ECDL 3-15.
Di Giuseppe Servidio
Modulo 3, lezione 15. Word: le tabelle Eccoci di nuovo insieme. Questa lezione sarà davvero interessante, ma anche complessa. Per questo però sarà stimolante, e quindi vi auguro doppiamente buon lavoro. Il primo argomento è molto interessante, perché parleremo della gestione delle tabelle. Le tabelle consentono di organizzare dati in un documento, dandogli un aspetto molto professionale, perché è possibile ordinarli in modo diverso, a seconda di come è più utile allo scopo per cui esso è stato scritto. In generale, le tabelle permettono una maggior leggibilità dei dati, perché si possono incolonnare facilmente. L'aspetto delle tabelle può essere molto diverso: ad esempio si può togliere la griglia di separazione tra una riga e l'altra, rendendo così i dati perfettamente incolonnati senza che si veda nessuna divisione sul foglio. In altri casi, invece, la griglia può risultare utile, e in questo caso la tabella assume l'aspetto di un foglio di calcolo, e ogni dato è contornato da un riquadro. Per prima cosa apriamo Word e il file "C:\Documenti\Pippo.doc". Poi, portiamoci alla fine del documento e lasciamo due o tre righe di spazio. Per gestire una tabella, esiste un apposito menù: "Tabella", che ti ho nominato quando ti ho descritto la finestra principale del programma. Si Puo richiamarlo direttamente tramite la combinazione di tasti ALT + T. La prima scelta di questo menù è "Inserisci tabella": premiamo invio su di essa per cominciare. Compare la finestra di dialogo "Inserisci tabella". Il primo campo che va compilato è "Numero di colonne": il valore proposto è 2, ma noi vogliamo che la nostra tabella abbia tre colonne e quindi, o direttamente o tramite le frecce, impostiamo il valore a 3. Il campo successivo, sempre raggiungibile con TAB, è "Numero di righe". Anche in questo caso viene proposto 2, ma modifichiamolo in tre. L'ultimo campo riguarda la larghezza delle colonne: la scelta proposta è "Automatica". Se non hai particolari esigenze, soprattutto al momento della creazione della tabella, consiglio di non modificare questo valore, perché sia Word a dimensionare correttamente la larghezza delle colonne. Sulla destra sono presenti i pulsanti "OK, "Annulla" e "Formattazione automatica". Posizionati su OK e premi INVIO. Se tutto è andato bene, è stata creata una tabella con tre righe e tre colonne, così come avevamo richiesto. La larghezza delle colonne è stata impostata in modo da far occupare alla tabella l'intera larghezza del foglio, a parte lo spazio riservato ai margini. Il cursore è posizionato nella prima cella della tabella, quindi nella riga 1, colonna 1. Ti descrivo brevemente quali tasti usare per navigare all'interno della tabella. Intanto, tieni presente che sicuramente il proprio ausilio offre degli specifici comandi di navigazione, e che con TAB e MAIUSC + TAB potremo scorrere tra le celle della tabella. In ogni caso io vi assisterò durante tutta la lezione per indicarvi quale sia il tasto migliore in quel momento. Se ci troviamo sull'ultima cella della tabella e premiamo TAB, verrà creata automaticamente una nuova riga. Prova a farlo, per verificare direttamente la cosa. Se da un lato questo è molto comodo, dall'altro bisogna stare molto attenti a farlo soltanto quando lo si desidera: in caso contrario, troveresti la tabella molto più grande di quanto ti aspetti. Quando una cella è vuota, le quattro frecce ci permettono di spostarci in questo modo: freccia destra ci porta alla cella a destra, freccia sinistra ci porta alla cella a sinistra; freccia giù ci porta alla cella sottostante, freccia su a quella sovrastante. Se però la cella su cui ci si trova contiene del testo, le frecce sinistra e destra ci faranno spostare a sinistra e a destra sui caratteri del testo. Se la cella contiene più di una riga di testo, FRECCIA SU e FRECCIA GIU' ci porteranno alla riga precedente o successiva nella cella. Per uscire dalla tabella, se ci troviamo nella prima cella premere freccia su, mentre se ci troviamo nell'ultima