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- UICIECHI.IT: GENNAIO 2007 - Numero 1.

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ECDL 7-2.

Di Giuseppe Servidio.

Modulo 7-2. Lezione 2, La posta elettronica, parte seconda.

  • In questa lezione si imparerà a rispondere a chi ci ha inviato un messaggio, a inoltrare messaggi, ad inviare messaggi a più indirizzi contemporaneamente, a stampare messaggi, a inserire allegati ai messaggi, a gestire la rubrica degli indirizzi, a inserire la firma.
  • Rispondi al mittente
  • Vediamo adesso un altro comando, importantissimo ed utilissimo, di Outlook Express: RISPONDI AL MITTENTE. Questo comando ci permette di rispondere a chi ci ha scritto, e possiamo farlo in modo rapido e semplice.
  • Se già non ci siamo, andiamo alla cartella POSTA IN ARRIVO, poi nell'elenco dei messaggi. Scegliamo un messaggio qualsiasi ed apriamolo premendo INVIO.
  • Se nella cartella "Posta in arrivo" non sono presenti dei messaggi. non è possibile fare direttamente adesso questa prova perché non abbiamo ricevuto nessun messaggio, facciamocene spedire qualcuno da qualche amico ed utilizziamolo per le prove e gli esercizi che proporrò. Naturalmente si dovranno adattare i nomi reali a quelli fittizi di questo corso. Sono sicuro però che ci capiremo benissimo.
  • Prima di continuare, però, voglio fare una precisazione. Per rispondere ad un messaggio, si puo anche non aprirlo, ma solo selezionarlo, cioè posizionarsi su di esso. Dipende da quello che si deve fare: se sappiamo già di cosa tratta il messaggio e quindi non si ha bisogno di leggerlo, possiamo rispondere senza aprirlo, ma a volte ci può essere necessario rileggerlo, per controllare che sia proprio quello. Qui faccio eseguire la procedura più standard, ma si puo fare ciò che si desidera, quando si sarà da soli ad eseguire certe operazioni.
  • Per eseguire la funzione RISPONDI AL MITTENTE, si possono usare due modi: andare nel menù MESSAGGIO e scegliere il comando RISPONDI AL MITTENTE, oppure, più semplicemente, usare la combinazione di tasti CTRL + R. Usiamo la seconda strada e premiamo quindi CTRL + R.
  • Automaticamente si apre un nuovo messaggio che ha già nel campo destinatario l'indirizzo di chi ci ha inviato l'e-mail.
  • Se il nostro amico avesse inviato il messaggio in copia a qualcun altro, noi risponderemmo solo al mittente, non agli indirizzi presenti nel campo "CC" o "CCN".
  • Nel campo OGGETTO appare ciò che Mario Rossi aveva scritto, preceduto però da R:. Questo indica a chi riceve il messaggio che si tratta di una risposta, e ne renderà più facile la lettura.
  • Nel riquadro di editazione, quello cioè in cui potremo scrivere il testo della nostra risposta, è presente il testo del messaggio del nostro amico. Questo gli renderà più facile la lettura, perché gli permetterà di confrontare la nostra risposta con la sua richiesta.
  • La procedura adesso è la stessa che abbiamo sperimentato nella scrittura del nuovo messaggio. Col tasto TAB si puo passare da un campo all'altro e, quando ci troviamo nel campo in cui si puo scrivere, digitare ciò che si desidera; infine, con CTRL + INVIO mettere il messaggio nella cartella POSTA IN USCITA, rendendolo pronto per la spedizione.
  • A proposito del tasto TAB, voglio fare una precisazione. Se ci si trova nella parte della finestra in cui si puo scrivere il testo del messaggio e si preme TAB anche per errore, si sposterà il testo un po' più a destra, ma non si passera al campo successivo: infatti, in questo caso, il TAB funziona come in una macchina da scrivere, permettendo cioè di rientrare di qualche millimetro il testo. Attenzione quindi a non premerlo mai nel riquadro del messaggio, a meno che non si voglia impaginare il testo nel modo desiderato.
  • Non farò eseguire la procedura della risposta, perché non voglio annoiare. Esplorare invece, con l'aiuto del navigatore, la finestra così come appare. Naturalmente, si puo anche provare a rispondere, se lo si desidera, ma senza essere guidati.
