ECDL 4-12.
Di Giuseppe Servidio
Modulo 4 lezione 12. Formattare celle o gruppi di celle che contengono numeri Eccoci ancora qui! Questa volta impareremo a rendere più gradevole un documento di Excel e a dare un formato più preciso a quanto di volta in volta inseriamo. Questa lezione però sarà un po' diversa dalle altre: infatti, non faremo delle prove, ma descriverò soltanto le possibilità che Excel offre nella formattazione delle celle. Per questo invito a fare molti esercizi per verificare l'effetto delle scelte che si potranno fare. Allora, buon lavoro! Come abbiamo già detto precedentemente, Excel riconosce automaticamente, quando viene inserita una stringa in una cella, se quello che è stato immesso è un valore numerico o un valore di testo, oppure è una formula. Ricordiamo che quest'ultima deve essere obbligatoriamente preceduta dal segno di uguale. Si può però indicare in modo più preciso il tipo di dato che abbiamo inserito, e quindi modificare di conseguenza l'aspetto della stringa e della cella che la contiene. In pratica è possibile per ogni singola cella, o per un gruppo selezionato di celle, modificare le proprietà di visualizzazione del contenuto. Per cominciare, apriamo Excel e poi apriamo il file Pippo.XLS. Queste operazioni dovrebbero essere ormai familiari a tutti noi. Prima di tutto eliminiamo dal foglio in cui ci troviamo tutti i dati presenti nelle celle. Ricordo che per farlo, si deve selezionare il foglio (CTRL + SPAZIO, MAIUS + SPAZIO) e poi premere CANC. Per accedere alla finestra di dialogo che permette di vedere tutte le opzioni di formattazione delle celle, portiamoci adesso in una qualunque cella del foglio e richiamiamo, dal menù "Formato", raggiungibile anche con ALT + O, la scelta "Celle". Questa stessa scelta può essere richiamata tramite la combinazione di tasti CTRL + 1, da qualsiasi punto della cartella di lavoro. Compare la finestra di dialogo "Formato celle". Essa, come spesso succede in Windows, è una finestra multipagina, contiene cioè diverse "schede". ricordo di usare CTRL + TAB o CTRL + MAIUS + TAB per passare da una all'altra delle linguette che identificano le schede posizionandoci sul primo campo di ognuna; se invece desideriamo scorrere direttamente le etichette, posizioniamoci con MAIUS + TAB sulla riga che le contiene e poi scorriamo tra loro con freccia destra o TAB: quando abbiamo trovato quella che desideriamo, spostiamoci con TAB o MAIUS + TAB tra i campi o gruppi di scelte; quando vogliamo cambiare qualcosa in un gruppo di scelte, usiamo freccia su o freccia giù. Dico queste cose perché so che all'inizio è sempre difficile aggirarsi in finestre così complesse; dopo, con l'abitudine e la pratica, tutto diventa più facile. Iniziamo allora l'esplorazione. In questa finestra ci sono sei etichette. La prima, quella che dovrebbe essere selezionata quando si apre per la prima volta Excel, è "Numero". Le altre sono: "Allineamento", "Carattere", "Bordo", "Motivo"; l'ultima è "Protezione", ma di questa non parleremo perché non fa parte dei punti che ci proponiamo di analizzare in questo corso. Selezioniamo ora, utilizzando la procedura che ho descritto in precedenza, l'etichetta "Numero". Se ci spostiamo con TAB dopo averla selezionata, e ci troveremo posizionati sull'elenco delle categorie. Tramite le frecce potremo scegliere di quale categoria farà parte il dato che vogliamo inserire nella cella o nel gruppo di celle selezionate. Dopo che abbiamo scelto la categoria troveremo, nei campi successivi, tutte le scelte che possiamo fare per quella data categoria. La prima dell'elenco è "Generale", che è quella assunta per default. La descrizione che compare a fianco indica che le celle di formato generale non hanno uno specifico formato numerico. La categoria successiva (si puo usare freccia giù per spostarsi tra loro o, conoscendone il nome, battere la sua iniziale), è "Numero". Le altre sono: "Valuta", "Contabilità", "Data", "Ora" e così via. Scorriamole pure per farcene un'idea. Posizioniamoci ora nuovamente su "Numero" perché voglio mostrare cosa è possibile impostare quando la sceglieremo. Usando TAB, portiamoci sulla prima scelta ad essa relativa: in questo campo si potra infatti impostare il numero dei decimali per i numeri che vengono inseriti. Essa può essere raggiunta anche battendo ALT + P. La casella in questo momento dovrebbe contenere zero, ma tramite le frecce ci si puo spostare sull'indicazione 1, 2 e così via. Possiamo anche scrivere direttamente, senza spostare il cursore, il numero dei decimali che vogliamo impostare. Per impostare due cifre decimali, ad esempio, possiamo usare due volte freccia su. Se usiamo ancora TAB, possiamo decidere se vogliamo che i numeri abbiano un punto ogni tre cifre, per separare le migliaia. Questa è una casella di controllo, e quindi può essere attivata o disattivata tramite spazio. Possiamo richiamarla da qualsiasi punto della finestra tramite la combinazione di tasti ALT + U. ALT + N o TAB ci portano invece al gruppo di scelte relativa alla rappresentazione dei numeri negativi. Possiamo decidere di rappresentarli preceduti da un trattino (segno meno), oppure scritti in rosso. Il campo successivo è il pulsante OK, ma torniamo pure all'elenco delle categorie, per esaminare anche le altre. Una categoria molto simile a quella del numero è quella relativa alla percentuale. In essa però troviamo soltanto il numero di decimali che si impostano come ho appena descritto. Passiamo ora alla categoria data. Se ci spostiamo con TAB, troviamo vari tipi di data: 4/3, 4/3/97, 04/03/97, 4-mar, 4-mar-97, 04-mar-97. Scegliendo uno di questi tipi, si fara in modo che tutte le date immesse nelle celle formattate in questo modo vengano visualizzate con lo stesso formato. Una categoria che ha la stessa logica della data è quella dell'ora. Anche qui troviamo varie rappresentazioni delle ore tra cui si potra scegliere quella più adatta alle proprie esigenze. Esaminiamo ora la categoria "Valuta", anche questa molto simile, per il contenuto dei campi, alla categoria "Numero". Nel primo gruppo di scelte troveremo il numero di decimali che si potrà impostare come ho già mostrato. Scorrendo ancora con TAB le possibilità offerte, troveremo il simbolo che precederà il numero. Quello impostato per default è "L.", ma sarà possibile scegliere "Dollaro inglese", "Dollaro spagnolo", "BF fiammingo", "Bs spagnolo", "C dollaro spagnolo", "DM tedesco", ecc. Nelle versioni più recenti è anche possibile trovare il simbolo dell'euro che è una delle valute in questo momento più utilizzate nel nostro Paese e nell'intera comunità europea. Troveremo la seguente indicazione: "I formati valuta sono utilizzati per valori monetari generici. Utilizzare i formati contabilità per allineare i decimali in colonna". L'unica differenza nella categoria "Contabilità" è il fatto, appunto, che i decimali vengono incolonnati; per il resto, le possibilità sono le stesse. Esaminiamo pure questa categoria seguendo le modalità che abbiamo usato finora. Se premiamo INVIO sul pulsante OK, confermeremo le impostazioni scelte; sul pulsante "Annulla", le annulleremo. Si puo usare anche il tasto ESC per annullare le impostazioni e chiudere la finestra. Questi due pulsanti saranno sempre utilizzabili, qualunque etichetta sia stata selezionata.
Giuseppe Servidio
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