ECDL 5-18.

Di Giuseppe Servidio

Modulo 5.

Lezione 18. Creazione di un report da query, modifiche

In questa lezione impareremo a creare un report proveniente da una query, e a stamparlo.

Si imparerà anche a modificare report già creati.

Possiamo anche sperimentare altre possibilità, ad esempio la creazione di un report partendo da una query.

Apriamo quindi Access ed il nostro database.

Creiamo una query: ormai sappiamo farlo! Scegliamo la linguetta Query, Nuovo, Visualizzazione struttura. Scegliamo Indirizzi dall'elenco delle tabelle.
Nella griglia poniamo i campi Cognome, Nome e Data di nascita. Chiudiamola senza eseguirla, ma salviamola col nome Report, per ricordarci che l'abbiamo
creata per preparare poi il report.

Torniamo alla linguetta Report, scegliamo Nuovo, poi Autocomposizione Report.

Noteremo che è presente anche Report, la query che abbiamo appena creato. Scegliamo quella come origine del report e poi OK. Quindi questa volta genereremo
un report a partire dalla query.

Ricordo che la query non è un elenco di dati esistenti, come una tabella; è invece una informazione che serve ad Access per fare al momento del lancio
una estrazione.

Quando lanceremo il report, verrà eseguita la query, e i dati estratti verranno inseriti nel report, nel modo in cui noi desideriamo. In questo caso vogliamo
scegliere tutti i campi della query (sono tre), quindi basterà usare il pulsante con la doppia freccia a destra per selezionarli tutti. Premiamo poi Avanti.
Premiamo ancora Avanti anche nella finestra successiva, perché non vogliamo aggiungere livelli di gruppo.

Nella finestra in cui ci chiede l'ordinamento, tramite l'apertura della casella elenco scegliamo Data di nascita. Premiamo poi Avanti perché ci va bene
ordinamento crescente. Nella finestra del layout ci va tutto bene: il report tabulare e l'orientamento verticale, perché questa volta ci sono pochi campi.
Premiamo quindi ancora Avanti.

Anche lo stile aziendale, o di società, scelto per default nella finestra successiva, ci va bene; quindi premiamo ancora Avanti.

Anche l'ultima informazione, quella del titolo, ci va bene, e quindi premiamo ALT + F per Fine. Il report viene generato immediatamente.

E' fatto come quello che ho già descritto, con la differenza che questa volta l'andamento è verticale. Se controlliamo la data di nascita, primo campo nell'elenco,
vedremo che il primo record è relativo alla persona più vecchia.

Anche in questo caso potremmo stampare il report, ma potremmo anche modificarlo. Per far questo, scegliamo il menù Visualizza e poi Visualizzazione Struttura.
Ci compare una finestra che abbiamo già visto quando abbiamo modificato le maschere.

Lo sfondo è quadrettato, per permettere la disposizione corretta degli oggetti.

Gli oggetti presenti sulla finestra sono vari. Il primo è intestazione report.

Esso contiene il titolo del nostro report, e cioè Report, esso verrà stampato una volta sola.

Poi troviamo intestazione pagina. In essa sono presenti le intestazioni dei campi e la riga blù che la separa dai campi veri e propri. Essa viene stampata
ogni volta che si passa a una nuova pagina durante la stampa.

Andando avanti, la terza sezione è identificata come corpo, e contiene i campi, o meglio lo spazio dove essi verranno scritti. Nella visualizzazione struttura
troviamo solo il posto occupato da un record, perché questa modalità riguarda solo la struttura e non il contenuto. Lo spazio dedicato ad ognuno dei campi
del record è in funzione del tipo di campo definito nella tabella. Questa sezione viene stampata tante volte quante occorrono per esaurire tutti i dati
trattati.

La quarta parte è chiamata Piè di pagina pagina, e contiene la riga grigia orizzontale e subito sotto, nella parte sinistra, la scritta "= NOW ()". Essa
verrà trasformata nella data del giorno, divisa in giorno della settimana e data per esteso, come abbiamo visto. Nella parte destra, sulla stessa riga,
troviamo la scritta "= "Pagina" & [page] & "di" & [pages]. Verrà trasformata in pagina (questa parola è fra virgolette), poi numero della pagina corrente,
poi di e il numero delle pagine del report. Essa viene stampata alla fine di ogni pagina del Report.

Ancora al di sotto esiste una ulteriore sezione, denominata Piè di pagina report ed attualmente è vuota, essa viene stampata solo alla fine dell'intero
Report.

Proviamo a fare una modifica. Vogliamo che l'intestazione, il titolo del nostro report diventi "rapporto di prova" invece che "Report".

Col mouse, questa modifica è facilissima. Basta selezionare l'intestazione report, poi selezionare il contenuto, cioè Report, e scrivere ciò che si desidera:
il campo verrà immediatamente modificato. Con la tastiera, la cosa è un po' più complessa, ma se si seguiranno tutti i passi che indicherò, riuscira sicuramente
anche chi usa la tastiera ad ottenere lo stesso risultato.

