ECDL 3-9.
Di Giuseppe Servidio
Modulo 3, lezione 09. Word: i modelli Esaminiamo ora un altro argomento di Word, che risulta poco conosciuto anche da parte delle persone che usano spesso questo programma: i modelli. I modelli sono dei documenti (lettere, fax e così via) predefiniti che possono essere utilizzati in diverse occasioni. Avevo già accennato all'esistenza dei modelli anche quando abbiamo imparato a conoscere la scelta "Nuovo". Avevo detto che la scelta "Nuovo", richiamabile dal menù "File", presenta una finestra multipagina con sei schede che avevo anche elencato. In genere abbiamo sempre utilizzato l'etichetta "Generale", perché finora abbiamo sempre creato documenti vuoti. Selezioniamo ora l'etichetta "Lettere e FAX". Spostandoci con TAB, troveremo un elenco di lettere. Posizioniamoci su "Lettera professionale". Sulla destra della finestra è presente un'anteprima che mostra in piccolo l'aspetto della lettera. Inoltre, sempre proseguendo con TAB, troviamo che viene offerta la possibilità di creare un nuovo documento o un modello: la scelta attiva è "Creare un nuovo documento". Noi vogliamo fare questo, e quindi premiamo INVIO per aprirla. Come già detto nel caso della creazione di un documento vuoto, ciò che hai aperto non è una vera e propria lettera, ma un modello di lettera. Anche l'icona che contrassegna questo tipo di documento è diversa da quella dei documenti veri e propri: infatti è costituita da un pacchetto di fogli che in alto ha una striscia gialla. Quando avremo aperto questo modello, dato che abbiamo chiesto a Word di aprirlo come documento, non avremo qualcosa di diverso da quanto abbiamo sempre usato finora: avremo davanti un documento che potremo salvare come abbiamo sempre fatto. Bene. Se mi sono spiegato bene, dovresti essere riuscito ad aprire questo documento che Word definirà come "Documento 2". Analizziamolo insieme. Ciò che si presenta è un documento che è diviso in varie parti già predefinite. Nella prima riga, troviamo l'indicazione "Nome società". Qui dovremo scrivere il nome della nostra società. Scriviamo "Mia società" e cancelliamo la stringa "Nome società". Se scendi con la freccia, troverai la possibilità di indicare l'indirizzo del mittente. Scendendo ancora, troverai la data del giorno, inserita automaticamente dal sistema. Ancora sotto, potrai indicare l'indirizzo del destinatario: scrivi "Antonio Rossi". Proseguendo ancora con freccia giù, troverai "Egregio signore", e ancora sotto la zona dove potrai digitare il testo della lettera. Qui potresti scrivere "La informo che penso di invitarla a cena". Di seguito troveremo i saluti e ancora sotto la possibilità di scrivere il nome. Scriviamo il proprio nome. Nella posizione digitare la propria posizione. Ecco fatto. Abbiamo ora un documento che ha lo stesso aspetto esteriore del modello, con i contenuti inseriti da noi. Potremmo ora salvarlo, andando nel menù "File" e richiamando la scelta "Salva con nome", come se si trattasse di un qualsiasi documento, che noi abbiamo scritto interamente. Ecco. Ciò che volevo mostrare è la possibilità di scrivere una lettera prendendo il suo guscio, il suo aspetto esteriore, da un modello predefinito. E fin qui, come hai visto, la cosa è molto facile. La cosa un po' più complessa è creare un modello. Analizziamo anche questa possibilità. Innanzitutto chiudiamo il documento che contiene la lettera. Se desiderassimo tenerla come esempio, salviamola pure sul nostro disco, magari nella cartella "C:\Documenti altrimenti chiudiamo senza salvare. Ora creamo un nuovo documento vuoto. Quando hai davanti il nuovo documento, richiama dal menù "Visualizza" la scelta "Barre degli strumenti" e premi INVIO su "Moduli" per attivarla. Questa ci servirà per inserire i campi della lettera che dovranno essere compilati. Perfetto. Ora scriviamo "Egregio Sig. ". Ricordiamoci di lasciare uno spazio dopo il punto. Vai ora nella barra dei moduli (ALT e poi tante volte CTRL + TAB): il primo pulsante, che è tra l'altro quello che ci interessa, potrebbe essere "Campo modulo testo". Premere INVIO per portare questa casella di testo nella lettera. Infatti è comparsa, subito dopo "Egregio Sig.", una casellina grigia su cui dovresti essere posizionato. Puoi uscirne con END o con le frecce: se non sei esattamente nella casella, potresti spostare a destra il testo e rovinare tutto. A questo punto premiamo due volte INVIO per lasciare un po' di spazio. Inseriamo ora un'altra casella di testo. Torna nella barra dei moduli e premi INVIO sul pulsante "Campo modulo testo". Esci dal riquadro, premi due volte INVIO; scrivi "Distinti saluti", premi due volte INVIO e inserisci un'altra casella di testo. Perfetto. Ora dobbiamo proteggere il modulo. Cerca, sempre nella barra dei moduli, il pulsante "Proteggi modulo" e premi INVIO. Adesso puoi usare tranquillamente il TAB che ti farà passare tra le tre caselle di testo che abbiamo inserito. Così nel primo campo scriveremo "Rossi"; nel secondo "Questa lettera le viene inviata per invitarla a cena", e nel terzo il nostro proprio nome. Certo non è una gran lettera, ma te l'ho fatta scrivere solo per mostrarti come si può fare a creare una lettera predefinita. E' possibile salvarla sia come documento che come modello. In questo caso sarà possibile scrivere soltanto nel punto in cui abbiamo inserito delle caselle di testo. La lettera quindi non potrà essere modificata nella sua struttura, ma potranno essere inserite soltanto le variabili: in questo caso destinatario, testo della lettera e firma. Direi che possiamo ritenerci soddisfatti del lavoro che abbiamo fatto. Puoi, se lo desideri, salvare come modello questa lettera, oppure semplicemente come documento. Se invece non vuoi tenerla, chiudila pure senza salvare le modifiche. Fai la stessa cosa con "pippo.doc" e, quando tutto è a posto, chiudi anche Word. A presto!
Giuseppe Servidio
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