cella premere freccia giù. Fare sempre molta attenzione, soprattutto all'inizio, ai tasti da usare, per non modificare involontariamente la tabella o per non sbagliare il punto che si vuole raggiungere. Anche l'altezza delle righe è stata definita da Word. Vediamo però come possiamo agire su questi valori. Seleziona tutta la prima riga della tabella, cioè le prime tre celle. Per farlo, richiama la scelta "Seleziona riga". Poi, richiama il menù "Tabella" e premi INVIO su "Altezza e larghezza celle". Compare la finestra di dialogo "Altezza e larghezza celle". Essa è una finestra multipagina con due schede: "Riga" e "Colonna". Il primo campo che trovi è "Altezza riga 1": la scelta proposta è "Automatica"; spostati con freccia giù e scegli "Esatta". Spostati con TAB nel campo "Valore" dove dovrebbe essere indicato 12 pt: con le frecce modificalo in 18. Rientro da sinistra, il campo successivo, è impostato a 0 centimetri. La casella di controllo "permetti la divisione della riga" è attivata. L'allineamento è a sinistra, ma potremmo scegliere a destra e centrato. E' poi possibile passare alla riga precedente o successiva. Premi INVIO su OK. Noterai che è stata modificata l'altezza della riga: infatti è passata da 12 a 18 punti. In questo modo potrai stabilire un'altezza maggiore per la prima riga che normalmente contiene le intestazioni che solitamente sono scritte con un carattere più grande. In ogni caso potrai impostare l'altezza e la larghezza che desideri per ogni riga e colonna. Spostati adesso alla seconda cella della prima riga e, tramite la scelta "Seleziona colonna" presente nel menù "Tabella", seleziona tutta la colonna. Richiama ancora la scelta "Altezza e larghezza celle" dal menù "Tabella". Nella finestra che compare, dato che avevamo selezionato una colonna, l'etichetta attiva in questo momento è "Colonna". Il campo "Larghezza colonna 2" è attualmente impostato a 5,75 centimetri. Con freccia giù impostalo a 5. Lascia invariato lo spazio fra le colonne. Anche qui è possibile passare alla colonna precedente o successiva, ma non utilizzeremo altre scelte in questa finestra, e quindi premi INVIO su OK. Come avevamo richiesto, la colonna centrale della nostra tabella è stata ristretta. Ecco perché ti ho consigliato di non modificare nulla di quanto proposto dal sistema, al momento della creazione della tabella: ti ho fatto notare infatti come sia facile modificare l'altezza e la larghezza di righe e colonne attraverso il menù "Tabella". Posizionati ora sulla prima cella della seconda riga della tabella e, tramite la scelta "Seleziona riga" del menù "Tabella", seleziona l'intera riga. Richiama ancora il menù "Tabella e premi INVIO su "Inserisci righe" e premi INVIO. Sembra un duplicato di quanto avevamo già fatto prima utilizzando TAB nell'ultima cella della tabella. Non è proprio così, perché quell'operazione consente di inserire righe alla fine della tabella, mentre questa permette l'inserimento di righe in un punto preciso della tabella stessa. Voglio mostrarti ora come inserire una colonna nella tabella. Seleziona la seconda colonna posizionandoti sulla seconda cella della prima riga e richiamando la scelta "Seleziona colonna" dal menù "Tabella". Richiama poi il menù "Tabella" e questa volta premi INVIO su "Inserisci colonne": la nuova colonna è stata inserita direttamente. Nasce però un problema: la larghezza complessiva della tabella è maggiore di quella del foglio, e quindi una parte della colonna più a destra non è visibile. Questo perché, quando abbiamo creato la tabella avevamo solo tre colonne e avevamo impostato una larghezza automatica; poi abbiamo inserito una nuova colonna e Word le ha assegnato la larghezza di quella più a sinistra. Dato che la seconda colonna è ancora selezionata, richiama il menù "Tabella" e scegli "Altezza e larghezza celle". Viene mostrata la finestra relativa alla colonna. Controlla di essere posizionato sul campo relativo alla larghezza e riducila a 3 centimetri; poi, premi INVIO su OK. Ripeti la stessa procedura anche