E' necessario per prima cosa selezionare il campo che contiene la scritta che vogliamo modificare. Per farlo, bisogna entrare nell'elenco dei campi. Lo
abbiamo già fatto quando abbiamo parlato delle maschere, ma lo ricordo anche ora. Premere ALT per andare alla barra dei menù; poi CTRL+TAB per passare
alla barra degli strumenti, poi ancora la stessa combinazione di tasti per passare alla casella degli strumenti (si potrebbe aver bisogno di premere CTRL+TAB
nel caso si avesse la visualizzazione di più di una barra degli strumenti); infine, premere per l'ultima volta CTRL+TAB. Adesso dovremmo trovarci sull'elenco
campi. Possiamo tranquillamente scorrerlo con freccia su o freccia giù. In questo elenco troveremo tutti i campi e le sezioni del report. Il titolo o intestazione
è un'etichetta, e non è contrassegnata da un nome, come etichetta cognome, ma da un numero, ad esempio etichetta 6. Access dà un numero progressivo alle
etichette, e la prima che trova libera sarà quella in cui viene scritto il contenuto della nostra intestazione. Non è detto che questa etichetta sia contrassegnata
dal numero 1, perché potremmo aver creato altre intestazioni , ad esempio in altre maschere o report. Sicuramente però sarà quella col valore più basso
all'interno di questo report. Analizzare bene l'elenco che si ha di fronte e, quando l’abbiamo trovata, premere INVIO. A questo punto dovremmo aver selezionato il
campo da modificare.

Il modo più semplice per effettuare la modifica è cancellare da destra a sinistra tutte le lettere del campo e quindi scrivere il titolo desiderato. In
alternativa possiamo andare nel menù Visualizza e attivare con INVIO la scelta Proprietà. Conosciamo già molto bene questa finestra. Cercare la riga Etichetta
e, al posto di Report, scrivere Rapporto di prova. Possiamo ora, tramite ALT+F4, disattivare Proprietà che non serve più. Naturalmente, se desiderassimo,
ad esempio, allargare questo campo, spostarlo o modificarlo in altre caratteristiche definite in questa finestra, la cosa sarebbe possibile, come già sappiamo.

Per rendere effettiva questa modifica, naturalmente, si dovrà chiudere il report e salvare. Riapriamolo e controlliamo che ciò che abbiamo fatto sia davvero corretto.

Proviamo ad eseguire un'altra modifica. Andiamo nel menù Visualizza e scegliamo Visualizza struttura. Poi, dal menù Inserisci, scegliamo Data e ora. La prima cosa
che notiamo nella finestra Data e ora è la casella, attualmente attivata, Includi data e ora. Poi, spostandoci col TAB, troviamo tre diversi formati di
data: il primo è quello che contiene anche il giorno della settimana, già visto nel report; il secondo contiene giorno, mese abbreviato e anno; il terzo
è solo numerico (giorno mese e anno), coi tre campi separati da barre. Scegliamo quest'ultimo tipo tramite le frecce. Spostiamoci ancora con TAB e disattiviamo
la casella Includi ora. Questo significa che l'ora non verrà inserita. Diamo ora OK. Access ci ha creato un campo in cui è scritto: =format(date();"data
in cifre"). Questo campo si trova in alto a sinistra rispetto al report. Noi vorremmo spostarlo a destra dell'intestazione, cioè subito dopo "rapporto
di prova" che abbiamo appena modificato. Farlo col mouse è molto semplice. Dato che dobbiamo controllare fisicamente dove deve trovarsi la nostra data,
è necessario che noi agiamo sulle sue proprietà. Per questo si deve selezionare il campo intestazione. Per farlo, si deve usare la procedura che abbiamo attuato
quando abbiamo modificato l'intestazione. Poi, dovremmo attivare la scelta Proprietà dal menù Visualizza. Dobbiamo memorizzarci la larghezza del campo. A questo
punto si deve selezionare il campo appena creato. Tenere presente che la data verrà definita come campo testo. Ce ne sono già due: la data e il numero di pagina;
quindi si dovra, sempre dall'elenco campi, scegliere il campo testo che ha il numero più alto. Nelle proprietà di quest'ultimo, si deve modificare la distanza
dal bordo sinistro perché non si sovrapponga all'intestazione. Se, ad esempio, la larghezza dell'intestazione è 15 cm, bisogna mettere la distanza della
nostra data dal bordo sinistro a 15,5. Questo dovrebbe portarci ad avere sulla stessa riga "rapporto di prova" e la data del giorno. Ora vorremmo dare
ai due campi lo stesso formato. Esiste, nella barra degli strumenti, il pulsante Copia formato. Per copiare il formato di un campo in un altro bisogna
prima selezionare il campo di origine (selezionare quindi l'intestazione); poi, dalla barra degli strumenti scegliere il pulsante Copia formato, ed infine
selezionare il campo in cui si vuole fare la copia (selezioniamo il nostro campo data).

Mi rendo conto che tutto questo non è facile, anche perché non avremo una chiara visione del risultato. Il lavoro con gli altri però è la cosa più affascinante.
Invito quindi a provare queste modifiche finché tutti non saremo riuscito a fare ciò che ho provato ad insegnare.


Giuseppe Servidio
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