  • Rispondi a tutti
  • Questa è una funzione molto comoda, perché ci permette di rispondere non solo alla persona che ci ha inviato un messaggio, ma a tutti coloro che essa aveva incluso tra i destinatari. Se un amico ci avesse invitato ad una riunione ed avesse inviato il messaggio anche ad altri, cosa ci sarebbe di più comodo, allora, se non rispondere a tutti proponendo una data o modificandola? Se invece della combinazione di tasti CONTROL+R, eseguiamo CTRL + MAIUS + R, attiveremo il comando RISPONDI A TUTTI, inviando il nostro messaggio a tutti coloro che il nostro amico aveva coinvolto nella riunione. Naturalmente, potremo trovare questo comando nel menù MESSAGGIO, nel caso non dovessimo ricordare la combinazione di tasti. Adesso premiamo CTRL + MAIUS + R.
  • Dovrebbe essere comparsa una finestra molto simile a quella che abbiamo visto prima, quando abbiamo richiamato il comando RISPONDI AL MITTENTE. C'è però una differenza: nel campo A: c'è un elenco di nomi, e non un solo nome. Adesso, esploriamo tutto ciò che è comparso; Anche in questo caso non importa che eseguiamo davvero il comando; ciò che importa è che se ne capisca la logica.
  • Inoltra messaggio
  • Possiamo aver bisogno di inviare un messaggio che abbiamo ricevuto ad un'altra persona. La funzione INOLTRA ci consente di farlo in maniera semplice ed efficace.
  • Anche in questo caso possiamo eseguire il comando, sia col messaggio aperto, sia solo selezionato. Usiamo questa volta la sola selezione. Selezionare quindi uno dei messaggi presenti nella cartella "posta in arrivo" e premere la combinazione di tasti CTRL + F.
  • Dovrebbe essere comparsa una finestra esattamente uguale a quella per le risposte, ma con qualche piccola differenza. La prima, che si nota subito, è che il cursore non è posizionato nel campo in cui è possibile scrivere il testo, ma nel campo A:, per permetterci di scrivere il nome del destinatario. Questo, perché nella risposta, il destinatario è sicuramente conosciuto, mentre nell'inoltro, no. Scriviamo un indirizzo, ad esempio amico@dominio.it; poi, premiamo TAB per passare al campo successivo.
  • Si Possono tralasciare i campi CC: e CCN:, a meno che non si desidera inviare il messaggio in copia conoscenza o copia conoscenza nascosta, a qualcuno. Passare quindi, premendo ancora TAB per due volte, al campo OGGETTO.
  • In questo campo appare l'oggetto indicato dal Sig. Bianchi preceduto da I:. Questo dato gli farà capire che quel messaggio non lo abbiamo scritto noi, ma abbiamo inoltrato, magari con qualche aggiunta, qualcosa che altri ci avevano inviato. Dopo l'oggetto, se premessimo ancora TAB, saremmo posizionati sul campo di editazione, in cui è presente il messaggio originale. Anche qui, come in precedenza, potremmo scrivere qualcosa, magari una spiegazione del motivo per cui stiamo inoltrando quel messaggio; poi, come sempre, potremo metterlo in POSTA IN USCITA con la combinazione di tasti CTRL + INVIO. Anche per questa funzione, non eseguiamo fino in fondo l'operazione, perché non stiamo facendo una prova di scrittura; (non dimenticarsi, anche stavolta, di imprimersi nella memoria questa finestra).
  • Inviare a più destinatari
  • E' possibile inviare una mail a più destinatari contemporaneamente. Lo abbiamo visto con la funzione rispondi a tutti, ma in quel caso il programma lo faceva automaticamente. Ora, se conosciamo gli indirizzi a memoria, basta separarli l'uno dall'altro, tramite il carattere punto e virgola. Questo si potra farlo sia per il nuovo messaggio, sia per l'inoltro. Vedremo poi altri modi per raggiungere lo stesso obiettivo, ma questo già c permetterà di gestire tante situazioni.
  • Stampa
  • Stampare un messaggio che ci interessa è molto semplice. Il comando STAMPA è presente nel menù FILE, ma può essere eseguito anche tramite la combinazione di tasti CTRL + MAIUS + F12. Automaticamente il programma invia alla stampante il testo del messaggio.
