ECDL 4-4.
Di Giuseppe Servidio
E C D L Modulo 4 lezione 4. Inserire dati in un foglio di calcolo Eccoci ancora qui. Ora inizieremo a lavorare davvero, e a conoscere tutto quanto riguarda le operazioni di base che si possono svolgere con Excel. Buon lavoro! Per prima cosa, come al solito, apriamo il programma Excel. Non dirò più come fare. Se non ci ricordiamo la procedura, ripassiamo velocemente la parte relativa nelle lezioni precedenti. Ora, apriamo anche la cartella di lavoro Pippo.XLS che si trova nella cartella presente nella cartella "C:\DOCUMENTI\EXCEL\PIPPO". Anche per questo, se se ne ha bisogno, ripassare quanto abbiamo già sperimentato. Vorrei però far vedere un altro modo per aprire dei documenti che abbiamo già usato. Il menù "File", verso la fine, riporta gli ultimi quattro documenti aperti. Scorrere quindi con le frecce il menù fino a trovare il file "pippo.xls" che stiamo cercando; poi, premere INVIO per aprirlo. Questa è una funzione molto comoda, soprattutto se si usano spesso gli stessi file. Bene, in qualsiasi modo sia stato fatto, dovremmo ora trovarci di fronte alla cartella di lavoro "pippo.xls". Esso è un file vuoto che ci servirà per fare tutte le nostre prove. Proviamo ora a scrivere un dato in una cella. Come ho già mostrato, basta posizionarsi con le frecce su una cella perché essa sia selezionata e sia possibile immetterci dei dati. Posizioniamoci allora, magari con CTRL + HOME, su A1 e scriviamo 125. Ricordo che se non si preme nessun tasto di conferma (INVIO o frecce), premendo ESC verra riportata la cella al valore originario, in questo caso sarà nuovamente vuota. Premere invece INVIO per confermare il valore (ricordo che premendo INVIO si passera alla riga successiva, restando però nella stessa colonna: quindi ci porteremo sulla cella A2). Fin qui tutto bene: abbiamo inserito un semplice numero. Se ci si sposta nuovamente con freccia su alla cella A1 e viene chiesto all'ausilio di leggere la barra della formula, verrà letto 125, perché non abbiamo inserito una formula. Essa quindi contiene sempre il contenuto della cella. Torniamo pure ad A2 con freccia giù per provare ad inserire del testo. Scriviamo adesso la parola "testo" e premiamo ancora INVIO per confermare. Ci troveremo su A3. Non ci sono grandi differenze apparenti tra scrivere un numero e scrivere un testo in una cella, anche se, vedremo, Excel si comporta in maniera sostanzialmente diversa in presenza di numeri o testo. Vediamo subito però che la cella A1 è allineata a destra, perché contiene un numero, mentre la cella A2 è allineata a sinistra. Questo significa che Excel ha riconosciuto automaticamente che si trattava di due dati completamente diversi: uno numerico, l'altro testuale. Ci sono però casi in cui vogliamo che un numero sia trattato come testo. L'esempio più classico è quello dei CAP. Nella cella A3, su cui dovremmo trovarci ora, scriviamo un cap di ROMA:00125 e premiamo INVIO. Controlliamo cosa contiene la cella A3 e noteremo che contiene 125, perché Excel ha tolto gli zeri non significativi. Noi però non volevamo questo: volevamo che questo numero fosse considerato dal programma come un testo, e quindi fossero lasciati intatti tutti i caratteri che lo compongono. Indico un modo semplice per ottenere il risultato voluto: riposizionarsi su A3 e scriviamo '00125 ; poi, premiamo INVIO. Ricontrolliamo la cella e noteremo che ora il dato è corretto: Excel riconosce che tutto ciò che è preceduto dal segno apice è testo. Naturalmente esiste anche un altro modo per ottenere lo stesso risultato, e cioè quello di definire il formato della cella. Prima di tutto posizionarsi sulla cella B2, poi aprire il menù "Formato" con la combinazione di tasti ALT + O e scegliere "Celle". Potremmo anche richiamare questa scelta battendo la combinazione di tasti CTRL + 1. La finestra che si apre è una finestra multipagina, piuttosto complessa. La esploreremo tutta man mano che se ne presenterà l'occasione. Per ora ci interessa che sia selezionata l'etichetta "Numero". Controlliamo con MAIUSC + TAB che sia così e poi spostiamoci con TAB sul primo campo. Qui vengono elencate le categorie disponibili. Potremo trovare, ad esempio, scorrendo l'elenco con freccia giù, "Generale", "Numero", "Valuta", "Contabilità", ecc. Di solito, Excel indica come categoria "Generale", ed è per questo che anche questa volta è quella selezionata. Noi però vogliamo scegliere "Testo", e quindi, con