ECDL 4-6.
Di Giuseppe Servidio
Modulo 4 lezione 6. Copiare, spostare, cancellare Passiamo ora ad altre funzioni, importantissime perché le useremo molto spesso. Si tratta precisamente della copia e dello spostamento di dati in parti diverse dello stesso foglio, in diversi fogli o addirittura tra diverse cartelle di lavoro. Analizzeremo anche la cancellazione. Iniziamo copiando il contenuto di una cella in un altro punto del foglio 1. Ad esempio vogliamo copiare la cella B4 nella D4. Posizioniamoci su B4 e premiamo la combinazione di tasti CTRL + C per dire al sistema che vogliamo copiare il contenuto di quella cella. Il programma la porterà in un'area di Windows chiamata appunti e resterà in attesa. Visivamente quella cella resterà tratteggiata. Portiamoci adesso sulla cella D4 e battiamo CTRL + V per incollare ciò che si trova nell'area appunti, cioè il contenuto di B4. La cella B4 rimane ancora contornata, e questo significa che il comando "Copia" è ancora attivo; quindi, ci si può posizionare su D5 e ridare il comando "Incolla" con la combinazione CTRL + V. Portiamoci ora su D7 e ripetiamo il comando "Incolla". Noteremo che sia in D5 che in D7 è comparso il valore 5. Quindi sia D4 che D5 e D7 conterranno lo stesso valore 5. La cella B4 è ancora evidenziata, per eliminare questo effetto (se ci disturba) basta premere ESC. Esistono altri modi per eseguire i comandi "Copia" e "Incolla". Il primo è quello di richiamarli utilizzando il menù "Modifica", il secondo è quello di usare la barra degli strumenti, il terzo è di richiamare il menù di contesto della cella su cui si vuole eseguire il comando, apribile con la combinazione di tasti MAIUSC + F10 o tramite il tasto "Applicazioni" di Windows, e di cercarli utilizzando le frecce. Credo però che sia infinitamente più comodo e più veloce usare le combinazioni di tasti CTRL + C e CTRL + V. Hai visto che abbiamo potuto ripetere il comando "Incolla" più volte, e dicevo anche che visivamente la cella di partenza, la B4 era contornata, per mostrare che il comando poteva ancora essere eseguito. Se si crive qualcosa o si esegue un altro comando, però, non si potrà più ripetere "Incolla". Ricordarsi questo, ma anche Excel ci avvertirà con un BEEP dell'impossibilità di eseguirlo. Dovremo, se si ha ancora bisogno di copiare quel dato, ripetere sia il comando "Copia" sia il comando "Incolla". Per riassumere, quindi, diciamo che il comando copia è formato da tre passaggi: selezionare la cella o le celle da copiare, dare il comando di copia nei modi che ti ho descritto, posizionarsi sulla cella in cui si desidera copiare il dato, e dare il comando "Incolla" nei modi che ho descritto. Occupiamoci ora del comando "Taglia". Esso consente di prendere un dato e di spostarlo in un'altra zona del foglio o addirittura in un altro foglio o in un'altra cartella di lavoro. Ha la stessa logica del comando "Copia", tranne il fatto che bisogna usare il comando "Taglia", richiamabile tramite la combinazione di tasti CTRL + X. Inoltre, esso non riporterà il dato nella cella desiderata lasciandone copia in quella originale, ma lo sposterà nella cella voluta, lasciando vuota quella di partenza. Proviamo a tagliare il contenuto della cella D7 e a spostarlo nella cella B7. Posizioniamoci quindi su D7 e battiamo CTRL + X; poi spostiamoci su B7 e digitiamo CTRL + V. Noteremo che la cella D7 è vuota, mentre la B7 contiene ora 5, ciò che prima era presente nella D7. Naturalmente, in questo caso, non si potrà ripetere il comando "Incolla", perché questa è un'operazione di spostamento, non di copia. Abbiamo visto come copiare o tagliare celle che contengono valori, cioè numeri. Nello stesso modo possono essere copiate anche celle che contengono testo o formule. Per i testi, Excel si comporta