per la colonna 3. Posizionati sulla terza cella della prima riga e seleziona tutta la colonna (non dirò più come selezionare righe e colonne, dato che le scelte sono presenti nel menù "Tabella"). Richiama ancora il menù "Tabella" e scegli ancora "Altezza e larghezza celle". Riduci anche la larghezza di questa colonna da 5 a 3 centimetri e premi INVIO per confermare. Notiamo che, avendo ridotto la larghezza delle colonne centrali, la tabella è nuovamente visibile per intero nel foglio. Voglio dire qualcosa riguardo al problema della larghezza delle tabelle. Noi sappiamo di avere un foglio A4 che ha una larghezza di 21 centimetri. Sappiamo a quanto sono impostati i nostri margini. Tutto il resto dello spazio è occupato dal nostro documento. Se sommando la larghezza delle colonne troveremo che il totale è uguale alla larghezza del foglio meno i margini, possiamo essere abbastanza sicuro che le nostre tabelle siano contenute nel foglio stesso. Dobbviamo impostare la larghezza delle nostre colonne pensando anche al loro contenuto. Insomma: la logica ci aiuterà laddove non riusciamo a controllare visivamente il risultato di quanto stiamo facendo. Per eliminare una riga, si dovrà selezionarla e poi scegliere "Elimina righe" dal menù "Tabella". Facciamo la prova. Selezioniamo la seconda colonna della tabella. Richiamiamo poi dal menù "Tabella" la scelta "Elimina righe" e premiamo INVIO: la riga è stata eliminata. Eliminiamo ora la seconda colonna della tabella. Posizioniamoci in una qualsiasi cella della seconda colonna e selezioniamola; poi, sempre dal menù "Tabella", richiamiamo la scelta "Elimina colonne" e premiamo INVIO; la colonna è stata eliminata. Hai notato che i comandi proposti nel menù dipendono dal fatto che hai selezionato una riga o una colonna? A volte può essere difficile, nonostante i conti che ho consigliato di fare, gestire colonne col larghezza diversa o righe con diversa altezza. Word ci offre la possibilità di fare questo abbastanza facilmente. Seleziona l'intera tabella richiamando dal menù "Tabella" la scelta "Seleziona tabella". Poi, sempre dallo stesso menù, richiama "Ripartisci uniformemente colonne". Notiamo che ora la larghezza della tabella è rimasta uguale, mentre le tre colonne hanno una larghezza uguale. In perfetta analogia con questo comando, dopo aver selezionato nuovamente l'intera tabella, possiamo richiamare dallo stesso menù il comando "Ripartisci uniformemente le righe": analogamente a quanto era successo per le colonne, l'altezza della tabella è rimasta uguale, ma le tre righe hanno ripreso la stessa altezza, nonostante le modifiche che avevamo apportato all'altezza della prima riga. Ti mostrerò ora un comando che non è molto gestibile tramite il tuo ausilio, ma che ti descrivo per tua informazione. E' precisamente il comando "Disegna tabella" presente nel menù "Tabella". Richiamalo e noterai che è comparsa una barra intitolata "Tabelle e bordi". Essa non è altro che una barra degli strumenti che avresti potuto attivare anche andando nel menù "Visualizza", "Barre degli strumenti" e premendo INVIO su "Tabelle e bordi". Se vuoi analizzare i pulsanti che ne fanno parte, fai come quando accedi a una qualsiasi barra degli strumenti: ALT per andare alla barra dei menù, e poi CTRL + TAB fino a raggiungere il primo pulsante di quest'ultima barra. Se premi troppe volte questa combinazione di tasti, tornerai alla barra dei menù e ricomincerà il giro. Essa comprende vari pulsanti il primo dei quali è una matita. Troviamo poi una gomma, una linea, una matita che sottolinea, un barattolino di colore e così via. Usando la matita, potremmo tracciare una linea che divide verticalmente una cella, permettendoci ad esempio di inserire intestazioni particolari. Disattiva, dal menù "Visualizza", la barra "tabelle e bordi", perché voglio che anche tu faccia la prova di dividere in due parti una cella. Posizionati sulla prima cella della tabella: se lo fai tramite TAB, la cella sarà selezionata. Richiama poi, dal menù "Tabella", la scelta "Dividi