  • Inserisci allegato
  • Abbiamo scritto una relazione con Word che potrebbe interessare il nostro destinatario. Possiamo inserire il documento nel messaggio che inviamo. Per farlo, dobbiamo andare nel menu INSERISCI, scegliere l'opzione ALLEGATO e premere INVIO. Nella finestra che compare, simile ad altre cheabbiamo visto anche in Word (Apri, Salva&), possiamo scrivere il nome col percorso completo, oppure navigare tra le cartelle per cercarlo (dovremmo già conoscere queste operazioni). Quando Si e’ identificato il nome, premendo INVIO, si inserirà copia della relazione o di qualsiasi documento nel messaggio. Naturalmente, la procedura per inviare il messaggio è sempre la stessa: CTRL+INVIO per portarlo nella posta in uscita, ctrl + m per inviare tutti i messaggi che abbiamo scritto e ricevere quelli che aspettano di essere letti.
  • Adesso provare da soli. Aprire un nuovo messaggio. Scrivere l'indirizzo di posta elettronica del destinatario: cneri@dominio.it
  • Andare al campo OGGETTO e scrivi: Ecco la mia foto
  • Adesso andare nel menù INSERISCI e richiamare la funzione per inserire l'allegato.
  • Nella finestra che appare immettere correttamente il nome del file: foto.bmp che si trova nel disco C, cartella DOCUMENTI e premere, naturalmente, INVIO.
  • Se tutto è andato bene, l'allegato dovrebbe essere stato inserito nel messaggio. Si Puo verificarlo subito, perché, tramite il tasto TAB, si potra sentire Dall’ausilio che, oltre ai campi che già conosciamo (destinatario, CC:, CCN, Oggetto e campo di editazione), ce ne sarà uno in cui ci viene detto il nome del file che è stato allegato al messaggio. Anche in questo caso non importa che si mette il messaggio nella cartella POSTA IN USCITA. Lo si farà quando si avrà gli indirizzi esatti a cui spedire i propri messaggi.
  • La Rubrica
  • E se non ci ricordiamo un indirizzo di posta? E se ne abbiamo talmente tanti da non poterli ricordare, a meno di commettere stupidi errori che ci farebbero solo perdere tempo, togliendo velocità ad uno strumento come la posta elettronica? Ecco che Outlook Express ci viene in aiuto con la rubrica. Per aprire la rubrica ci sono, come sempre vari modi: nel menù STRUMENTI si puo selezionare RUBRICA e premere INVIO; ma, cosa più breve, si puo usare la combinazione di tasti CTRL + MAIUS + B. compare la finestra in cui si possono vedere tutti i dati dei nostri contatti. Se premi CTRL + MAIUS + B, si potra esaminarla con calma.
  • Io consiglio di esaminare questa finestra, prima di proseguire per imparare ad inserire un nuovo contatto.
  • Adesso la rubrica è vuota, ma possiamo inserire i dati di una persona. Per farlo, portarsi nel menù FILE e scegliere NUOVO CONTATTO.
  • Dovrebbe essere apparsa una finestra piuttosto complessa, nella quale è possibile inserire i dati del nuovo contatto. Attenzione, però! La finestra contiene anche varie linguette che ci permettono di inserire altri dati più dettagliati (indirizzo dell'abitazione, dell'ufficio e così via). Per passare da un campo all'altro si deve usare TAB o MAIUS + TAB; per passare da una linguetta all'altra, quando ci si trova già su una di esse, freccia destra o sinistra; per passare dal campo in cui si e’, al primo campo della linguetta successiva, CTRL + TAB. Dato che la finestra è abbastanza complessa, esplorarla con calma usando il proprio navigatore e sperimentando i comandi che ho appena detto.
  • Perfetto. Immagino che adesso la finestra sia divenuta molto chiara. Sperimentiamolo subito inserendo un nuovo contatto. Facciamo in modo di essere posizionati sul campo NOME. Scriviamo Carlo e premiamo TAB per due volte.
  • Abbiamo saltato il campo SECONDO NOME. nel campo COGNOME scriviamo: Bianchi.
  • Saltiamo alcuni campi, e per l'esattezza tre: TITOLO (indica il titolo del nostro contatto); NOME VISUALIZZATO (riporta il nome come si vedrà nella rubrica); ALTERNATIVO (può essere inserito un nome alternativo, che permette di usare due nomi per richiamare lo stesso contatto). Premiamo quindi quattro volte TAB per passare al campo INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA.
