemente altre segnalazioni di errore: #NUM! indica che manca un valore numerico; #NOME! Indica che il nome utilizzato non esiste; #RIF! Indica che il riferimento non è valido o è stato cancellato. Questo accade a volte quando si fa riferimento a celle che poi vengono cancellate; #N/D? indica che il dato da utilizzare non è disponibile. Proviamo a procurarci il messaggio d'errore sulla mancanza di riferimento. in E1 scriviamo: =E3/F3. Notiamo che ora il risultato è 0,83333. Adesso selezioniamo la colonna F (usiamo CTRL + SPAZIO); poi, dal menù "Modifica" scegliamo "Elimina". Ecco fatto! Nella cella E1 è comparso il messaggio d'errore "#RIF!". Osserviamo la barra della formula. Essa contiene "=E3/#RIF!", proprio perché manca un dato importante ed Excel non sa come calcolarlo. A volte la cella contiene solo dei simboli #. Questo significa che il dato numerico è troppo grande ed è quindi necessario modificare le sue dimensioni, allargandola, perché essa possa contenerlo. A volte dobbiamo creare tabelle in cui è molto lungo e ripetitivo scrivere le intestazioni. Penso, ad esempio, ad un riepilogo delle vendite nell'anno. In questo esempio le intestazioni sono i mesi. Excel ci offre l'opportunità di iniziare la serie e poi di farla completare automaticamente. Facciamo questa interessante prova. Posizioniamoci in B5 e scriviamo "Gen", poi in B6 scriviamo "Feb", in B7 scriviamo "Mar". Ancora, in C5, C6, C7 scriviamo rispettivamente 1, 2 e 3. Come avrai capito, abbiamo iniziato la costruzione di due serie diverse: la prima è costituita da un elenco di mesi, la seconda da una serie di numeri. Posizioniamoci ora su B5 e selezioniamo da B5 a B16. Per farlo, tenere premuta MAIUSCOLA e usare FRECCIA GIU'. Così abbiamo detto ad Excel quanto deve essere lunga la serie dei mesi: 12. Ora richiamiamo la funzione "Riempimento" dal menù "Modifica". Dal sottomenù che compare (vi troveremo "In alto", "In basso"&), scegliamo "Serie" e premiamo INVIO. Compare una finestra di dialogo in cui è possibile indicare come impostare il riempimento. Tramite TAB o MAIUSC + TAB portiamoci sulla prima serie di scelte: Righe o colonne. Con freccia giù portiamoci su "Colonne", ma dovrebbe essere già così. Questo indica al programma che il riempimento riguarda dati in una colonna e non in una riga. Se noi avessimo selezionato delle celle in una riga invece che in una colonna, dovremmo impostare "Righe", ma probabilmente Excel la proporrebbe automaticamente. Con TAB passiamo alla seconda serie di scelte: "Lineare", "Esponenziale", "Data", "Riempimento automatico". Posizioniamoci su quest'ultima scelta e premiamo INVIO. Controllando ora le dodici celle che avevamo selezionato e vi troveremo la serie completa dei mesi. Se avessimo selezionato un numero di celle superiore a dodici, l'elenco sarebbe ripartito dall'inizio. Carino, eh? Continuiamo la nostra prova e portiamoci sulla colonna dove avevamo scritto la nostra serie di numeri. Posizioniamoci dunque su C5 e selezioniamo le celle dalla C5 alla C14. Poi, come prima, richiamiamo dal menù "Modifica" il sottomenù "Riempimento" e premiamo INVIO sulla scelta "Serie". Anche questa volta nel primo gruppo di scelte lasciamo invariato "Colonne" e anche questa volta ci portiamo su "Riempimento automatico" nel secondo gruppo; poi, premiamo INVIO. Vedremo che l'elenco dei numeri si è prolungato e dovrebbe arrivare a 10. Anche qui la sua lunghezza dipende da quante celle habbiamo selezionato. Questo elenco, naturalmente, potrebbe prolungarsi all'infinito. Excel naturalmente, come tutti i programmi, non si sta inventando nulla, né tanto meno ci legge nel pensiero. Esso dispone di alcuni elenchi già preparati e di altri che possono essere aggiunti dall'utente. Mostrerò ora come creare un nuovo elenco. Richiamiamo la scelta "Opzioni" dal menù "Strumenti". Questo menù può essere richiamato direttamente dalla combinazione di tasti ALT+S. La finestra di dialogo "Opzioni" è una finestra multipagina, e sono molte le etichette che ne fanno parte. Vi troverai, tra l'altro, "Visualizza", "Calcolo", "Modifica", "Generale", "Passaggio", "Elenchi", "Grafico", "Colore". Controlla, tramite MAIUSC + TAB e poi usando le frecce, che sia