celle". Compare una finestra di dialogo "Dividi celle" in cui il sistema propone di dividere la cella in due colonne e una riga. Naturalmente, usando il TAB per raggiungere i campi e le frecce per modificarli, potresti cambiare questi valori, ma dato che è proprio ciò che volevamo, premi INVIO per confermare. Noterai che la cella è stata divisa in due parti, proprio come avevo fatto prima utilizzando la matita. Perfetto. Ora vogliamo togliere la divisione e riportare la cella nel suo stato originale. Basta selezionare le due celle (per farlo posizionati sulla prima e tenendo premuto MAIUSC premi freccia destra)e richiamare, dal menù "Tabella", la scelta "Unisci celle": la divisione scompare e la tabella torna come prima. Questo comando potrebbe esserti utile anche in altre situazioni, ad esempio quando vuoi scrivere un titolo che occupa tutta la prima riga della tabella. Facciamo ora un'altra prova. Posizionati nella seconda cella della prima riga della tabella (usa sempre TAB perché essa sia selezionata). Poi, richiama la scelta "Dividi celle". Nella finestra di dialogo che compare, modifica il numero di colonne proposte e portalo a 1; imposta invece a 2 il numero di righe; poi, premi INVIO per confermare. La prima riga è stata portata ad un'altezza doppia rispetto alle altre per permetterci di scrivere qualcosa nelle due semicelle. Facciamo un'altra prova. Posizionati nella prima cella della seconda riga e seleziona anche quella sottostante, tenendo premuto MAIUSC e usando freccia giù. Poi, richiama il comando "Unisci celle" e premi INVIO: le due celle selezionate sono diventate una grande cella rettangolare. Tramite questi comandi, quindi, è possibile ottenere il tipo di tabella che desideri. Essi sono molto utili, per dare alla tabella un aspetto congruente con i dati immessi. E con questo penso di avere mostrato tutto ciò che riguarda la gestione della tabella intesa come contenitore. Occupiamoci ora di come si può abbellire una tabella, impostando dei bordi e degli sfondi. Posizionati nella seconda cella della prima riga e richiama la scelta "Bordi e sfondo" dal menù "Formato". Conosciamo già questa finestra perché abbiamo già parlato in altre occasioni della possibilità di inserire dei bordi in un documento. Controlla che sia selezionata l'etichetta "Bordi" e, nell'elenco dei possibili bordi, scegli "Riquadro". Lo stile del bordo, per cui attualmente viene proposta una linea, ci va bene. Nel menù del colore, premi INVIO su rosso. Modifica il valore dello spessore portandolo da 0,5 pt a 1 pt. Posizionati poi, tramite TAB o direttamente con ALT + I, su "Applica": potremmo scegliere paragrafo, tabella e cella. Posizionati su cella e premi INVIO per confermare. La cella che avevamo selezionato è ora contornata da un riquadro rosso. Richiama ancora la scelta "Bordi e sfondo" dal menù "Formato". Scegli ora, selezionando la linguetta "Sfondo", 20% di grigio. Potresti avere delle difficoltà col l’ausilio, ma se ti sposti tramite TAB su "Stile", usando freccia giù sarai in grado di scegliere "20%" come volevamo. Passa poi, sempre tramite TAB, su "Colore". In questo momento è selezionato "Automatico", ma potrai posizionarti su "turchese" usando le frecce e premere INVIO per selezionarlo. Posizionati poi su "Applica" e scegli, sempre tramite freccia giù, "Cella". Se confermi con INVIO, noterai che la cella ora, oltre ad essere contornata di rosso, ha al suo interno un tenue colore azzurro. Direi che abbiamo esaminato tutte le scelte fornite da Word per gestire una tabella. Una tabella però si costruisce quando ci sono dei dati particolari da gestire. Noi finora non abbiamo immesso dati nella nostra tabella. Prova, in una cella qualsiasi, ad immettere la parola "Qualcosa". Possiamo applicare a questo testo tutto quanto abbiamo già imparato per gestire le righe o i paragrafi di un qualsiasi documento. Seleziona quindi, con i comandi che già conosci, la parola "Qualcosa" e richiama la scelta "Carattere" dal menù "Formato". Noterai che la finestra è la stessa che già