con la stessa logica dei numeri. Per le formule, invece, quando si taglia o copia una cella, non viene tagliato o copiato il suo contenuto, ma la formula che lo determina. Proviamo subito con un esempio. Ricorderai che avevamo inserito una formula nella cella B5. Controlliamo questa cella: noterai che il suo contenuto è 13, ma la formula è = B3 + B4. Vogliamo copiare questa formula nella cella D5. Posizionarsi allora in B5 e immettiamo il comando "Copia" (te lo ricordi, vero?). Poi, portati su D5 e immetti il comando "Incolla". Controlliamo adesso il contenuto della cella D5. Non è 13, come ci si potrebbe aspettare, bensì 5. Perché? Semplice. Nella colonna B abbiamo tre celle: la B3 contiene 8, la B4 contiene 5, la B5 contiene la formula che chiede in pratica di sommare le celle sovrastanti. D'altra parte, nella colonna D abbiamo sempre tre celle: la D3 contiene 0, la D4 contiene 5, la D5 contiene la formula che dice la stessa cosa: somma le celle sovrastanti. A proposito, leggere anche la formula, e si noterà che i riferimenti di cella si sono adattati alla colonna in cui ora si trovano, e cioè alla colonna D. Infatti la formula dice "= D3 + D4". In realtà, quindi, Excel non ha copiato la formula con i suoi valori assoluti, ma relativi, adattati quindi al punto del foglio in cui è stata inserita. Si potrebbe dire, insomma, che Excel ha copiato la logica della formula. Esiste però un modo per dire ad Excel di copiare la formula così com'è, ma questo non deve essere definito al momento in cui si eseguono i comandi copia o taglia, ma nel momento in cui si scrive la formula. Torniamo allora nella cella B5 e premiamo F2 per modificare quanto avevamo scritto. La nuova formula dovrà essere questa: = $B$3 + $B$4. Quando abbiamo eseguito le modifiche, premiamo INVIO per uscire dalla modalità di editazione. Il contenuto della cella dovrebbe essere lo stesso, cioè 13. Copiamo adesso questa formula nella cella D5 dando prima il comando Copia mentre siamo posizionato sulla cella B5, poi il comando "Incolla" quando siamo posizionato sulla cella D5. Se tutto è andato bene, ricontrollando il contenuto di D5, dovremmo trovare 13, lo stesso di B5. Questo significa che, se scriveremo le formule in questo modo, Excel le lascerà intatte sia nella copia che nello spostamento; se invece le scriveremo senza il comando $, allora esso copierà i riferimenti relativi delle celle, come abbiamo visto prima. Sempre utilizzando F2, togliamo adesso il dollaro dalle formule nelle celle B5 e D5, per riportare la situazione allo stato originario: si deve usare questa modalità di scrittura delle formule solo quando serve. E' possibile però, anche in celle che contengano formule, chiedere ad Excel di comportarsi come se in esse ci fossero dei valori numerici. Per fare questo usiamo la funzione "Incolla speciale" presente nel menù "Modifica". Diciamo di voler copiare il valore presente nella cella B5 nella B7. Posizionarsi dunque su B5 e immettere il comando "Copia". Portarsi poi a B7, richiamare il menù "Modifica", quindi "Incolla speciale"; poi, esplorare la finestra che compare. Essa comprende due gruppi di scelte: "Incolla" che è quello su cui dovremmo essere posizionato, e "Operazione". Per ora ci interessa la prima. In essa dovrebbe essere selezionato "Tutto", ma se si scende con la freccia, potremo trovare "Formule", "Valori", "Formati", "Note", "Convalida" e così via. Se lasciassimo tutto com'è, e cioè tutto, questa funzione sarebbe identica a "Incolla", quella che abbiamo provato più volte: essa incollerebbe tutto quanto è presente nella cella. In questo caso noi vogliamo copiare solo il valore, e quindi ci posizioniamo su questa scelta e premiamo INVIO. Osservare bene ciò che è accaduto: la cella contiene 13, ma se si va a leggere