selezionata la linguetta "Elenchi". Questa finestra ha due riquadri: "Elenchi personalizzati" e "Voci di elenco". La prima scelta di "Elenchi personalizzati" è "Nuovo elenco" che esamineremo più tardi. Se scendi con freccia giù, troverai vari elenchi: "Lun", "Mar"&; "Gennaio", "Febbraio"&; e tra l'altro anche quello che abbiamo usato prima: "Gen", Feb". Quindi ora capiamo da dove Excel abbia ricavato l'informazione che gli è servita per completare la nostra serie di mesi. Nell'altro riquadro, che potresti non riuscire a raggiungere dalla tastiera ma che puoi esplorare con l'aiuto del tuo ausilio, le voci dell'elenco che hai selezionato sono mostrate una per riga, mentre nell'elenco degli elenchi, scusa il gioco di parole, sono separate da virgole. OK, prepariamoci ora a creare un nuovo divertente elenco. Posizionati con freccia su "nuovo elenco" e premi spazio per attivarlo. Ti troverai su una riga vuota in cui scriverai "Dotto". Dopo ogni nome, ti sto facendo creare l'elenco dei sette nani, premi INVIO. Gli altri nomi che dovrai scrivere sono: Mammolo, Brontolo, Pisolo, Eolo, Gongolo, Cucciolo. Completa tutte e sette le righe, poi posizionati con TAB sul pulsante "Aggiungi" e premi spazio. Controlla la finestra e vedrai che la nuova sequenza è stata aggiunta. Una piccola precisazione. Se hai esplorato bene tutta la finestra, ormai dovresti essere in grado di farlo anche se ti ho dato soltanto pochi cenni, avrai notato un campo che indica "Importa dalle celle". Questo significa che avremmo potuto scrivere l'intero elenco nel foglio e chiedere ad Excel di importarlo direttamente, indicando il riferimento iniziale e finale delle celle da utilizzare e usando poi il pulsante "Importa". Bene. Posizionati ora con TAB su OK per chiudere la finestra "Opzioni". Poi, posizionati su D5 e inizia a scrivere l'elenco. Divertiti un po' e considera questo il primo esercizio. Sarà utile per due motivi: per ripassare la procedura e per capire se hai creato correttamente il nuovo elenco. Quando avrai finito, soddisfatto dell'obiettivo raggiunto, potrai cancellare il contenuto delle celle che finora abbiamo usato per gestire le serie. Voglio aggiungere una nota di colore sulle altre scelte del sottomenù "Riempimento". Esse servono a riportare lo stesso dato nell'area selezionata. Se, ad esempio, scrivi in A1 la parola "prodotto", poi selezioni la colonna A, scegli "Riempimento" e poi "In basso", tutta la colonna A sarà riempita con la parola "prodotto". Questo potrebbe essere molto utile per creare tabelle in cui lo stesso dato debba essere ripetuto in molte parti del foglio, come ad esempio un catalogo che richieda la ripetizione di un dato per molte celle. Anche sulla scelta "Serie" ci sarebbe ancora molto da dire, ma penso di smettere qui. Potrai usare la guida in linea e la tua fantasia per proseguire. A questo punto torniamo su un argomento cui avevamo già fatto riferimento nella lezione precedente: riferimenti relativi e riferimenti assoluti nelle formule. Se ti sembra di aver capito bene questo concetto, scorri in fretta quanto troverai in questa parte, ma non passare oltre; se invece avevi qualche dubbio, alla fine della lezione precedente, ecco che approfondire ancora questo argomento potrà servirti. Come ti dicevo, capire questo concetto e padroneggiarlo, significa lavorare meglio con Excel, e non meravigliarsi dei risultati delle formule che altrimenti sembrerebbero imprevedibili. La prima cosa da dire è che Excel parte sempre utilizzando i riferimenti relativi, a meno che non specifichiamo il contrario. Riassumiamo allora il significato di riferimento relativo. Quando scriviamo una formula, Excel prende come riferimento quello della cella in cui la formula stessa è scritta; le altre celle si trovano una riga sopra, due colonne a destra e così via rispetto a quella. Per questo, quando noi copiamo la formula Excel automaticamente modifica i riferimenti alle celle: proprio perché essi vengono modificati in funzione del punto del foglio in cui la formula viene scritta. Insomma: nella copia di una formula, essa non punta più alle stesse voci della formula di partenza ma ad altre che sono posizionate seguendo la stessa logica. Facciamo