abbiamo utilizzato più volte. Fai soltanto una modifica. Nello stile, scegli "Grassetto" e nella casella "Sottolineatura" scegli "a parola", quindi conferma con INVIO. Noterai che la cella contiene ora una scritta in grassetto sottolineato. Allo stesso modo ti comporterai per modificare tutte le impostazioni del testo di tutta la tabella o di alcune celle in essa presenti. Potrai quindi modificare l'allineamento, i rientri, inserire degli elenchi puntati e numerati, esattamente come faresti in un documento che non contenga delle tabelle. Ti ricordo solo che il TAB e MAIUSC + TAB ti posizionano sulla cella e ne selezionano il contenuto. Attenzione quindi prima di dare un comando involontario che potrebbe modificare, senza che tu lo voglia, il contenuto della cella stessa. Non ti farò fare ulteriori prove perché ne abbiamo già eseguite nelle lezioni precedenti e continuare non ti darebbe ulteriore valore aggiunto. La panoramica sulle tabelle è diventata molto lunga, ma è giusto così; infatti, questo argomento è molto stimolante e molto interessante. Voglio mostrarti ancora qualcosa riguardo alle possibilità di formattare una tabella. Portati, tramite freccia giù, fuori dalla tabella: il tuo ausilio dovrebbe renderti noto quando ci sei arrivato. Vogliamo ora inserire nel documento un'altra tabella. Ti ricordo come fare. Richiama, tramite la combinazione di tasti ALT + T, il menù "Tabella",, poi scegli "Inserisci tabella" e premi INVIO. Lascia intatte le indicazioni proposte, cioè due righe e due colonne e conferma con OK. Dovresti essere posizionato sulla prima cella della tabella. Qui scrivi "A"; spostati poi con TAB sulla seconda colonna della prima riga e scrivi "B"; portati poi sulla prima colonna della seconda riga e scrivi "C" e, sempre con TAB, portati alla seconda colonna della seconda riga, dove scriverai "D". Torna ora alla prima cella della tabella e, dal menù "Tabella", richiama la scelta "Formattazione automatica tabella". Viene presentata la finestra di dialogo "Formattazione automatica della tabella", da cui è possibile scegliere la formattazione che si desidera attribuirle. L'elenco di scelte su cui dovresti essere posizionato dovrebbe indicare "nessuno", ma se usi freccia giù, troverai un elenco di tipi di formattazione: sempolice1, 2, 3, classico1, e così via. Sulla destra, un'anteprima mostra come sarà la tabella con la formattazione scelta. La formattazione "Semplice1", ad esempio, mostra una tipica tabella le cui intestazioni sono date dai mesi, mentre nelle righe sono contenuti i valori delle zone. La formattazione successiva è quasi uguale alla prima, ma le intestazioni di riga e colonna sono in grassetto. Non starò a descrivere tutte le possibili formattazioni. Scorrile, anche se col l’ausilio non si vedrà completamente l'effetto dell'anteprima. Quando ti sarai fatto un'idea delle varie possibilità (ti sconsiglio di usare i formati colorati perché sono troppo vistosi), scegli la prima proposta, e cioè "Classico1". Se ti sposti con TAB attraverso la finestra, troverai tutte le opzioni di formattazione. In particolare, sono attivate le caselle di controllo "Bordi", "Sfondo", "Tipo di carattere", "Colore", "Adatta al testo". Nel riquadro "Applica formato speciale a" sono state attivate la riga del titolo e la prima colonna, mentre sono disattivate l'ultima riga e l'ultima colonna. Premi OK per confermare le impostazioni proposte e vedere come la tabella è stata formattata. Noterai che prima di tutto essa è stata rimpicciolita, perché i dati che contiene sono molto pochi; poi, le sono state assegnate le opzioni di formattazione che erano state mostrate nell'anteprima. Questo è un modo molto comodo per creare delle tabelle e formattarle nel modo desiderato, utilizzando un solo comando. Perfetto. Con queste informazioni consideriamo conclusa la parte dedicata alle tabelle e iniziamo ad occuparci del completamento di un documento tramite l'inserimento di immagini e disegni.
Giuseppe Servidio
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