  • Se tutto è andato bene, dovremmo essere nel campo in cui possiamo immettere l'indirizzo di posta elettronica del nostro nuovo contatto. Scriviamo cbianchi@dominio.it e premiamo TAB.
  • Ci troveremo posizionati sul pulsante AGGIUNGI. Premiamo la barra spaziatrice per dire ad Outlook Express di aggiungere quell'indirizzo.
  • Ci ritroveremo posizionati sull'indirizzo di posta elettronica. Esso è vuoto, e ci consente di immettere un secondo indirizzo. Dato che non lo abbiamo, possiamo passare con TAB alle informazioni successive. Noteremo che l'indirizzo che e’ stato appena inserito ci viene già mostrato. Saltiamo alcuni campi: modifica, Rimuovi, Predefinito, e posizioniamoci su INVIA MESSAGGIO UTILIZZANDO SOLO TESTO NORMALE. Premiamo TAB per cinque volte.
  • Consiglio di marcare sempre questo campo usando la barra spaziatrice. Se non lo si farà, il messaggio verrà spedito in formato HTML. Premiamo quindi la barra spaziatrice e poi CONTROL+TAB per passare al primo campo della linguetta successiva.
  • Si dovrebbe essere posizionati su VIA E NUMERO CIVICO. Su questo campo scriviamo: Via Verdi, 33; poi premiamo TAB.
  • Dovremmo essere posizionati sul campo CAP. Adesso scriviamo 87100 e premiamo TAB per passare al campo successivo.
  • Dovremmo essere posizionati adesso sul campo CITTA'; scriviamo: Cosenza
  • Vogliamo adesso finire di inserire i dati, lasciando vuoti tutti gli altri campi. Premiamo quindi TAB per nove volte fino ad arrivare ad OK; poi, premiamo INVIO per confermare.
  • Se tutto è andato bene, Abbiamo inserito un nuovo contatto. Adesso posso fare alcune precisazioni sulla finestra principale della rubrica. Essa è divisa in due parti: nella prima possiamo immettere le iniziali del nome che vogliamo vedere ed eventualmente modificare. Nella parte destra, verrà visualizzato l'elenco dei contatti, partendo da quello che inizia con la lettera che abbiamo immesso. Scorrendo con freccia su o freccia giù, passiamo da un nome all'altro. Se si darà INVIO sul nome selezionato, ci verranno visualizzati tutti i dati, permettendoci di modificarli. Saremo posizionato sulla linguetta RIEPILOGO. Esaminare quanto ho detto, anche se nella rubrica è presente un solo nome.
  • Se vogliamo fare delle modifiche, Se vogliamo cambiare qualche dato, è sufficiente posizionarsi sul campo corrispondente e scrivere il nuovo valore. Poi, premere INVIO. Per annullare, basta premere ESC.
  • Vorrei però fare una precisazione sulla modifica dell'indirizzo di posta elettronica. Quando si vuole modificare un indirizzo perché è cambiato o perché abbiamo fatto un errore di digitazione, si deve aver aperta la pagina del contatto; poi, premere shift+tab per passare all'area delle linguette e freccia destra per posizionarsi sull'etichetta NOME (come ho detto, appena aperto il contatto, si viene posizionati sui dati dell'etichetta RIEPILOGO. Poi, tramite TAB, si deve posizionarsi sul pulsante MODIFICA e dare INVIO. Il cursore si posiziona a questo punto alla fine dell'indirizzo, per permetterci di modificarlo tutto o in parte. Per uscire dal campo di editazione, dopo aver variati i dati, si deve premere INVIO. Naturalmente, tramite TAB, ci si deve posizionare su OK e premere INVIO per rendere effettiva la modifica.
  • Quando un contatto non ci serve più, basta selezionarlo e premere il tasto CANC. Quando viene chiesta conferma, premere INVIO su SI. Per chiudere la rubrica, basta premere la combinazione di tasti ALT + F4, o semplicemente il tasto ESC.
  • Ma come facciamo ad utilizzare i nomi che inseriamo nella nostra rubrica per inviare loro un messaggio senza scriverli? Il primo modo è quello di aprire la rubrica (CTRL + MAIUS + B), selezionare il nome della persona a cui vogliamo mandare il messaggio, andare nel menù strumenti, selezionare azione e tra le opzioni scegliere INVIA POSTA. Si apre la finestra del nuovo messaggio: nel campo A: viene automaticamente scritto il nome del contatto che avevamo scelto. Non è però possibile inviare questo messaggio in copia, perché il destinatario che avevamo selezionato viene scritto nel campo A:. Non è difficile, ma consiglio di usare un'altra modalità, anche perché se abbiamo inserito dei contatti, sicuramente ne ricorderemo il nome.