la barra della formula, noteremo che anch'essa contiene 13, cioè il contenuto della cella, perché in essa non è presente una formula, ma un valore. Questa scelta potrebbe essere molto utile nel caso in cui avessimo creato un foglio con formule molto complesse. Se portassimo in un foglio vuoto queste formule, probabilmente ritroveremmo tutto il contenuto delle celle uguale a zero, perché le celle di riferimento sarebbero vuote. Copiando direttamente i valori, invece, riporteremo integralmente il contenuto del foglio. A seconda di ciò che si sceglierà nel gruppo "Incolla", si potrà copiare il formato, le formule, tutto tranne i bordi e così via. Non abbiamo parlato invece del secondo gruppo di scelte: operazioni. Cerchiamo di capire meglio come si può utilizzarle. Se non hai battuto nessun altro comando dopo "Incolla speciale", la cella di partenza dovrebbe ancora essere contornata dalla cornice: segno, come ho detto, che è possibile utilizzare "Incolla". Lo stesso vale per "Incolla speciale". Restiamo sempre posizionato su B7 e richiamiamo "Incolla speciale" dal menù "Modifica". Scegliamo ancora Valori nel gruppo Incolla, passare, con TAB, al gruppo "Operazioni" e, tramite le frecce, scegliamo "Addiziona"; poi premiamo INVIO. Noteremo che adesso nella cella B7 è presente 26: infatti, prima avevamo copiato in questa cella il valore 13, che era il contenuto della cella B5; adesso, scegliendo "Addiziona", abbiamo chiesto di sommare ancora 13. Ecco che il risultato è 26. Avrei anche potuto scegliere di moltiplicare il risultato, oppure di eseguire altre operazioni. Sono funzioni di Excel veramente particolari, ma anche molto utili. Le funzioni di copia e incolla, come dicevo all'inizio, sono valide anche per gruppi di celle, e non solo per singole celle. Proviamo subito come si può fare. Vogliamo selezionare le celle dalla D4 alla D7. Per farlo, posizioniamoci su D4 e, tenendo premuto MAIUSCOLO, andiamo con freccia giù fino a D7; poi, premiamo CTRL + C per iniziare la procedura di copia. Excel porrà negli appunti il contenuto delle celle selezionate. Posizioniamoci ora su F4 e immettiamo CTRL + V per incollare quanto era negli appunti. Se ricontrolleremo quanto è avvenuto sullo schermo, noteremo che i due gruppi di celle sono riportati identici. Avevo detto che la copia funziona anche tra diversi fogli della stessa cartella. Proviamo subito. Dato che non abbiamo immesso alcun comando dopo l'ultimo incolla, possiamo ancora copiare dove vogliamo le celle che avevamo selezionato. Passiamo ora al secondo foglio della cartella che abbiamo aperto. Si può farlo usando CTRL + PAGINA GIU'. Ogni volta che si darà questo comando, ci si sposterà al foglio successivo. Arrivato al terzo, se non ce ne sono altri, si tornerà al primo. Anche i nostri ausili hanno un loro comando per raggiungere ancora più facilmente il foglio che si desidera. Dicevamo, dunque: posizionarsi sul secondo foglio, e in questo sulla cella C2 immettere CTRL + V per incollare le celle che avevamo selezionato nel foglio 1. Ecco fatto. Se tutto è andato bene, dovremmo trovare anche qui il gruppo delle celle: ed era ciò che volevamo dimostrare. Per spostare celle da un punto all'altro del foglio, si possono anche trascinare direttamente dal punto in cui si trovano al punto desiderato. Tenendo premuto ALT e selezionando un altro foglio, si possono anche spostare nel punto desiderato del foglio scelto. Consiglio però di non usare questa funzione perché Si potrebbe sbagliare con maggior facilità. Come ho detto, usare sempre i comandi da tastiera, perché sono più veloci e più sicuri. Andiamo ancora avanti nelle prove. Per continuare, creiamo una nuova cartella di lavoro. Come certamente ricorderemo, ma lo ripassiamo, si deve andare nel menù "File" e