le frecce, posizionamoci su questo elemento e premiamo INVIO per confermare. In questo modo abbiamo indicato ad Excel, in anticipo, che quanto scriveremo nella cella dovrà essere trattato come testo. Scriviamo allora "0012" e premiamo ancora INVIO per confermare. Controllando il contenuto della cella, noteremo che esso è corretto. Ecco fatto. E' sempre molto importante, e lo dico adesso ma ci torneremo ancora, attribuire alla cella o al gruppo di celle selezionate, il giusto formato, perché i dati vengano inseriti così come noi desideriamo. Parliamo ora di una funzione che credo non si usera molto. Essa però è indicata nel Syllabus e quindi bisogna conoscerla. Può essere necessario, soprattutto nell'uso delle formule, inserire in una cella un carattere che non è presente sulla tastiera. Per questo, Windows mette a disposizione la mappa dei caratteri che comprende la rappresentazione di qualsiasi tipo di carattere e di tutti i simboli ad esso associati. L'uso della mappa caratteri non sarà facile col l'ausilio, e a volte, dopo averla chiusa, si potrebbe anche dover riavviare il sistema, perché potrebbero presentarsi piccole anomalie di funzionamento. Non meravigliarsi, quindi, se si riscontrera qualche problema. Proviamo allora a richiamare la mappa caratteri. Richiamiamo il menù "Start", poi scegliamo "Programmi", quindi "Accessori", infine "Utilità di sistema". In quest'ultimo sottomenù troveremo, appunto, la scelta "Mappa caratteri". Premere INVIO quando l'abbiamo localizzata tramite le frecce. Si presenta una finestra divisa in due parti: nella prima sono presenti tutti i tipi di carattere, nella seconda, una volta selezionato il tipo desiderato, viene mostrata una tabella che contiene tutti i simboli per il tipo scelto. Tramite la combinazione di tasti ALT + C, portarsi nell'elenco dei tipi di carattere e scegliere, con freccia giù, il tipo "Times New Roman". Usando TAB, spostarsi, saltando vari pulsanti che si trovano, nella tabella che mostra tutti i simboli che fanno parte del tipo carattere che abbiamo appena scelto. Con le frecce spostarsi per analizzarli. Molto probabilmente l'ausilio leggerà solo dei numeri, oppure dei nomi che non è detto che per noi siano significativi. Portarsi su uno di questi e usare la combinazione di tasti ALT + S per selezionarlo. Poi, usare ALT + O per copiarlo, infine posizionarsi con TAB sul pulsante "Chiudi" per chiudere la mappa caratteri. Il carattere che abbiamo scelto dovrebbe trovarsi ora negli appunti di Windows. Posizioniamoci ora, ad esempio, sulla cella B6 e immettiamo la combinazione di tasti CTRL + V per incollare in questa cella il contenuto degli appunti, cioè il carattere che avevamo scelto. Esso dovrebbe ora essere presente nella cella B6. Un altro modo per inserire caratteri non presenti sulla tastiera è quello di usare il tasto ALT e, tenendolo premuto, immettere un numero dalla tastierina numerica. Ad esempio, 91 dovrebbe essere aperta parentesi quadra. Certo, questo carattere è presente anche sulla tastiera, ma ora bisognerebbe consultare le tabelle dei caratteri per trovarne altri. Provando comunque tutti i numeri troveremo tanti caratteri che potremo inserire in questo modo nelle celle. Se l'ausilio richiede la tastierina numerica per dargli i comandi, ricordare di usare il primo tasto a sinistra per accendere il blocca numeri, e quindi per impostare la tastierina nei suoi valori numerici. Bene. Arrivati a questo punto, abbiamo imparato la differenza tra numeri e testi, possiamo parlare di uno degli argomenti più importanti di Excel: le formule. Esse sono degli algoritmi matematici che consentono di ottenere un certo risultato. Ricordo che tutte le formule devono essere precedute dal segno uguale (=). Esistono due tipi di formule. Il primo potrebbe essere definito come basato su operazioni con valori assoluti (ad esempio 1 + 1), l'altro invece si potrebbe definire come basato su valori relativi (ad esempio A1 + A2). Esaminiamo il vantaggio del secondo tipo rispetto al primo. Posizioniamoci sulla cella B3, e scriviamo "=3 + 5"; poi premiamo INVIO. Vediamo che nella cella corrispondente compare il valore 8 che è appunto il risultato del nostro conteggio, ma naturalmente questa non sarebbe una cosa molto interessante, perché avremmo potuto scrivere direttamente 8 ed avremmo fatto prima. Questo tipo di formula, comunque, può essere utile, ad esempio, quando è necessario sviluppare calcoli molto