un altro esempio per chiarire ulteriormente questo concetto. Posizioniamoci in B4 e scriviamo =B2+B3. Quando premiamo INVIO, ormai siamo pratici di formule, possiamo già prevedere che il risultato sarà 6, perché B2 contiene 2 e B3 4; e infatti, se controlli, vedrai che il risultato è proprio 6. Ma se ci posizioniamo ora su B4 e immettiamo CTRL + C per copiare questa cella; poi ci spostiamo su C4 e diamo il comando "incolla" con CTRL + V, otteniamo una formula che dà come risultato 5: qualcosa di diverso da quella precedente, quindi. Sappiamo già qual è la formula che avevamo scritto in B4. Controlliamo ora ciò che è stato copiato in C4. Vi troveremo =C2+C3; infatti C2 contiene 3 e C3 contiene 2 e quindi il risultato della somma sarà 5. Questo significa che la formula che abbiamo scritto come B2+B3 è stata scritta da Excel in questo modo: "fai la somma della cella che si trova due righe sopra la cella con la formula, più la cella che si trova una riga sopra"; questo per la colonna B4 significa B2+B3. Se trasportiamo la stessa logica anche nella colonna C, chiedendo di sommare la cella che si trova due righe sopra con la cella che si trova una riga sopra, è giusto che vengano sommate C2 con C3. Quindi, come dicevo, viene usata la logica della posizione delle celle rispetto alla cella dove si trova la formula. Spero con questo di averti chiarito il significato dei riferimenti relativi. Adesso, per parlare di riferimenti assoluti, modifichiamo la formula che abbiamo scritto nella cella B4 secondo quanto ti avevo mostrato nella lezione precedente. Scrivi dunque =$B$2+$B$3 e conferma con INVIO o una freccia. Il risultato è identico, ma cambia la logica di scrittura. Infatti il dollaro indica ad Excel che stiamo parlando di riferimenti assoluti. Non chiedo più di fare la somma della cella che si trova due righe sopra con la cella che si trova una riga sopra quella in cui è stata scritta la formula; dico ad Excel di sommare la cella B2 alla cella B3: sempre e comunque, in qualsiasi punto del foglio io copi o sposti quella formula. Immetti CTRL + C essendo posizionato su B4 e poi CTRL + V su C4 e controlla quanto è successo. Questa volta il risultato 6 è presente sia in B4 che in C4, e se mi sono spiegato sulla differenza tra riferimenti relativi ed assoluti, anche a te dovrebbe risultare giusto. Per verificarlo ancora meglio, controlla entrambe le formule e noterai che Excel non ha modificato quella copiata: sono esattamente uguali perché entrambe contengono =$B$2+$B$3. Infatti abbiamo chiesto ad Excel di utilizzare quelle specifiche celle per la somma, e non celle che si trovano in una certa posizione rispetto alla cella della formula. Ora ti insegnerò una scorciatoia: supponiamo che tu debba cambiare da relativi ad assoluti i riferimenti della formula =B2+B3, nella barra della formula posizionati dopo il primo B e batti F4, ti accorgerai che la cella B2 viene ora indicata come $B$2, fai la stessa cosa posizionandoti fra B e 3 e premi F4, il riferimento diventerà $B$3. Questo sistema potrà tornarti utile si dovrai cambiare da relativi ad assoluti molti riferimenti di celle. Facciamo un'altra prova. Supponiamo di avere due colonne di numeri. Alla fine di ognuna di esse immettiamo la formula per sommare tutte le celle della prima colonna. Poi copiamo questa formula alla fine della seconda colonna. Dato che non abbiamo inserito nessun riferimento assoluto, le due somme saranno diverse perché l'elenco dei numeri sarà diverso. Adesso proviamo a fare un ragionamento. Vogliamo che alcuni valori siano rappresentati in lire, altri in euro. Nella cella A1 scriviamo il valore di conversione: 1936,27. In B2 scrivi 44000 e in B1 scrivi la formula che consenta di trasformare il valore in euro: =B2/A1. Copia ora il contenuto di questa cella in C2. Troverai come risultato 0. In questo caso bisogna indicare come valore assoluto la cella A1, perché è proprio lì, e solo lì che esiste il valore di conversione. Bisogna quindi scrivere =B2/$A$1. Con questo si conclude l'argomento dei riferimenti assoluti e relativi nelle formule, che spero ti sia ora completamente chiaro.
Giuseppe Servidio
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