scegliere "Nuovo". Questa funzione può essere richiamata direttamente tramite la combinazione di tasti CTRL + N. Nella finestra di dialogo che compare, scegliere l'unico modello che dovrebbe essere disponibile, e cioè "Cartella di lavoro". Se tutto è andato bene, dovremmo avere ora due documenti aperti: il file Pippo.XLS su cui abbiamo lavorato finora e quello che abbiamo appena creato, che per ora non ha nome. Per passare dall'uno all'altro, si può usare CTRL + F6. Rendiamo attivo Pippo.XLS. Selezioniamo poi nuovamente le celle dalla D4 alla D7 e immettiamo CTRL + C per copiarle negli appunti. Passiamo poi alla nuova cartella di lavoro sempre usando CTRL + F6 e, nella prima cella, immettiamo CTRL + V per incollare le celle che avevamo selezionato. Fin qui tutto bene. Avrai notato che i dati sono stati copiati anche nella nuova cartella di lavoro. Abbiamo già visto il menù "Finestra" e abbiamo visto che è possibile richiamare anche da qui il documento su cui si desidera lavorare, quando sono aperti più documenti. Questo menù, soprattutto per chi può avere un'idea visiva dello schermo, consente anche di affiancare i due documenti, rendendo più facile lo spostamento e la copia di dati. Descrivo come fare, anche se sono sicuro che non userai mai questa procedura. Richiamiamo allora il menù "Finestra" e premiamo INVIO sulla scelta "Disponi". Ci troveremo posizionati sul riquadro "Disposizione". Scorrendo con le frecce, noteremo che la prima scelta è "Affiancate". Diamo INVIO su questa scelta, ma prima verifichiamo le possibilità offerte. Vi troveremo "Orizzontale", "Verticale", "Sovrapposto"; sulla destra i pulsanti OK e ANNULLA. Premere pure INVIO sulla scelta "Affiancate". Lo schermo si divide in due parti tramite una riga verticale e mostra i due documenti aperti. Naturalmente così potremmo avere sott'occhio entrambe le cartelle di lavoro, e le operazioni di copia e di spostamento sarebbero più facilmente controllabili. Parliamo infine della cancellazione. La cosa è veramente semplice. Posizioniamoci, ad esempio, nella cella B7 e premiamo CANC: il valore in essa presente sparirà e la cella rimarrà completamente vuota; ovviamente sarà vuota anche la barra della formula. La cancellazione si effettua allo stesso modo anche per un gruppo di celle: riga, colonna e così via. Si deve solo essere sicuro di selezionare correttamente le celle di cui si vuole cancellare il contenuto, per evitare errori. Un'altra cosa che si può fare con Excel è quella di copiare o spostare interi fogli di calcolo sia nella stessa cartella di lavoro, sia in cartelle diverse. Spostare un foglio nella stessa cartella di lavoro comporterà il fatto che cambierà la sequenza in cui i fogli verranno mostrati, mentre copiare un foglio permetterà di utilizzare il suo contenuto più volte, rendendo più facile il lavoro. Vediamo allora anche questa interessante possibilità. Rendiamo per prima cosa attivo il foglio 1 del documento Pippo.XLS. Facciamolo o tramite il menù "Finestra" premendo INVIO su Pippo.XLS, oppure direttamente con CTRL + F6. Controllare anche che sia attivo il foglio 1 di questa cartella. Poi, richiamare la scelta "Copia o sposta foglio" presente nel menù "Modifica". La finestra che compare, dal titolo "Sposta o copia foglio", consente di specificare dove spostare o copiare il foglio attualmente attivo. Il primo campo, per leggerlo usare MAIUSC + TAB perché dovresti essere posizionato su quello successivo, indica il nome della cartella di lavoro attiva; quindi in questo caso dovresti trovarvi "pippo.xls". Le scelte possibili in questo campo sono tre: infatti, se scorriamo l'elenco con le frecce, troveremo anche "Nuova cartella" e "Cartel1". Dato che noi vogliamo spostare il foglio 1 nella stessa cartella di lavoro, non