  • Outlook Express può essere configurato in modo che sia in grado di completare, con i nomi presenti nella rubrica, i destinatari dei nostri messaggi. Se nel campo A., CC: o CCN:, scriviamo il carattere con cui inizia il nome del contatto a cui vogliamo inviare un messaggio, Outlook Express scriverà il primo nome che trova nella rubrica che inizia con quel carattere. Ad esempio se scrivo A e il primo nome che inizia con A è Alberto, Outlook scriverà Alberto; se io invece voglio inviare il messaggio ad Angelo, scrivo anche N e il programma scriverà automaticamente Angelo. Con questo piccolo stratagemma possiamo dimenticare gli indirizzi di posta elettronica e ricordare solo i nomi dei nostri amici o colleghi di lavoro. In questo modo è possibile inviare messaggi anche a più destinatari. Basta ricordare di aggiungere un punto e virgola tra un nome e l'altro. Non ci eserciteremo su questo argomento, perché in realtà è molto semplice. So che con le nozioni che ho dato ci si potra sbizzarrire nell'inviare messaggi ai destinatari che abbiamo inseriti nella nostra rubrica.
  • Inserisci firma
  • Abbiamo visto come è possibile includere un file in un messaggio; ora vediamo come aggiungere la nostra firma personalizzata. Può trattarsi dei nostri dati (indirizzo, indirizzo di posta elettronica), ma anche di una frase che dia un certo tipo di messaggio a chi riceve le nostre note. Outlook Express ci consente di scrivere questa firma personalizzata una volta sola: essa verrà poi automaticamente scritta in tutti i nostri messaggi.
  • Apriamo il menù STRUMENTI con la combinazione di tasti ALT + S.
  • Tramite le frecce, selezioniamo il comando OPZIONI e premiamo INVIO.
  • Ci troveremo in una finestra con varie etichette. Essa servirà per impostare meglio, personalizzandolo secondo le proprie esigenze, il programma di posta. Per ora useremo l'etichetta Firma, ma dobbiamo conoscerle e utilizzarle tutte. Scegliamo allora FIRMA. Per Farlo, posizionarsi sulla linguetta attualmente selezionata che è GENERALE con la combinazione di tasti MAIUS + TAB. Poi, tramite freccia a destra, cercare FIRMA.
  • Nella finestra che appare, ci sono varie opzioni che permettono di decidere quando si vuole fare inserire automaticamente la firma. Possiamo attivare o disattivare queste opzioni tramite la barra spaziatrice. Adesso, ci interessa però inserire la nuova firma. Spostiamoci col tasto TAB fino a NUOVA e premiamo INVIO.
  • Il cursore si posiziona su un riquadro vuoto dove possiamo scrivere il testo che desideriamo compaia alla fine dei nostri messaggi. Scriviamo il nostro nome e l’indirizzo; poi premiamo tre volte TAB fino a raggiungere il pulsante applica. A questo punto premiamo INVIO per chiudere la finestra.
  • Come dicevo, possiamo decidere se la firma deve essere inserita automaticamente, oppure richiamata da noi di volta in volta. Bene. Adesso sempre tramite il tasto TAB, selezionare ancora OK e premere INVIO.
  • Proviamo adesso ad usare la firma. Siamo tornati nella finestra principale, apriamo un nuovo messaggio.
  • Nel campo A:, scriviamo adesso "Car". Outlook Express completerà il nome con "Carlo Bianchi".
  • Scriviamo il testo del messaggio. Passiamo adesso al campo in cui si puo scrivere il testo e scriviamo: Ho bisogno della relazione sul progetto.
  • Inseriamo adesso la firma che abbiamo creato precedentemente. Apriamo il menu INSERISCI con la combinazione di tasti ALT + I. Tramite le frecce, selezioniamo FIRMA e premiamo INVIO.
  • Se tutto è andato bene, abbiamo inserito automaticamente le informazioni presenti nella firma. Adesso chiudiamo il programma con alt piu' F4.

Giuseppe Servidio.