complessi. Faccio notare una cosa: a questo punto il nostro ausilio dovrebbe avvertire che la cella contiene una formula e, se gli viene chiesto di leggerla, esso dovrebbe farlo. Notare quindi la differenza, che nei casi precedenti non poteva esserci, tra il contenuto della cella e della barra della formula. Esaminiamo ora il secondo tipo di formule. Esse coinvolgono valori scritti in celle diverse, che possono contenere a loro volta formule. Nella cella B3 in questo momento è presente il valore 8. Posizionamoci nella cella B4 e scriviamo 5. Poi, portiamoci alla cella B5 e scriviamo: = B3 + B4 e premiamo INVIO. Controlliamo la cella B5: noteremo che essa contiene 13, cioè la somma della cella B3 in cui è presente la formula 5+3 e della cella B4 che contiene 5. Come Si puo vedere, Excel ha sommato 8 e 5, senza preoccuparsi di come siano nati questi due numeri. Inoltre, se uno dei due valori viene modificato, Excel aggiorna automaticamente il risultato finale. Facciamo subito la prova per verificare cosa accade. Portiamoci alla cella B4, scriviamo 7 e premiamo INVIO. Controlliamo il contenuto della cella B5, la cui formula chiede sempre di sommare B3 a B4, e vedremo che il suo contenuto è 15: infatti in B3 è sempre presente 8, mentre in B4 questa volta è presente 7. E fin qui dovrebbe essere tutto chiaro. Proviamo però ad immaginare una somma lunghissima. Sarebbe assurdo scrivere i nomi di tutte le celle da sommare. Anche per questo Excel offre una soluzione. E' possibile usare, in casi come questi, la funzione "Somma", e scrivere = somma (prima cella dell'elenco : ultima cella dell'elenco). Naturalmente questo vale solo per gruppi di celle contigue, ma quando si userà questa facilitazione, ne saremo proprio felice! Abbiamo notato che basta poco per sbagliare, utilizzando Excel: infatti, basta essere posizionati su una cella perché essa sia selezionata, e quindi qualsiasi cosa ci andiamo a scrivere, sostituirà quanto vi era stato immesso prima. Per questo, un comando molto utile, presente anche negli altri programmi di Office, è "Annulla", richiamabile dal menù "Modifica". Esso è utile anche quando ci si accorge di aver sbagliato qualcosa, e non si ricorda più quale era il valore presente nella cella prima della modifica. Proviamo allora a richiamare, con ALT + M, il menù "Modifica". Noteremo che la prima scelta è "Annulla digitazione di 7 in B4". Se si preme INVIO su di essa e Si controlla il contenuto della cella B4, si noterà che in essa è stato ripristinato il valore 5, proprio quello che avevamo scritto noi e che avevamo modificato con 7. Dovremmo essere posizionato sulla cella B4 in cui potremmo scrivere, ad esempio, 12, immaginando che il valore giusto fosse quello. Non scriviamolo, ma torniamo ad esaminare il comando "Annulla" richiamandolo ancora una volta dal menù "Modifica". Vi troveremo "Annulla digitazione di = B3 + B4 in B5". Non premiamo INVIO, ma con freccia giù andiamo a controllare la scelta successiva, ripristina. L'indicazione è "Ripristina la digitazione di 7 in B4". Ciò significa che premendo INVIO su questo elemento, è possibile cancellare la cancellazione, ripristinando il valore 7 che avevamo cancellato, oppure tornare indietro ed annullare anche l'operazione che avevamo compiuto immediatamente prima di scrivere 7, quella di inserire la formula B3 + B4 in B5. E' possibile trovare un elenco dei comandi che è possibile annullare anche nella barra degli strumenti. Proviamo subito a richiamarla. Usiamo ALT per portarci nella barra dei menù, poi CTRL + TAB per passare al primo pulsante della barra degli strumenti. Usando freccia destra o TAB, scorriamo tra i pulsanti finché non troveremo "Annulla". Con freccia giù potremo trovare l'elenco di tutte le azioni che abbiamo svolto da quando abbiamo aperto la nostra cartella di lavoro. Abbiamo quindi visto come sia possibile inserire una formula, e abbiamo imparato che essa può essere costruita utilizzando come elementi varie celle che contengono dei valori o altre formule intercalate da segni matematici. Abbiamo anche visto come esse vengano istantaneamente ricalcolate se uno dei valori delle celle a cui fanno riferimento viene cambiato, e abbiamo visto come si può fare a eliminare l'ultima, la penultima, la terzultima delle nostre azioni, e come si può eventualmente ripristinarla se ci pentiamo della cancellazione.
Giuseppe Servidio
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