modifichiamo questa scelta e passiamo, con TAB, al campo successivo. Qui compare l'indicazione "Prima del foglio 1". Se usiamo freccia giù troveremo "prima del foglio 2" e poi "Prima del foglio 3". Scendendo ancora, troveremo la scelta che ci interessa, e cioè "Sposta alla fine". Posizioniamoci dunque su di essa e passiamo al campo successivo, usando sempre TAB. Questa è una casella di controllo molto importante: infatti indica "Crea una copia", e in questo momento dovrebbe essere disattivata. Se volessi copiare questo foglio, dovresti attivarla con spazio. Dato che vogliamo soltanto spostarlo, lasciamola pure disattivata, ma ricordarsi di controllare sempre il suo stato per non sbagliare. Ormai conosciamo tutto di questa finestra e quindi possiamo posizionarci su OK e premere INVIO. Usare le facilitazioni del nostro ausilio o CTRL + PAGINA GIU' o CTRL + PAGINA SU' per controllare cosa sia successo, e noteremo che la sequenza dei fogli che compongono la cartella di lavoro Pippo.XLS è cambiata: come primo foglio troviamo il foglio 2, come secondo il foglio 3, e come ultimo il foglio 1. E' proprio come avevo preannunciato all'inizio. Per ripristinare la situazione, dopo esserci posizionati sul foglio 1, richiamare ancora la scelta "Sposta o copia foglio" dal menù "Modifica" e scegliere "Prima del foglio 2"; poi, premere INVIO per confermare. E' possibile, come abbiamo visto dalla finestra "Sposta o copia foglio", spostare o copiare un foglio in un'altra cartella. Proviamo subito a spostare il foglio 1 di Pippo.XLS nel documento nuovo che abbiamo aperto prima, e cioè CARTEL1. Richiamiamo ancora, dal menù "Modifica" la scelta "Sposta o copia foglio" e questa volta scegliamo CARTEL1. Ricordare di posizionarsi sul campo relativo alla cartella in cui si vuole copiare il foglio tramite MAIUSC + TAB. Poi, tramite TAB, portarsi sul campo relativo alla posizione e scegliere "Sposta alla fine". Prima di premere INVIO, controllare anche che non sia attivata la casella "Crea una copia2". Noteremo che il foglio 1 della nostra cartella PROVA è andato a posizionarsi dopo il foglio 3 della nuova cartella di lavoro. Come esercizio, chiedo di riportarlo al suo posto: infatti si dovra ripetere la stessa procedura, ma scegliere la posizione corretta. Spero che tutti siamo riuscito a ripristinare le cose. Se è così, possiamo proseguire e creare ora una copia del foglio1 di Pippo.XLS nella stessa cartella di lavoro. Non ripeterò la procedura. Chiedo solo di copiarlo alla fine e di attivare con spazio la casella di controllo "Crea una copia". Se tutto è andato bene, la cartella di lavoro contiene ora quattro fogli. Controlliamo attentamente i loro nomi: quello che hai appena copiato si chiama "Foglio 1(2)". Questo significa che esso è una copia del foglio1. A questo punto è il caso di rinominarlo per non creare confusione: lo chiameremo "Foglio 4". Posizioniamoci dunque sul foglio appena copiato, "Foglio1(2)", richiamiamo con ALT + O il menù "Formato", scegliamo "Foglio" e poi "Rinomina foglio". Nel campo di editazione che compare, in cui il nome attuale è selezionato, scriviamo "Foglio4" e premiamo INVIO per confermare. Ecco fatto! Se tutto è andato bene, siamo riuscito anche a rinominare un foglio. Voglio dare un'informazione. I fogli possono essere spostati all'interno della cartella anche facendo clic sulla linguetta del nome del foglio da spostare e trascinandolo nella posizione voluta. Mi sembra però che quanto abbiamo visto ci permette di lavorare agevolmente. Per quanto vogliamo fare ora, la cartella di lavoro CARTEL1 non ci serve più; quindi chiudiamola pure utilizzando il comando "Chiudi" del menù "File". Non salviamo le modifiche: non è necessario.
Giuseppe Servidio
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